Möten är inte en egen process, möten är HUR´et i det mesta vi gör, levererar och presterar i en organisation.
Att ha dåliga möten eller låt oss säga halvbra möten kommer påverka det mesta ni vill i er organisation till en lite sämre prestation.
Ledarskap blir ett tydligt exempel.
Idag är det mycket fokus på Agilt ledarskap och Kommunikativt ledarskap vilket är bra. Ofta i dessa förändringsprocesser och utbildningar berör man inte mötesteknik och hur man skapar bra möten.
HUR ska en ledare kunna tillämpa sitt ledarskap om denne inte vet hur man förbereder ett bra möte, en bra agenda, hur hen skapar energi, sätter gemensamma förväntningar etc.
Konstigt? Ja, helt klart om man inte är av uppfattningen att hur man skapar en bra möten är en medfödd egenskap och kunskap.
Det är det ju såklart inte, hur vi skapar bra möten består av många detaljer och delar som vi behöver lära oss och sedan träna på.
Generellt sett så har bra ledare bättre möten då de tycks i större utsträckning förstå att involvera och engagera sin medarbetare och team.
Ett bra sätt att se sina möten och en organisations möteskultur är att se mötena som ett ”kitt” som håller ihop processer, leveranser och en organisation.
Se inte att förbättra era möten och möteskultur som en egen process.
Se det som att ni förstärker genomförandekraften i HUR ni ska leverera och prestera allt annat ni vill. Det är i mötet som vi blir till. Det är där vi skapar engagemang och delaktighet. Det är via bra möten vi skapar en sund och god arbetsmiljö.
Det är där vi tillsammans ser till att vi når våra mål, kanske till och med förverkligar vår vision.
Varför är det då inte fler som har bra möten eller varför accepterar så många dåliga möten?
Vår uppfattning av att ha hjälp 100 tals företag och organisationer är att alla chefer och ledare vill ha en bättre möteskultur i sin organisation.
Men just ” mina möten” är rätt bra säger de flesta och detta tror vi beror på att få är utbildade så vi har väldigt få goda exempel att ta efter.
Ett annat hinder är ingen ”äger” möteskulturfrågan i en organisation trots att möten upptar 30% av all arbetstid för tjänstepersoner.
Vi behöver fler chefer och ledare som tar steget, visar vägen, skapar bättre möten och blir goda förebilder
Är du redo?
Heléne, operativ vd och strategisk rådgivare gr8 meetings
Förr ringde den som var mest trött på dåliga möten på jobbet. Idag är det skillnad.
För några år sedan fick vi samtal från den person på företag som blivit mest trött på ineffektiva och rent utsagt dåliga möten. De önskade hjälp att skapa bättre, effektiva och till och med roliga möten, men det var ännu inte en ledningsstrategisk fråga.
Möten som man ser fram emot. Möten där man vet vad man skall bidra redan innan man går dit och möten som skapar resultat och glädje på jobbet.
Idag inser allt fler stora organisationer värdet i att förbättra sin möteskultur. Fler och fler fattar beslutet att ta tag i sina dåliga möten på koncernnivå och ledningen är både delaktig och medveten om hur mycket ineffektiva möten egentligen kostar. Både i resultat och medarbetarglädje.
Idag ringer HR-direktören, Utvecklingsstrategen eller motsvarande och säger;
-Vi har ett koncernbeslut på att ta tag i vår möteskultur. Vad kan ni bidra med?
Vi tror att detta beror på olika faktorer. Dels så är tiden mer dyrbar än någonsin.
I alla branscher är det lika hårt tryck och få medarbetare hinner göra klart det hen hade förutsatt sig att hinna med under dagen. Förutom att de flesta redan har för mycket så skall allt idag transformeras och digitaliseras.
De interna processerna som inte skapar värde ökar. Företag och organisationer med fler än 500 anställda verkar inte ens behöva ha produkter, tjänster eller kunder för de är fullt upptagna med varandra. När många tråkiga och ineffektiva möten läggs på detta ansvar stjäl de både tid, pengar och energi.
