Om något självklart fanns, vore detta inte då självklart?

Hur länge ska chefer få fortsätta plåga sina medarbetare med dåliga möten?
Hur länge till ska chefer och ledare tillåtas ägna en stor del av sin arbetstid i möten som sällan skapar resultat och leder verksamheten framåt?

Man kan även undra hur länge ska medarbetare runt om i Sverige acceptera att de sitter i möten där de inte vet varför de är där eller vad de ska bidra med?

En annan relevant fråga är varför det på inget sätt synliggörs och märks i ett företag om man har chefer och medarbetare som ägnar en stor del av sin arbetstid på ineffektiva möten?

De allra flesta idag vet att dåliga och ineffektiva möten kostar miljarder för svenska företag.  Det är även vedertaget att dessa dåliga möten skapar stress, frustration och till råga på allt ett slöseri med företagets resurser.

Ja, men varför fortgår då detta vansinne trots denna vetskap?

Jag tror följande tre anledningar är tongivande och de primära anledningarna:

  1. Få företag mäter och synliggör mötestid och vilket resultat deras mötena ger.
    Idag mäts det mesta i företag, på längden, korsen och tvärsen, kan vara så att det mäts för mycket. Timmar mäts ofta i någon form av effektivitet mot budget eller mot föregående år, timmar som spenderas i möten mäts inte alls.
    Få företag har en tydlig översikt över vilka möten som finns, varför de finns och vad man ska prestera på respektive möte.
  2. Det finns en normalisering och acceptans kring mediokra och dåliga möten.
    Vi är flockdjur och vill tillhöra flocken, om ingen annan säger nåt så gör inte jag det heller. Kanske är det bara jag som tycker så här, inte värt att säga något. Jag avvaktar.
  3. Det saknas kompetens. De flesta företag utbildar sina chefer hedervärt i alla möjliga områden, men inte gällande möten. Hur kommer det sig att vi tror att chefer ska kunna veta hur man skapar bra möten? För att få tillgång till ett IT-system behövs ofta 1–2 dagars utbildning, för att ta människors och företagets tid och resurser i anspråk i stor utsträckning ställs få krav och det tillförs inte en enda utbildningstimme.

Vi saknar helt enkelt förebilder!
Vi behöver chefer och ledare som visar vägen för de andra.
Vi behöver medarbetare som säger stopp nu räcker det. Våga vägra dåliga möten!

Du som blir kallad till ett möte där du inte förstår varför ni ska ses eller vad mötet handlar om och vad det är du ska bidra med. Fråga, ge dig inte förrän du får ett svar du är nöjd med, våga säga nej om du inte anser att du har rätt förutsättningar att bidra till mötet.

Chefer och ledare har allt att vinna på att ta tag i sin möteskultur då det är en viktig nyckel att nå alla former av resultat. Det är ett stort ansvar på chefer som ska leverera lönsamhetsresultat, se till att medarbetarna är nöjd, att gäster och kunder är nöjda samt allra minst så har chefer ett psykosocialt arbetsmiljöansvar.

Jag vill påstå efter mina 20 års erfarenhet som chef och ledare att en bra möteskultur idag är den absolut viktigaste nyckeln. I en tid där vi blir mer och mer individualister och vi ägnar mer och mer tid på sociala medier kommer det fysiska mötet vara en av de viktigaste verktygen en chef har. När det poppar upp nya verktyg och system som svampar i backen är det otroligt viktigt att kunna skapa en struktur och styrning kring hur och till vad vi använder alla dessa kommunikativa verktyg. Idag pratas det mycket om det närvarande ledarskapet, agilt ledarskap, kommunikativt ledarskap men märkligt nog innefattar det sällan möten eller mötet. Trots att mötestid är så stor del av den totala arbetstiden verkar det som att vi ibland låtsas som att mötena inte finns eller existerar.

Glädjande nog kan vi ana ett trendbrott i att företagsledningar börjat inse att en god, effektiv och sund möteskultur är en ledningsstrategisk fråga och att det är dags att göra något åt det. Det är nog så att det helt enkelt inte finns så mycket mer att skruva och effektivisera längre, med undantag för just möten som under många år fått fortgå helt utan att någon har ifrågasatt dess existens.
Lönsamhetskraven lär inte minska, så om ett företag ska öka lönsamheten kan en bra idé vara att tag i sin möteskultur. 30% av mötestiden går att frigöra genom en bra möteskultur. En sund och god arbetsmiljö samt ökad attraktionskraft som arbetsgivare är vad en god möteskultur leder till.

