Fredagsbloggen: Kanonpris på vår digitala mötesledarutbildning

I samband med vår turné av Möteskulturdagen och vårt 10-årsjubileum vill vi erbjuda dig ett fantastiskt pris på vår digitala mötesledarutbildning.

Hela oktober ut får du 59 % rabatt!
Pis: 995 kr (ordinarie pris 2.450 kr).

Passa på att köpa in webutbildningen till dig och dina kollegor och det gör du via www.mötenochkommunikation.se

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

En reflektion som jag hoppas kan ge någon en ny insikt!

Möten är inte en egen process, möten är HUR´et i det mesta vi gör, levererar och presterar i en organisation.
Att ha dåliga möten eller låt oss säga halvbra möten kommer påverka det mesta ni vill i er organisation till en lite sämre prestation.

Ledarskap blir ett tydligt exempel.
Idag är det mycket fokus på Agilt ledarskap och Kommunikativt ledarskap vilket är bra. Ofta i dessa förändringsprocesser och utbildningar berör man inte mötesteknik och hur man skapar bra möten.
HUR ska en ledare kunna tillämpa sitt ledarskap om denne inte vet hur man förbereder ett bra möte, en bra agenda, hur hen skapar energi, sätter gemensamma förväntningar etc.
Konstigt? Ja, helt klart om man inte är av uppfattningen att hur man skapar en bra möten är en medfödd egenskap och kunskap.
Det är det ju såklart inte, hur vi skapar bra möten består av många detaljer och delar som vi behöver lära oss och sedan träna på.

Generellt sett så har bra ledare bättre möten då de tycks i större utsträckning förstå att involvera och engagera sin medarbetare och team.

Ett bra sätt att se sina möten och en organisations möteskultur är att se mötena som ett ”kitt” som håller ihop processer, leveranser och en organisation.
Se inte att förbättra era möten och möteskultur som en egen process.
Se det som att ni förstärker genomförandekraften i HUR ni ska leverera och prestera allt annat ni vill. Det är i mötet som vi blir till. Det är där vi skapar engagemang och delaktighet. Det är via bra möten vi skapar en sund och god arbetsmiljö.
Det är där vi tillsammans ser till att vi når våra mål, kanske till och med förverkligar vår vision.

Varför är det då inte fler som har bra möten eller varför accepterar så många dåliga möten?
Vår uppfattning av att ha hjälp 100 tals företag och organisationer är att alla chefer och ledare vill ha en bättre möteskultur i sin organisation.
Men just ” mina möten” är rätt bra säger de flesta och detta tror vi beror på att få är utbildade så vi har väldigt få goda exempel att ta efter.
Ett annat hinder är ingen ”äger” möteskulturfrågan i en organisation trots att möten upptar 30% av all arbetstid för tjänstepersoner.

Vi behöver fler chefer och ledare som tar steget, visar vägen, skapar bättre möten och blir goda förebilder

Är du redo?

Heléne, operativ vd och strategisk rådgivare gr8 meetings

Fortsätt läsa

Gästblogg av Meetio: Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Vår samarbetspartner Meetio kommer att gästa vår blogg då och då och dela med sig av erfarenheter och kunskap inom detta område. Meetio arbetar med enkla mötesrumsbokningar så att detta fungerar smidigt så att du istället kan använda din energi till att förbereda mötet på rätt sätt.

Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Än har vi inte tröttnat på trenden med kontorslandskap – tvärtom! Den öppna planlösningen utgör grunden i de flesta moderna kontor. I tillägg till detta tillbringar vi en stor del av vår arbetstid i möten. Att företag blivit mer mötesintensiva i kombination med de öppna ytorna, gör att vi måste tänka efter en extra gång när vi utformar våra arbetsplatser för att utnyttja ytorna så smart som möjligt. Ett av de vanligaste misstagen vi ser många göra är att bygga för stora mötesrum.

Rummen som slukar dina ytor
Väldigt ofta ser man att det sitter 1-2 personer i ett konferensrum anpassat för 8-10 personer. Vår extensiva användardata visar att 50-70% av alla möten i Sverige består av 1-4 personer och att 1 mötesdeltagare är det allra vanligaste(!). Alltså att en person bokar ett mötesrum för att använda det själv, t.ex. vid telefon- eller videomöten. Efter 1 deltagare är 2 vanligast, sedan 3 o.s.v. Vi ser därtill att möten med bara en person ökar!

Det är tydligt att det är fler, mindre rum som i första hand behövs och inte få, överdimensionerade konferensrum. Varför har så många för stora konferensrum då? Troligtvis är det ett gammalt tänk som lever kvar. Förr hölls det avsevärt färre möten och det var främst chefer och ledning som deltog i dem. