Dags att ifrågasätta slentrianmöten

Möten, möten och åter möten och protokoll hit och dit för att kunna kontrollera att allt man sagt verkligen blir gjort. Men behövs verkligen alla dessa möten och protokoll?

Som chef och ledare till­ bringar man i snitt 50–80 procent av arbetstiden i möten vilket innebär att en chef och ledare kan räkna med att 25 år av arbetslivet består av möten.

– Trots detta är det få chefer och ledare som har en enda timmes utbild­ ning i ämnet. Det betyder att alltför mycket tid går åt till dåliga möten, säger Heléne Arvidsson, vd för möteskonsult­ företaget Gr8 meetings.

Hon konstaterar att möteskulturen ofta inte är ett vd­-ansvar. I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten.

– En bra möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga. Genom en håll­bar möteskultur skapar man snabbare resultat.

Hon menar att man för att få till stånd en bra möteskultur måste ifrågasätta och komma bort från ett slentrianbeteende. Att ha en viss typ av möten för att det alltid varit så.

På Ledningsgruppsdagen,
som arrangerades tidigare i år av Vd­tidningen, där hon presenterade olika verktyg för att få bort onö­diga möten, ifrågasatte Heléne Arvidsson bland annat varför man ska föra proto­koll på alla möten.

– Jag märkte då att det var många var som blev provocerade av detta. Men protokoll behövs inte alltid i ett företag där man litar på att det som bestäms på mötena också blir gjort. I vissa fall krävs naturligtvis också ett formellt protokoll men det gäller definitivt inte för alla möten.

Hon konstaterar att om man inte har en fast sekreterare så är det i regel ingen som vill skriva protokollet.             – Under mötet är då den som skriver protokollet oftast inte alls med i diskus­sionen eftersom denne måste fokusera på skrivandet. Då tappar man bort den personens idéer och tankar, säger Heléne Arvidsson.

EN HÅLLBAR MÖTESKULTUR

Hon betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

– En hållbar möteskultur får en positiv påverkan på den sociala arbets­ miljön. I bra möten tar man tillvara på kreativiteten och engagemanget hos medarbetarna och det kan ibland dödas genom skrivande av protokoll som ingen är intresserad av att läsa senare.

Heléne Arvidsson konstaterar att möten är kulturbärande.

– Det betyder att goda och dåliga vanor på arbetsplatsen har en tendens att manifesteras och befästas i mötet. Den skicklige mötesledaren skapar bättre och mer inkluderande möten och därmed bättre och mer inkluderande organisationer. Interna möten är den vikti­gaste kommunikationskana­ len hos ett företag.

Heléne Arvidsson betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

Hon har sett att alltför många företag har en kultur där det hålls oplanerade möten och där det ”skjuts från höften” och där låg kvali­tet kompenserar med hög kvantitet.

– Fler och fler företag har dock börjat inse värdet i att utnyttja och optimera det som ofta stjäl upp till sju veckor per anställd och år. Grunden är att rätt per­ soner ska vara kallade. Dessa ska veta varför de är kallade och vad de förväntas bidra med, avslutar Heléne Arvidsson.

Fem steg för att skapa en hållbar möteskultur

Gör er möteskultur till en lednings­strategisk fråga och ansvar där det är tydligt att ledningen premierar och värdesätter er möteskultur.

Ta fram spelregler eller rikt­linjer för era möten, säkerställ att ni levandegör era värderingar och önskvärt beteende i era möten.

Inventera och kartlägg befint­liga möten där ni säkerställer att mötena har en tydlig koppling till er affärs­ och verksamhetsplan.

Se över era utbildningsprogram så att chefer och mötesledare får kompetens inom mötesledning.

Låt inte er möteskultur vara en egen process eller ett projekt, integrera er möteskultur i era befintliga strukturer.

 

Fortsätt läsa

Nu vänder det!

Det känns att det börjar vända. Mötesanläggningar vi pratar med säger att det börjar bokas på. Vi får in allt fler förfrågningar. Och alla FHM´s kurvor går åt rätt håll.

Jag vill passa på att skicka med en bra sammanställning som Svenska Möten gjort vad som gäller. Många tror att 50 personers regeln även gäller på interna konferenser, men det gör det inte.