När vi dessutom nu har möjligheten att ses oftare virtuellt sätter det också fokus på kvalitén. Det är nog svårt att få engagemang och energi i fysiska möten, men ännu svårare är det i de virtuella.
Här kommer en inspirerande story om hur även enbart inspiration kan leda till förändring. Och förbättring.
Inspiration kommer från Inspira och betyder ”Väcka liv”, och det är ju det vi gör när vi föreläser. Vi väcker liv i en specifik fråga eller ämne och i vårt fall handlar inspirationen om Möteskultur och Den ständiga uppkopplingen.
Ibland när vi pratar om våra föreläsningar får vi höra att ”Det får inte bara vara inspiration utan det måste vara mer konkret.” Och ibland blir det precis tvärtom.
För ett tag sedan hade jag en konversation med en av deltagarna på Möteskulturdagen tidigare i år och det samtalet kommer jag att minnas länge.
Hon berättade för mig vilken resa hon och hennes avdelning, (på en av våra kommuner i Sverige) har gjort den senaste tiden, enbart för att hon hade fått så mycket inspiration på Möteskulturdagen.
(Möteskulturdagen är ett forum och inspirationsdag för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.)
Det de har gjort på kommunen är ett bevis på att inspiration driver saker framåt och att små underverk även på arbetsplatsen. Hon berättade;
”Pauline, det här är så roligt! Att dessa små förändringar kan göra så stor skillnad. Från början trodde jag inte själv att det var möjligt.
Det jag började med, efter att jag hade varit på denna inspirationsdag, var möbleringen, säger kvinnan på andra sidan telefonluren.
Tidigare satt vi i skolsittning, nu sitter vi i en halvcirkel med bara stolar.
Du skulle se minerna när jag hade tagit bort borden! Oj, vad det var jobbigt för vissa, men vi körde på.
Jag tänkte att denna förändring är nog så jobbig för att vi alltid har haft bord, detta är nytt och vi måste bara vänja oss.
Nu efteråt kommenterar alla att detta är något av det bästa vi har gjort och varför har vi inte gjort det tidigare?På detta sätt är alla involverade, alla får komma till tals och även mötesledaren som håller i mötet sitter med oss i halvcirkeln.
Det vi också ganska snabbt ändrade på var vårt fika. Istället för att börja mötet med att fika, då alla skall få sin macka och kaffe och samtidigt vara fokuserade på mötet, så delar vi upp det. Vi börjar med 45 minuters möte, det är ungefär så länge vi orkar hålla fokus och sedan tar vi en paus. Då fikar vi och fyller på med energi och umgås faktiskt med varandra. Vi hinner prata och det känns som att vi har lärt känna nya sidor av varandranär vi nu tar oss tiden till det.
Därefter fortsätter vi mötet i 45 minuter till och än så länge har vi inte gått över tiden en enda gång!
-Det sista jag ville prova var att spela musik, men jag drog mig för det. Jag hade själv en förutfattad mening om vad de andra skulle tycka och tänka. Att de kanske skulle tycka att jag var oseriös eller att det blev flamsigt, men till slut tänkte jag på inspirationen jag hade fått och kände, vad är det värsta som kan hända?
Någon kan säga att de inte tycker om det. Inte mer än så. Det kan jag ta.
Så var det dags för mötet till vilket jag hade omsorgsfullt valt ut musik. Allt för att det skulle bli rätt.
Och vad hände? Vi var mer positiva och glada än vad vi normalt brukar vara inför och under dessa möten.
Inte för att vi är några surisar direkt, utan för att musik gör något alldeles särskilt med kroppen och sinnesstämningen, det höjer humöret helt enkelt.
Och det märktes tydligt!
Den person jag bävade mest för gällande musiken kom fram till mig efter mötet och sade;
-Varför har vi inte haft detta tidigare? Vilken energi vi hade idag och vilka bra beslut vi fattade!
Och jag tänkte för mig själv, vilken tur att jag vågade.
Allt detta är toppen och jag är så tacksam för att jag fick denna inspiration. Det är ju faktiskt upp till var och en vad man sedan vill göra med den inspiration man har fått.”
Så avslutade hon vårt samtal. Och vilket samtal! Detta kommer jag att minnas.
Vi hoppas att du nu också har fått inspiration till att göra de där små förändringarna i era möten som kan göra så stor skillnad.
Kan det vara så att du redan nu är nyfiken på vem eller vilka som kommer vara dagens värdar, programledare och ihopknytare?
Det har blivit dags att presentera Möteskulturdagens programledare och radarpar- Micke Darmell, grundare för Möteskulturdagen och mötesevangelist och Antoni Lacinai, kommunikationsexpert och en av Sveriges mest uppskattade moderatorer.
Micke och Antoni föreläser, utbildar och modererar tillsammans om både möten och kommunikation och tillsammans både kompletterar och lyfter varandra och eventet. De är ett erfaret team som under en förmiddag fylld med inspiration, kunskap, magi och god mat under, guidar dig rätt i mötesdjungeln.
Varför startades egentligen Möteskulturdagen och varför behövs det en halvdag tillägnat att förbättra möten? Vi frågade grundaren Micke Darmell;
-För 10 år sedan fanns ingen arena för renodlad möteskultur. Det fanns flera event om event men inget där man pratade möten ur ett strategiskt perspektiv. Det fanns inget forum som kunde visa på affärs och verksamhetsnyttan en organisation kan nå ur ett mötesperspektiv. Helt enkelt, framgång för organisationen genom bättre interna möten.
Varför är då bra möten så bra? -En organisation med en tydlig mötesstrategi når sina mål snabbare. Alla möten utgår från verksamhetsplanen och får den att förverkligas. En bra möteskultur skapar mer motiverade och engagerade medarbetare och bidrar starkt till en god social arbetsmiljö.
30%
50-80%
56%
Av all arbetstid är mötestid
Tid en chef tillbringar i möten
Total mötestid som upplevs som ineffektiv av både medarbetare och chefer
Antoni Lacinai- Moderator och kommunikationsexpert
Varför tycker du att Möteskulturdagen är viktigt idag? Av två skäl. Dels för att ledarskapet är viktigt, och eftersom ledarskapet utövas i möten så blir möteskulturen därmed viktig. Den andra delen är att ineffektiva möten står för den kanske största dolda kostnaden i en organisation. Blir våra möten bättre vinner vi tillbaka en stor del av den kostnaden.
Vad är det roligaste med möten? Energin som uppstår i ett bra möte är som att lyssna på en bra låt där alla spelar i samma tonart med stämda instrument. Ljuv musik uppstår. Effekten är omedelbar och enbart positiv.
Ge ditt bästa tips för ett lyckat möte! Många säger att de vill ha mer effektiva möten, men det är bara halva sanningen. Ha Effektfulla möten istället. Då får du med Effektiviteten men också Energin. Effektivitet handlar om struktur, process och mål. Energin handlar om kultur, syfte och delaktighet. Om du är bra på båda kommer dina möten att bli fenomenala.
Micke Darmell- grundare av Möteskulturdagen och mötesevangelist
Varför tycker du att Möteskulturdagen är viktigt idag? Bra möten har alltid varit en viktig del för en organisation att nå sina uppsatta mål och vision. I en värld där allt går snabbare och snabbare, där allt mer information ges och där allt blir ytligare, så är en bra möteskultur kanske den viktigaste framgångsfaktorn för att säkerställa det vi skall göra i en organisation. Dåliga möten= Sämre resultat. Bra möten= Ökad genomförandekraft.
Vad är det roligaste med möten? Finns det någon som inte gillar bra möten? Möten där vi involverar alla, där vi skapar energi och tillsammans kommer framåt.
