Gästblogg från Meetio!

Bättre mötesförutsättningar med arbetsplatsstatistik

Idag ligger statistik och siffror till grund för de flesta beslut företag fattar, det är det nog ingen som inte har koll på. Men visste du att statistik även går att använda för att planera och styra ditt kontor? Låt oss berätta!

Varför du behöver statistik

Överbokade och dubbelbokade mötesrum skapar inte bara frustration – det är en riktig tidstjuv. Har du förberett ett möte som sedan inte blir av på grund av ett upptaget rum har du både förlorat tid och pengar som kunde lagts på annat. Chansen är att när mötet väl blir av sitter frustrationen kvar i kroppen och mötet har inte samma förutsättningar som det hade haft vid första tillfället.

Genom arbetsplatsstatistik kan du enkelt se vilka rum som används eller inte, och hur mycket rummen utnyttjas i det stora hela. En hög användningsgrad kan antyda att ni antingen har för få mötesrum eller att mötena tar för lång tid. Men det kan också vara så att användningsgraden är ojämn över era rum. Låt oss visa på ett exempel!

Låt oss säga att du arbetar som office manager på ett företag eller annan verksamhet. På ert kontor har ni har åtta mötesrum. Dina medarbetare har under en tid klagat på att det är svårt att hitta rum och att det är dags att flytta till större lokaler. Men något känns inte rätt. Ni är inte så många personer på kontoret att ni faktiskt behöver fler rum.

Det är här vårt molnbaserade verktyg Meetio Admin kommer in i bilden. Istället för att famla i mörkret eller faktiskt ta steget att byta lokaler (vilket ofta brukar bli en både dyr och krånglig historia) kan du med några knapptryck se hur mötesrummen faktiskt används. Kanske upptäcker du att bara hälften av rummen utnyttjas, medan den andra hälften knappt utnyttjas alls.

Nästa steg är då att ta reda på varför de fyra rummen står tomma. Kanske är komforten inte lika hög, ljussättningen inte bra eller så finns inte utrustning för videokonferens eller dylikt i rummen. Anledningen till att kontoret känns för litet beror alltså inte på att det finns för få rum, utan för att hälften av de rum som finns inte har den utrustning som krävs och därför inte används. Användningsgraden av de andra rummen blir därför dubbelt så hög och då blir det såklart svårt att hitta lediga tider.

Bättre förutsättningar = bättre möten

Att hålla i produktiva möten är en utmaning i sig och krångel med mötesrum gör det inte lättare. Låt därför ditt kontor jobba för dig och inte mot dig – se till att ha de bästa förutsättningarna och du kommer märka att energimomenten blir mindre!

Johanna Carlsson, Meetio

Fortsätt läsa

Alla vill ha Bättre Möten!

Få vet hur och vad de ska göra.

För att ett enskilt möte ska bli effektivt eller om en organisation vill ha en god möteskultur behöver följande tre delar hanteras.

Kultur:

Vi behöver enas och bestämma oss för vilket beteende vi vill ha på det enskilda mötet eller för alla våra möten i en organisation. Vad vill vi ska gälla före, under och efter mötet? Vad tycker vi är viktigt utifrån mötesledarens perspektiv? Som mötesdeltagare vad tycker vi då är viktigt? Det fungerar inte att var och en gör som de anser är bäst, det leder direkt till olika förväntningar kring beteende och ineffektiviteten är ett faktum.

Möten är kulturbärande så i en organisation med många möten, använd mötena för att skapa den kultur och beteende som önskas. Att ta fram spelregler/riktlinjer för mötet eller mötena bidrar till att mötena blir effektiva och kvalitativa.

Struktur:

Det behöver finnas en struktur och strategi kring möten. För en hel organisation så börja med att inventera alla möten, kartlägg sedan vilken typ av möten det är, hur ofta de förekommer, hur lång tid, vilka som deltar. Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål. Med detta gjort så kan ni dels se hur mycket mötestid er organisationen har samt att ni kan börja reflektera och ifrågasätta om era möten bidrar till att ni når era mål.

Låt inga möten vara heliga!

Revidera mötena årligen och förstärk kopplingen till affärs eller verksamhetsplan.

För den som vill minska mötestiden i en organisation så kan med säkerhet 30% mötestid minska inom ett halvår genom att införa en mötesstruktur.

För det enskilda mötet så är ett tydligt syfte & mål det viktigaste så att alla som deltar vet varför vi har mötet och vad vi ska göra. Använd sedan en agenda som ett utmärkt stöd till att förtydliga förväntningar på innehållet av mötet.