Det finns få saker av så omfattande karaktär där man kan på så kort tid kan åstadkomma så stora förbättringar som man kan genom att ta tag i sin möteskultur.
Möten och ett företags möteskultur är ingen egen process, det är kittet som håller ihop alla andra processer och hjälper en organisation leverera och prestera resultat.

Är du redo att bli en förebild?

Be gr8
Helene

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Kanonpris på vår digitala mötesledarutbildning

I samband med vår turné av Möteskulturdagen och vårt 10-årsjubileum vill vi erbjuda dig ett fantastiskt pris på vår digitala mötesledarutbildning.

Hela oktober ut får du 59 % rabatt!
Pis: 995 kr (ordinarie pris 2.450 kr).

Passa på att köpa in webutbildningen till dig och dina kollegor och det gör du via www.mötenochkommunikation.se

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

En reflektion som jag hoppas kan ge någon en ny insikt!

Möten är inte en egen process, möten är HUR´et i det mesta vi gör, levererar och presterar i en organisation.
Att ha dåliga möten eller låt oss säga halvbra möten kommer påverka det mesta ni vill i er organisation till en lite sämre prestation.

Ledarskap blir ett tydligt exempel.
Idag är det mycket fokus på Agilt ledarskap och Kommunikativt ledarskap vilket är bra. Ofta i dessa förändringsprocesser och utbildningar berör man inte mötesteknik och hur man skapar bra möten.
HUR ska en ledare kunna tillämpa sitt ledarskap om denne inte vet hur man förbereder ett bra möte, en bra agenda, hur hen skapar energi, sätter gemensamma förväntningar etc.
Konstigt? Ja, helt klart om man inte är av uppfattningen att hur man skapar en bra möten är en medfödd egenskap och kunskap.
Det är det ju såklart inte, hur vi skapar bra möten består av många detaljer och delar som vi behöver lära oss och sedan träna på.

Generellt sett så har bra ledare bättre möten då de tycks i större utsträckning förstå att involvera och engagera sin medarbetare och team.

Ett bra sätt att se sina möten och en organisations möteskultur är att se mötena som ett ”kitt” som håller ihop processer, leveranser och en organisation.
Se inte att förbättra era möten och möteskultur som en egen process.
Se det som att ni förstärker genomförandekraften i HUR ni ska leverera och prestera allt annat ni vill. Det är i mötet som vi blir till. Det är där vi skapar engagemang och delaktighet. Det är via bra möten vi skapar en sund och god arbetsmiljö.
Det är där vi tillsammans ser till att vi når våra mål, kanske till och med förverkligar vår vision.

Varför är det då inte fler som har bra möten eller varför accepterar så många dåliga möten?
Vår uppfattning av att ha hjälp 100 tals företag och organisationer är att alla chefer och ledare vill ha en bättre möteskultur i sin organisation.
Men just ” mina möten” är rätt bra säger de flesta och detta tror vi beror på att få är utbildade så vi har väldigt få goda exempel att ta efter.
Ett annat hinder är ingen ”äger” möteskulturfrågan i en organisation trots att möten upptar 30% av all arbetstid för tjänstepersoner.

Vi behöver fler chefer och ledare som tar steget, visar vägen, skapar bättre möten och blir goda förebilder

Är du redo?

Heléne, operativ vd och strategisk rådgivare gr8 meetings

Fortsätt läsa

Gästblogg av Meetio: Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Vår samarbetspartner Meetio kommer att gästa vår blogg då och då och dela med sig av erfarenheter och kunskap inom detta område. Meetio arbetar med enkla mötesrumsbokningar så att detta fungerar smidigt så att du istället kan använda din energi till att förbereda mötet på rätt sätt.

Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Än har vi inte tröttnat på trenden med kontorslandskap – tvärtom! Den öppna planlösningen utgör grunden i de flesta moderna kontor. I tillägg till detta tillbringar vi en stor del av vår arbetstid i möten. Att företag blivit mer mötesintensiva i kombination med de öppna ytorna, gör att vi måste tänka efter en extra gång när vi utformar våra arbetsplatser för att utnyttja ytorna så smart som möjligt. Ett av de vanligaste misstagen vi ser många göra är att bygga för stora mötesrum.

Rummen som slukar dina ytor
Väldigt ofta ser man att det sitter 1-2 personer i ett konferensrum anpassat för 8-10 personer. Vår extensiva användardata visar att 50-70% av alla möten i Sverige består av 1-4 personer och att 1 mötesdeltagare är det allra vanligaste(!). Alltså att en person bokar ett mötesrum för att använda det själv, t.ex. vid telefon- eller videomöten. Efter 1 deltagare är 2 vanligast, sedan 3 o.s.v. Vi ser därtill att möten med bara en person ökar!