Ge ditt bästa tips för ett lyckat möte! Att ha ett tydligt syfte, varför, med mötet. Det är grunden för allt. Då har vi enklare att ta fram tydliga och konkreta mål, vi har lättare att bjuda in rätt deltagare, lägga mötet på rätt tid och att mötet skall ha rätt längd. Syftet styr allt. Trots att de flesta tycker att detta är det viktigaste saknar hälften av alla möten i Sverige ett tydligt syfte & mål. Varför? För att det är svårt! De flesta har aldrig tränat på att sätta ett tydligt syfte. Jag träffar ledningsgrupper flera gånger i månaden. Jag vet hur svårt det är, jag ser det varje vecka. Vi behöver träna på detta. Så det blir två tips! 1. Sätt ett tydligt syfte. 2. Träna, träna, träna på att sätta rätt syfte!
Välkommen till årets viktigaste möte om möten!
Kunskap och energi till en bättre möteskultur
Möteskulturdagen är Sveriges enda renodlade forum för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.
Denna halvdag kommer att bjuda på föreläsningar a la TEDx stil, dvs 20 minuter långa inspirationsbomber fyllda med nya verktyg, kunskap och tankar för att du skall gå därifrån med ett driv och energi att förbättra dina möten, både på jobbet och hemma. Läs mer om föreläsningarna här.
Möteskulturdagen riktar sig främst till dig som arbetar inom HR, som beslutsfattare och ledare. Eller helt enkelt deltar i eller leder mycket möten!
Möteskulturdagen arrangeras för tionde året i rad, och vi törs lova att vi i år erbjuder en ännu större bredd på kunskap och inspiration!
Andreas Kristensson- Workfulness coach på Telenor,
hjälper oss på Möteskulturdagen med en av utmaningarna digitaliseringen för med sig- Hur skapar vi en bra digital arbetsmiljö? Spelregler för möten, både interna och i personalmatsalen och när förväntas man vara tillgänglig och nåbar? Med en aning skrämmande fakta om hur det ser ut i organisationssverige idag och vad man kan göra åt de värsta ”fällorna” kommer Andreas med glimten i ögat lotsa oss genom HUR vi kan förändra beteenden på arbetsplatsen och hur Telenor hjälper sina kunder på denna resa. Vi norpade ett par minuter av Andreas tid och ställde några mötesfrågor till honom. Se vilka andra vi ställt frågorna till som även de föreläser på Möteskulturdagen.
Varför tycker ni på Telenor att Möteskulturdagen är viktigt idag?
För oss på Telenor är detta en möjlighet att inspireras, diskutera, och träffa många kunder som precis som vi tycker möten och möteskultur är en viktig del av vår vardag i arbetslivet.
Vad är det roligaste med möten?
Det är dynamiken som skapas mellan människor när man samlas för att skapa tillsammans. Tillsammans är kul!
Ge ert bästa tips för ett lyckat möte!
Var närvarande, här och nu. Stäng av alla teknikprylar som inte tillför mötet något.
Välkommen till årets viktigaste möte om möten!
Kunskap och energi till en bättre möteskultur
Möteskulturdagen är Sveriges enda renodlade forum för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.
Denna halvdag kommer att bjuda på föreläsningar a la TEDx stil, dvs 20 minuter långa inspirationsbomber fyllda med nya verktyg, kunskap och tankar för att du skall gå därifrån med ett driv och energi att förbättra dina möten, både på jobbet och hemma.
Möteskulturdagen riktar sig främst till dig som arbetar inom HR, som beslutsfattare och ledare. Eller helt enkelt deltar i eller leder mycket möten!
Möteskulturdagen arrangeras för tionde året i rad, och vi törs lova att vi i år erbjuder en ännu större bredd på kunskap!
Missa inte kreativitet och nya idéer med inkluderande presentationer
Åsa Gustafsson brinner för mångfald. Hon är företagsekonom, författare och föreläsare och med jämställdhet och tillgänglighet som ledord leder Åsa organisationer till att bli bättre arbetsplatser, stärka deras varumärken och att skapa mer affärsnytta. Hon kommer under Möteskulturdagen att prata om Inkluderande presentationer. Du vet, de där interna mötena som uppfattas olika, som kommunicerar på samma sätt till alla oavsett humör eller vart de mentalt befinner sig utan att man tänker på att vi alla är olika. Och unika.