Här kan du läsa om restriktioner och vad som gäller!

Gladeligen

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Effektiva digitala möten!

Allt fler efterfrågar utbildningar i Effektiva (digitala) Möten!

Vi är tacksamma för att vi ställde om redan för 4-5 år sedan till att göra “blended learning”. Alla våra utbildningar har både en fysisk del och en digital del. Nu när alla blivit tvingade att gå över till digitalt så hade vi allt klart och det är vi glada för idag.

Här vill jag bara tipsa om en digital utbildning på två halvdagar som vi gör i uppdrag av tidningen CHEF och deras “Chefakademin”. 23-24e juni 09-12.

Vill du känna trygghet och få ut maximal effekt av dina digitala möten så välkommen att anmäla dig! All info på länken nedan. Det är både jag & Heléne som är kursledare. /Micke

Fortsätt läsa

Följ med på vår mötesresa!

Följ med på vår mötesresa och levla upp dina/era möten!

Dessa två tillfällen ger dig grunderna för Effektiva (digitala) Möten.

Du får inspiration, kunskap och konkreta verktyg för att kunna förbereda, planera och leda engagerande och effektiva möten, fysiska liksom digitala. Du kommer även få kunskap och konkreta verktyg hur du kan skapa en hållbar möteskultur i din organisation.

  • Vad kostar möten och hur kan man mäta effekten
  • Hur värderingar och ledarskap levandegörs under möten
  • Möten som stärker och ökar er måluppfyllelse
  • Framtagande av rätt syfte och mål som lägger grunden till ditt möte
  • Konkreta tips för hur du förbereder och planerar ett möte för maximal effekt
  • Agendan – en bra mötesnudging
  • Optimala inledningar och avslutningar på dina möten
  • Metoder och verktyg för att skapa engagemang och delaktighet
  • Framgångsfaktorer för digitala möten

MÅLGRUPP: Chefer/ ledare, mötessamordnare, assistenter och administratörer som planerar möten samt mötesledare.

DATUM OCH TID: 23 och 24 juni, kl 09.30-12.00 inkl. pausar.

PRIS: 2 450 kr + moms.

FRÅGOR: Ring Heléne på 079-100 44 75. ANMÄLAN: helene.arvidsson@gr8meetings.se eller på telefon.

Utbildningen sker i Zoom och kursledare är både Micke & Heléne.

Varmt välkommen till en utbildning som gör skillnad! /Micke & Heléne

Följ_med_på (kopia)

Fortsätt läsa

Kanelbullens dag? Nej idag är det möteskulturdagen!

Sedan ett antal år tillbaka firar vi Möteskulturdagen den 28:e april- en dag då vi kan fundera lite extra på hur vi har det med möteskulturen i våra organisationer.

Olika analys- och branschföretag, som 3S och Svenska Möten, har sedan 2007 tagit temperaturen på svensk möteskultur, och alla dessa undersökningar pekar på att det finns en förbättringspotential här.

En chef/ledare tillbringar över hälften av sin arbetstid i mötesrummet, många utan att ha utbildning eller ens faktisk kompetens i möteskunskap eller mötesledning. Hälften av våra möten saknar ett tydligt syfte och mål, trots att de flesta tycker det är avgörande för att ett möte skall vara värt att gå på. Utan ett syfte vet vi inte varför mötet finns och utan ett tydligt mål vet vi inte vad vi ska prestera på mötet. Förmodligen är det därför som mötesdeltagare upplever att hälften av mötestiden är ineffektiv.

Varför ser det då ut så? En femtioårig tillbakablick visar att det var på 70-talet som arbetsplatsmöten (APT) infördes i och med en ny lag som krävde att medarbetarna skulle bli mer delaktiga. De mötena utgick från dåtidens ledarskap och normer. Idag har vi en helt annat arbetsliv, men samma gamla möten. De olika ledarskapsfilosofier som de senaste åren snurrat runt, exempelvis tillitbaserat- agilt- eller självledarskap, har sällan fått någon konsekvens i mötesrummet. Detta trots att våra möten är kittet mellan allt vi gör i en organisation. Vi kan inte ha ett ledarskap utanför mötesrummet och ett annat i mötesrummet.