Mötesteknik:

För att ett möte ska bli bra behöver alla som deltar bidra. Mötesledaren har ett stort ansvar då den ansvarar för planering, förberedelser och själva genomförandet av mötet. Mötesledaren ansvarar för att ta fram syfte & mål, välja deltagare, välja mötesform, tid, plats för mötet samt för genomförandet av mötet. Här går det ofta galet! Med tanke på att ca 5% av alla Mötesledare har någon utbildning så är det inte så konstigt att det går galet.

Den som ska leda mötet behöver lära sig om olika mötesformer, mötesmijöer, olika möbleringar och hur tar jag fram riktigt skarpa syften & mål på möten. Metoder

Som kan tillämpas före, under och efter mötet för att få ett maximalt resultat. För att skapa både energi och effekt av möten krävs kunskap kring metoder och tillvägagångsätt.

Slutsatsen är att om inte Mötesledare får denna kunskap så kommer era möten vara varken effektiva, bidra till att ni når era mål, skapa glädje och motivation. I värsta fall bidrar då era möten till tidslöseri, frustration och dålig arbetsmiljö.

En chef och ledare ägnar 25 år av sitt arbetsliv i möten, det borde vara värt att investera några utbildningstimmar i, eller hur?

undrar Heléne

Fortsätt läsa

Shit in = Shit out

Shit in = Shit out

De flesta av oss känner igen begreppet ”shit in, shit out”.

Ofta stämmer det tyvärr också, vi kan knappast vänta oss nåt större mirakel eller positiva effekter om vi inte skapat bra förutsättningar från början.

När det gäller möteskulturen i företag och organisationer tycks det vara så att vi knappt förväntar oss någon positiv effekt av våra möten.

Här vet de flesta att det verkligen är ” shit in”, många är frustrerad men ledningen verkar ändå helt ok med att mötena också blir ”shit out”.

Jag tror få inte känner till att dåliga möten och möteskultur kostar pengar idag.

Enligt mätningar som 3s tillsammans med Svenska Möten gjort kostar ineffektiv mötestid 177 miljarder per år i Sverige. En tjänsteperson ägnar i snitt 7 veckor/år i ineffektiv mötestid.

Vi menar att det finns ett några generella anledningar till att det ser ut så här.

  • Få företag och organisationer ser möten & möteskulturen som ett ledningsstrategiskt ansvar.
  • Få chefer har någon utbildning i mötesledning/mötesteknik.
  • Mötestid eller effekten av mötena mäts inte.

I takt med att informationsflödet ständigt ökar och vårt sätt att arbeta, samarbeta samt kommunicera är i ständig förändring kan inte våra möten få fortsätta leva i parallellspår till allt övrigt i en organisation.

I snitt är mötestiden 30% av all arbetstid i Sverige, chefer och ledare ägnar 50–80% av sin arbetstid i möten.

Om vi vill skapa framgångsrika företag och organisationer med hög måluppfyllelse samt med hög arbetsglädje behöver ledningen ta ansvar för möteskulturen.

Efter som de flesta skruvat, slimmat och förbättrat det mesta i organisationer finns här fantastiska möjligheter för ledningen att skapa förutsättningar för bättre resultat och välmående!

Heléne Arvidsson/ VD gr8 meetings

Fortsätt läsa

En god social arbetsmiljö- Nu även inom facken?

Idag hade jag förmånen att köra en dag på Handelshögskolans ledarskapsprogram för ledare i fackförbunden.
Det blev möteskultur under fm och en sund digital arbetsmiljö och privatliv. Intressant att prata med just fackförbund om detta.
Jag är förvånad över att inte facken har drivit dessa frågor hårdare. Det handlar om en god social arbetsmiljö.

På bilden nedan är programansvarige , Susanna Alexius. Hon är ek. dr., docent i företagsekonomi. Forskare på Score, Handelshögskolan i Stockholm och Stockholms universitet. Programansvarig för Offentliga sektorns managementprogram och
Högre fackligt ledarskapsprogram vid Handelshögskolans vidareutbildning och det var det senare jag var med på.

Det är få gånger jag möts av ett sådant genuint värdskap och intresse för andra som mötet med Susanna. En fantastisk person som mötte sina deltagare med varsin bamsekram.

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Möteskulturdagen i Lund är till ända

För 11:e året i rad arrangerar gr8 meetings Möteskulturdagen.
En turné i Göteborg, Lund och Stockholm med en dag som inspirerar och ger kunskap till bättre möten. Dagen idag inleddes direkt med fantastisk stämning där alla deltagare bidrog till energi och rikt innehåll. Och så fortsatte det ända till slutet.

Var du här, tack för att du kom!
Var du inte här, varmt välkommen nästa år!

Vi önskar en trevlig helg!

Fortsätt läsa
Stäng meny