Med bättre hälsa och mer kreativa och produktiva arbetsplatser idag är frågan Åsa ställer, ifall någon egentligen har råd att inte arbeta med mångfald? Vi fångade henne såhär i veckorna innan första Möteskulturdagen i Malmö och ställde några korta frågor om möten.
-Varför tycker du att Möteskulturdagen är viktigt idag?
Riktigt bra möten ger inspiration, de får oss att vara kreativa och att fatta rätt beslut. Goda möten kan därför bli en viktig del i moderna arbetsmiljöer som både är hälsosamma och produktiva. Vad kan vara viktigare under vår tid med snabb utveckling och ökad ohälsa?
-Vad är det roligaste med möten?
Att känna energi och inspiration! När ett möte är som bäst tar det projektet eller arbetsrelationen vidare till nästa nivå.
-Ge ditt bästa tips för ett lyckat möte!
Tydlighet! Varför ska vi ha ett möte? Med ett tydligt varför blir det klart hur mötet ska vara och vem som ska vara med. Ju tydligare svar på första frågan desto lättare blir det att ha ett bra möte. Självklart ska mötet också vara inkluderande och ta vara på alla som deltar. Du kan aldrig veta vem som kommer med bästa idén.
Möteskulturdagen är Sveriges enda renodlade forum för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.
Denna halvdag kommer att bjuda på föreläsningar a la TEDx stil, dvs 20 minuter långa inspirationsbomber fyllda med nya verktyg, kunskap och tankar för att du skall gå därifrån med ett driv och energi att förbättra dina möten, både på jobbet och hemma.
Möteskulturdagen riktar sig främst till dig som arbetar inom HR, som beslutsfattare och ledare. Eller helt enkelt deltar i eller leder mycket möten!
Möteskulturdagen arrangeras för tionde året i rad, och vi törs lova att vi i år erbjuder en ännu större bredd på kunskap!
Ergin Özdemir- Mångfaldsförespråkaren från Turkiet
som kallar sig själv kärleksimmigrant, är fjärde man ut att föreläsa på Möteskulturdagen 2017. Genom hans föreläsningar använder Ergin sina egna upplevelser och de senaste forskningsresultaten för att visa att mångfald är en styrka och en superkraft i organisationer och team. Han har även instiftat ett eget Mångfaldspris. Här kommer Ergins egna tankar om möten inför sin debut på Möteskulturdagen 2017 i Malmö, Stockholm och Göteborg. Intresserad att komma? Gå till biljettsidan här
Varför tycker du att Möteskulturdagen är viktigt idag?
Det är viktigt att, som medarbetare/chef/mötesdeltagare möteskulturen så att mötet blir så produktiv/trevlig/givande inte bara för dig utan för alla andra beroende på målet med själva mötet. Det vi som skapar och underhåller ett kultur. Det sitter inte väggarna, dörrarna eller hos någon annan. Det är du och jag som skapar normen och kulturen. Därför tycker jag att det är viktigt att vara medveten om sin egen roll för att skapa de bästa förutsättningarna för mötet, genom den möteskulturen som vi tillsammans skapar.
Vad är det roligaste med möten?
Träffa nya människor och deras perspektiv. Jag som lätt bli nördig på nästan allt, tycker jag det är roligt att försöka komma fram vad de olika intressenterna vill.
Ge ditt bästa tips för ett lyckat möte!
Bästa tips är att vara med på mötet PÅ RIKTIGT, inte bara fysisk och mentalt.
Var nyfiken PÅ RIKTIGT! Var genuin PÅ RIKTIGT! Ta ditt ansvar genom att komma i tid, förberedd och ställa krav.
Möteskulturdagen är Sveriges enda renodlade forum för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.