Vi tror att en av anledningarna att inte fler har tagit tag i denna fråga är att det personligen endast finns en liten vinst för stunden. I ett längre perspektiv så får de chefer och ledare som jobbar strategiskt med möten sin belöning genom bättre resultat och medarbetar- och kundnöjdhet.

Den kris vi är inne i nu har satt fokus på vår möteskultur. När många har varit tvungna att ställa om till digitalt arbete har det blivit tydligt att det är svårare att ha bra digitala möten än fysiska. Det går helt enkelt inte att bara flytta över det fysiska mötet in i det digitala rummet. Ett mindre bra fysiskt möte blir oftast uselt digitalt. Även om många av framgångsfaktorerna för ett bra fysiskt möte är desamma för det digitala är det svårare att skapa engagemang och delaktighet virtuellt. Det kräver kunskap och vi behöver göra jobbet på riktigt. Det är enkelt att skapa en framgångsrik möteskultur, men för att det ska bli hållbart krävs insikten att en bra möteskultur är ett ledningsstrategiskt ansvar.

Förhoppningsvis väcks nu viljan att bli bättre i våra möten. Både de digitala och de fysiska. Möten där alla får känna lust, mening och delaktighet. Får vi det, då kommer vi att lyckas. Då kommer måluppfyllelsen att öka, teamkänslan stärkas och vi får en bättre social arbetsmiljö. Det är lågt hängande frukter att plocka. Även för din organisation.

Stay gr8/ Micke

Fortsätt läsa

Digital föreläsning

Hej, jag var med i talarförmedlingen Skillspartners frukost klubb i förra veckan.

Smakprov från 3 av mina föreläsningar. Över 300 anmälda som såg detta i hela vårt land. Kul och bra jobbat av Skillspartner Talarförmedling & Utbildning. Jag ger också mina reflektioner på skillnaden och vad du behöver tänka på om du skall boka en digital föreläsning.

Här kan du både se smakprovet och mina reflektioner!

Allt gott/Micke, f.n. digital mötesevangelist

Fortsätt läsa

Våra olikheter och digitala möten.

Det var ett tag sedan jag skrev ett inlägg i min blogg på LinkedIn, men nu var det dags!

Det handlar bl.a. om mina reflektioner på att denna kris kan vara startskottet för att ta tag i sin möteskultur när många märker hur svårt det är att skapa digitala möten där alla får känna lust, mening och delaktighet.

Här kan du läsa hela artikeln!

På fredag är jag med på en livesänd frukostföreläsning genom Skillspartner. Jag kommer att bjuda på några smakprov från mina föreläsningar. Bl.a. ska jag prata om “effektivitet”, vad är det? Är det att maximera? Jag kommer också prata om tid och vad skulle hända om vi hade gott om den. Avslutningsvis blir det också en teaser på hur man skapar riktigt bra digitala möten.

Anmäl dig här för att se den kostnadsfria föreläsningen

 

 

 

Fortsätt läsa

Spelar det någon roll när vi har mötet?

En sak som ofta inte tas med i beräkningen när vi vill ha ett riktigt bra möte är när vi har det under dagen. Vi kollar mer efter när är det tomt i kalendern för de som skall vara med.

Det är dock viktigare än man kan tro för att uppnå en bra effekt.

I boken NÄR av Daniel Pink så finns det mycket forskning på oss som biologiska varelser och när på dagen vi är vårt bästa jag för olika saker. Här kommer några axplock på intressant forskning som finns att läsa i denna högintressanta bok som jag varmt rekommenderar.