Det är tydligt att det är fler, mindre rum som i första hand behövs och inte få, överdimensionerade konferensrum. Varför har så många för stora konferensrum då? Troligtvis är det ett gammalt tänk som lever kvar. Förr hölls det avsevärt färre möten och det var främst chefer och ledning som deltog i dem. Sedan associerar fortfarande många ordet ”mötesrum” med de typiska styrelserummen vi ofta ser i filmer och tv-serier.

Hur ser det ut hos er – är minst 50% av mötesrummen anpassade för 1-4 personer…? I så fall – grattis!

Varför mindre mötesrum?
• Mindre* mötesrum gör att man får plats med fler rum = mindre outnyttjad yta.
• Ju fler rum, desto bättre rumstillgänglighet – något som i sin tur möjliggör fler spontanmöten. Förresten, visste du att 25% av alla bokade möten är spontana?!
• Det är enklare att anpassa mindre rum efter olika behov jämfört med stora, pompösa konferensrum.

*Med mindre menar vi inte att rummen ska vara pyttesmå, men att de är anpassade för ett mindre antal personer.

Jag trivs bäst i öppna landskap, eller?
Även om kontorslandskap har många fördelar när det kommer till samarbete, öppen kommunikation och att minska hierarkiska strukturer, så har de även sina nackdelar. Många upplever en försämrad koncentrationsförmåga och att man ständigt störs av visuella och ljudliga distraktioner.

När man jobbar med öppna planlösningar blir det därför extra viktigt att också skapa ytor ämnade för arbete som kräver mer lugn och ro. Har man då flera mindre mötesrum istället för några få stora, kan medarbetare bara boka ett rum och gå dit. För att stänga ute ljud kan s.k. phone booths vara en god investering. Ett phone booth är alltså ett ljudisolerat, mobilt rum dit man kan gå för att prata i telefon eller ha videomöten – lugnare både för den som pratar och för kollegorna som slipper höra andras samtal.

Sammanfattningsvis handlar det om att helt enkelt tänka ett varv extra när man planerar sina kontorsytor, så att anställda har förutsättningar att kunna vara produktiva.

Vill du veta mer om hur ni kan förbättra er mötesrumshantering, eller bara vill veta mer om arbetsplatsutformning? Läs mer eller kontakta oss på www.getmeetio.com

Bildtext: Bild lånad från Moelven

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Våra LIA-elever ger sina bästa mötestips

Laila och Magnus har gjort sin LIA (Lärande I Arbete) hos oss på gr8 meetings. Det har varit så kul att ha de här och vi hoppas att de har lärt sig mycket. Vi frågade dem om vilket bästa mötestips de tar med sig härifrån och vilka det är berättar de om här i vår fredagsblogg. Musik och förberedelser var det som de tycker förhöjer ett möte mest.

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

Fredagsblogg: 10-årsjubileum och därmed tävling!

För 10 år sedan bestämde Micke sig för att frälsa världen från dåliga, energilösa möten och istället inspirera till bättre resultat genom bra möten. Förutom bra resultat så ger bra möten mer energi, roligare arbete, bättre teamkänsla, ja, helt enkelt en bättre social arbetsmiljö. Vi har under dessa år spridit kunskap, inspirerat och missionerat och känner en stor stolthet över att ha bidragit till att få upp dessa frågor på de flesta organisationers agenda. Det är en så häftig känsla att få hjälpa andra att bli framgångsrika genom bättre möten.

För att fira våra första 10 år ger vi nu dig chansen att vinna ett halvdagsmöte för upp till 10 personer i vår vackra mötesmiljö i Västra Hamnen i Malmö. Det kanske är din ledningsgrupp, avdelning, projektgrupp eller dylikt. Vi hjälper dig att utifrån dina önskemål skapa ett möte som dina kollegor sent skall glömma. Lokal, lunch, fika, rådgivning och, om ni vill, en valfri föreläsning (värde 25.000 kr) med Micke ingår . Vinsten skall utnyttjas i juni eller augusti 2018.

Ni som är i störst behov vinner!

Skicka din motivering varför just ni behöver hjälp med bättre möten till Micke senast den 5 juni. Vinnaren meddelas den 7 juni och en återkoppling om hur mötet gick kommer i ett nyhetsbrev framöver! Vi lovar att alla motiveringar hålls konfidentiella, samt att vi återkommer med fler tävlingar och erbjudanden under vårt jubileumsår!

Så in och tävla och motivera så kanske vi får välkomna just er på en inspirerande halvdag hos oss! Lycka till!

