Sverige har inte råd med dålig möteskultur
Alltför ofta blir möten en ritual snarare än en motor. Dagordningar är otydliga, rollerna oklara och syftet diffust. Resultatet? Långa möten utan beslut, där deltagarna går ut med mer förvirring än klarhet, skriver föreläsaren Micke Darmell i en debattartikel.
När statsepidemiologen Magnus Gisslén nyligen valde att lämna Folkhälsomyndigheten, var det många som förvånades över hans förklaring. Det handlade inte främst om resursbrist eller politiska konflikter – utan om något så basalt som möteskulturen och expertis! I intervjuer återkom han till samma ord: kärnuppdraget. Han beskrev hur en möteskultur med oändliga diskussioner, brist på fokus och ständiga sidospår gjorde att myndigheten tappade riktningen från sitt egentliga syfte: att tjäna medborgarna och skydda folkhälsan.
Det är lätt att avfärda detta som en intern arbetsmiljöfråga. Men Gissléns vittnesmål är i själva verket en varningssignal för hela Sverige. När möten förlorar sin förmåga att driva arbetet framåt, riskerar vi att undergräva både tilliten till våra myndigheter och effektiviteten i våra företag. Vi står inför ett nationellt problem: en möteskultur som i alltför många organisationer drar oss bort från vårt kärnuppdrag.
I Sverige är vi mötesintensiva. En genomsnittlig chef spenderar 60-90 procent av sin arbetstid i möten. Men frågan är: hur många av dessa möten driver faktiskt verksamheten framåt? Hur många bidrar till att vi löser uppdraget gentemot de vi finns till för dvs medborgare, patienter, elever, kunder?
Gissléns ord träffar mitt i prick!
Alltför ofta blir möten en ritual snarare än en motor. Dagordningar är otydliga, rollerna oklara och syftet diffust. Resultatet? Långa möten utan beslut, där deltagarna går ut med mer förvirring än klarhet. Den största kostnaden är inte mötestiden i sig (vilket är illa nog), utan att kärnuppdraget försvinner ur sikte.
Gissléns ord träffar mitt i prick. I många organisationer ser vi samma mönster: energin riktas inåt i stället för utåt. Man fastnar i detaljer, maktspel och interna processer. Möten blir ett självändamål.
I offentlig sektor innebär det att tid och resurser går till att administrera sig själv, i stället för att skapa värde för medborgarna. I vården betyder det att läkare och sjuksköterskor sitter i möten i stället för att träffa patienter. I skolan att lärare ägnar timmar åt intern samordning i stället för att vara med eleverna. I näringslivet att man pratar mer om kunder än med dem.
Det är inte bara ineffektivt, det är direkt skadligt. Förlorar vi kontakten med kärnuppdraget, förlorar vi också tilliten från dem vi är satta att tjäna.
Internationella studier visar att ineffektiva möten kostar organisationer miljardbelopp varje år och är det största hotet mot produktivitet. Men den största kostnaden är mänsklig: medarbetare som tappar engagemang, chefer som känner sig förlamade, en arbetsmiljö där stressen ökar i takt med att kärnuppdraget glider längre bort.
Vi har skapat en kultur där det ibland upplevs viktigare att ha haft ett möte än att faktiskt ha löst en fråga. Det är inte hållbart.
Sluta se möteskultur som en ”mjuk” fråga!
Så vad gör vi? Lösningen är inte att avskaffa möten. Möten behövs. De är en av våra viktigaste arbetsformer. Men vi måste våga ställa oss frågan: Tjänar detta möte vårt kärnuppdrag?
Det är dags att vi slutar se möteskultur som en ”mjuk” fråga. Den är hård, konkret och avgörande för Sveriges förmåga att fungera – i kriser såväl som i vardagen. Om Folkhälsomyndighetens statsepidemiolog inte kunde fullgöra sitt arbete på grund av möteskulturen, hur många andra verksamheter brottas då inte med samma problem?
Svenska organisationer, både offentliga och privata, behöver göra upp med sin möteskultur. Ledningar måste ta ansvar för att skapa strukturer där möten faktiskt stärker kärnuppdraget, i stället för att dra oss bort från det.
Möteskulturen kompetensfråga som varken HR- eller kommunikationsavdelningar besitter. Jag möter väldigt få verksamheter som en vet hur mycket de investerar i mötestid. En enhetschef kan sällan själv beställa en kopiator för några tusenlappar utan att ha sin chefs godkännande. Men ett möte för 20 personer en halvdag som kostar 10 ggr så mycket kan hen bjuda in till.
Jag har själv över 50 000 timmar i mötets tjänst, och jag vill tacka Magnus Gisslén för att han lyfte denna elefant i rummet. En elefant som snart inte får plats i rummet – om vi inte agerar nu.
Micke Darmell, föreläsare & författare