Denna halvdag kommer att bjuda på föreläsningar a la TEDx stil, dvs 20 minuter långa inspirationsbomber fyllda med nya verktyg, kunskap och tankar för att du skall gå därifrån med ett driv och energi att förbättra dina möten, både på jobbet och hemma.
Möteskulturdagen riktar sig främst till dig som arbetar inom HR, som beslutsfattare och ledare. Eller helt enkelt deltar i eller leder mycket möten!
Möteskulturdagen arrangeras för tionde året i rad, och vi törs lova att vi i år erbjuder en ännu större bredd på kunskap!
Jan Gunnarsson- Tredje talaren på Möteskulturdagen 2017
Tredje man ut är ingen mindre än Jan Gunnarsson- Mannen som pratar om att vara turkos och som kan trollbinda en hel publik, sittandes på en stol med en berättelse om mattanter. Jan föreläser om Värdskap och brinner för att skapa inkluderande, öppna och välkomnande arbetsplatser. Här berättar han om möten inför sin föreläsning om “Konsten att få människor att känna sig välkomna”.
Varför tycker du att Möteskulturdagen är viktigt idag?
Människor behöver varandras kunskap, erfarenheter och egenskaper mer än någonsin. Det är i mötet vi tillsammans skapar vår egen och verksamhetens framtid. Möteskulturdagen ger inspiration, insikter och vägar till framgångsrika möten.
Vad är det roligaste med möten?
Att få känna sig som en viktig del av en orkester och att tillsammans kunna skapa något värdefullt vi inte själva kan med bara vårt eget instrument. När vi spelar tillsammans utan prestige och mötet blir till en vacker symfoni. När de olika perspektiven leder oss fram på nya vägar.
Då är det gott att mötas.
Ge ditt bästa tips för ett lyckat möte!
Att den som leder mötet ser sig själv som en välkomnande värd för mötet och att de andra ser sig om gäster, alla med lika stort ansvar. Det krävs såväl ett aktivt gästskap som ett gott värdskap för att det blir ett bra möte!
”Varför göra det svårt, när vi kan göra det tillsammans.”
”Varför ha ett möte, när vi kan ha ett party!”
En fredagsfundering om oss resenärer och varför vi inte kan vara förvånade att vi inte skapar en bra social arbetsmiljö.
Varje fredag kommer jag att göra en reflektion och jämföra resenärers beteenden med varför det inte fungerar i många organisationer. Det kan vara den social arbetsmiljön, det kan vara ledarskap, kulturer etc.
På alla arbetsplatser finns ritualer som hedras som vore de heliga. Även vad gäller våra möten. Många av dessa vanor är trevliga, som till exempel traditionen att dricka kaffe och småprata med kollegorna innan mötet drar igång på allvar. Några av dem är tradiga (exempelvis slentrianmässiga powerpoint-traditionen) medan andra är rent av skadliga (mötesinfarkt-tendenser och aggressiv-dominanta mötesledare).
Så varför helgar vi då alla dessa dåliga mötesvanor som gör livet på jobbet lite tristare? En förklaring är säkert att många känner sig väldigt upptagna på jobbet och inte anser sig ha tid att ändra på invanda processer. Man förväntar sig inte att det ska vara mödan värt. En annan anledning är att vi är flockdjur och allra helst gör som andra gör. Det kan vara svårt att komma med nya sätt att göra saker på – det kräver mod.
Men den som trotsar tråkiga mötesnormer har mycket att vinna. Det kan handla om att våga inleda ett möte med en icebreaker-övning, eller att ändra på möbleringen, eller att hålla ett walk-and-talk-möte, eller att be deltagarna om att aktivt delta i en aktivitet. Vad du än hittar för möjligheter och idéer, låt mötets aktiviteter överraska och tillåt variation under mötets gång. Det är roligare och gör det lättare för deltagarna att lära sig. Dessutom skapas ett engagemang hos deltagarna, samt en vilja att bidra till mötet.
Våga vara lite kreativ i din egen mötesdesign och se vad det kan göra för era möten!