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

Fredagsblogg: Dåliga möten

För 8 år sedan spelade vi in den här filmen med Peter Magnusson och den stämmer fortfarande lika bra. Den är baserad på mötesfakta/Meeting Quality Index framtaget av företaget 3S.
Det som är en stor skillnad är att många organisationer och företag tar tag i sin möteskultur idag – det är helt enkelt en stor organisationstrend! Och visst är det skönt, för vill man ha det så här?!

Fortsätt läsa

Cancerkompisar är en del av vårt CSR-arbete

gr8 meetings har valt två samarbetspartners gällande vårt CSR-arbete, dels IM, Individuell Människohjälp, och dels Cancerkompisar.se.
Den 21 mars var jag som representant, som företagskompis och ambassadör, för Cancerkompisar på Onkologidagarna i Jönköping för att berätta mer om vår, canceranhörigas, situation och vad vi kan göra för att må bättre. Alla som vill kan skaffa sig en cancerkompis, det hjälper, jag vet, för jag har min egen Cancerkompis Rebecca.

Mitt budskap var att – Våga prata! och att – Våga reflektera!

Läs gärna artikeln om mig, vårt CSR-arbete och Cancerkompisar.se

// Pauline

Fortsätt läsa

Vi talare behövs mer än någonsin!

Nyligen avslutade vi Norra Europas första Talarfestival i Malmö. Det var Talarföreningen National Association Speakers Sweden som arrangerade den. En ideell branschförening för Talare & Moderatorer. Drygt 300 personer valde att lägga en söndag eftermiddag för att inspireras, få nya intryck och kanske ifrågasättas!

I en värld där vi kan köpa en kaffe på Starbucks överallt, där samma skjorta på HM säljs över hela världen och där alla läser samma saker så tenderar världen att krympa istället för att vidgas. När en bank för några år sedan i USA gick i konkurs så skakade hela världens börser. Alla gör lika.

Därför tror jag att nya intryck utifrån är viktigare än någonsin i våra organisationer idag.
14 föreläsningar i timmen med en massa olika teman skapade en härlig känsla av kunskap & inspiration. Inspiration kommer från grekiskans Inspira som betyder “att väcka liv”.

Det är just det vi talare kan göra. Väcka liv i de frågor vi brinner för.
Vad skulle du vilja väcka liv i, i din organisation?

/Micke, mötesevangelist

Jag, Christina Åkerberg, Björn Ranelid (som invigde) och SaraClaes Schmidt

Fortsätt läsa

Trendspaning: Bättre möteskultur

Förr ringde den som var mest trött på dåliga möten på jobbet.
Idag är det skillnad.

För några år sedan fick vi samtal från den person på företag som blivit mest trött på ineffektiva och rent utsagt dåliga möten. De önskade hjälp att skapa bättre, effektiva och till och med roliga möten, men det var ännu inte en ledningsstrategisk fråga.

Möten som man ser fram emot. Möten där man vet vad man skall bidra redan innan man går dit och möten som skapar resultat och glädje på jobbet.

Idag inser allt fler stora organisationer värdet i att förbättra sin möteskultur. Fler och fler fattar beslutet att ta tag i sina dåliga möten på koncernnivå och ledningen är både delaktig och medveten om hur mycket ineffektiva möten egentligen kostar. Både i resultat och medarbetarglädje.

Idag ringer HR-direktören, Utvecklingsstrategen eller motsvarande och säger;
-Vi har ett koncernbeslut på att ta tag i vår möteskultur. Vad kan ni bidra med?

Vi tror att detta beror på olika faktorer. Dels så är tiden mer dyrbar än någonsin.
I alla branscher är det lika hårt tryck och få medarbetare hinner göra klart det hen hade förutsatt sig att hinna med under dagen. Förutom att de flesta redan har för mycket så skall allt idag transformeras och digitaliseras.

De interna processerna som inte skapar värde ökar. Företag och organisationer med fler än 500 anställda verkar inte ens behöva ha produkter, tjänster eller kunder för de är fullt upptagna med varandra. När många tråkiga och ineffektiva möten läggs på detta ansvar stjäl de både tid, pengar och energi.

När vi dessutom nu har möjligheten att ses oftare virtuellt sätter det också fokus på kvalitén. Det är nog svårt att få engagemang och energi i fysiska möten, men ännu svårare är det i de virtuella.

Vi människor är flockdjur, så ju fler som tar tag i sina möten och möteskulturen i företag och organisationer, desto fler inspireras att göra detsamma. Läs mer om hur du kan trotsa mötesnormer trots att vi är flockdjur.

Det är några av de faktorer som gör att allt fler tar tag i sin möteskultur och att allt fler ser detta, med rätta, som en ledningsstrategisk fråga.

Få saker skapar större effekt med så lite insats som att satsa på sin möteskultur.

Fortsätt läsa
Stäng meny