  • Ca 70-80% av oss har en biologisk klocka som gör att vi funkar att arbeta mellan 08-17. Sedan finns det några lärkor och några ugglor. Min ena dotter är en lärka och den andra en uggla. Ugglan funkar dåligt fram till 10-11 på fm, är sitt bästa jag sedan på em och sedan på natten. Vi som tillhör massan fungerar bäst på förmiddagen, vi blir sämre efter lunch och sedan höjer vi prestationskurvan tidig kväll igen. Men oavsett vad vi tillhör har vi en topp, en dal och en återgång. Två sociologer studerade över 500 miljoner(!) tweets i 84 länder. 2,4 miljoner användare i olika kulturer. På förmiddagarna var tweetsen i allmänhet mer aktiva, engagerande och förhoppningsfulla.
  • 2006 gjordes en studie, av Kahneman, på drygt 900 kvinnor i USA med olika kulturella bakgrunder, utbildningsnivåer etc. Rytmiciteten verkade stämma oavsett bakgrund. På förmiddagarna upplevde. De flesta upplevde att de var gladare med en topp runt lunchtid, mindre glada under em och sedan gladare igen på kvällen. Det gällde samma sak för hur de var hjärtliga mot andra och hur roade de kände sig.
  • En annan studie på 26000 kvartalsrapporter från mer än 2100 börsnoterade företag visar att tonen var ofta mycket positivare under fm än om de höll träffen på em. Det påverkade t.o.m. aktiekursen. Dvs vill man ha fler glada investerare så skall kvartalsrapporten presenteras på fm!
  • Avsnittet om att felbehandlingar påsjukhu eller missa saker i en behandling gör att iaf jag inte tackar ja till läkartid under en em!
  • En stor studie i Danmark visar att resultaten på nationella prover är klart bättre om de utförs under förmiddag istället för på eftermiddag. Om man måste göra det under en eftermiddag kan man parera et negativa utfallet med att ge eleverna en paus på 15min där de är ute och rör på sig. Så det bästa är således prov på fm efter en utepaus!

Hur kan vi använda denna kunskap i mötessammanhang, några tankar hittar du i filmen. Hör av dig om du vill ha fler tips!

 

Fortsätt läsa

Gästblogg från Meetio!

Bättre mötesförutsättningar med arbetsplatsstatistik

Idag ligger statistik och siffror till grund för de flesta beslut företag fattar, det är det nog ingen som inte har koll på. Men visste du att statistik även går att använda för att planera och styra ditt kontor? Låt oss berätta!

Varför du behöver statistik

Överbokade och dubbelbokade mötesrum skapar inte bara frustration – det är en riktig tidstjuv. Har du förberett ett möte som sedan inte blir av på grund av ett upptaget rum har du både förlorat tid och pengar som kunde lagts på annat. Chansen är att när mötet väl blir av sitter frustrationen kvar i kroppen och mötet har inte samma förutsättningar som det hade haft vid första tillfället.

Genom arbetsplatsstatistik kan du enkelt se vilka rum som används eller inte, och hur mycket rummen utnyttjas i det stora hela. En hög användningsgrad kan antyda att ni antingen har för få mötesrum eller att mötena tar för lång tid. Men det kan också vara så att användningsgraden är ojämn över era rum. Låt oss visa på ett exempel!

Låt oss säga att du arbetar som office manager på ett företag eller annan verksamhet. På ert kontor har ni har åtta mötesrum. Dina medarbetare har under en tid klagat på att det är svårt att hitta rum och att det är dags att flytta till större lokaler. Men något känns inte rätt. Ni är inte så många personer på kontoret att ni faktiskt behöver fler rum.

Det är här vårt molnbaserade verktyg Meetio Admin kommer in i bilden. Istället för att famla i mörkret eller faktiskt ta steget att byta lokaler (vilket ofta brukar bli en både dyr och krånglig historia) kan du med några knapptryck se hur mötesrummen faktiskt används. Kanske upptäcker du att bara hälften av rummen utnyttjas, medan den andra hälften knappt utnyttjas alls.

Nästa steg är då att ta reda på varför de fyra rummen står tomma. Kanske är komforten inte lika hög, ljussättningen inte bra eller så finns inte utrustning för videokonferens eller dylikt i rummen. Anledningen till att kontoret känns för litet beror alltså inte på att det finns för få rum, utan för att hälften av de rum som finns inte har den utrustning som krävs och därför inte används. Användningsgraden av de andra rummen blir därför dubbelt så hög och då blir det såklart svårt att hitta lediga tider.

Bättre förutsättningar = bättre möten

Att hålla i produktiva möten är en utmaning i sig och krångel med mötesrum gör det inte lättare. Låt därför ditt kontor jobba för dig och inte mot dig – se till att ha de bästa förutsättningarna och du kommer märka att energimomenten blir mindre!

Johanna Carlsson, Meetio

Fortsätt läsa
Stäng meny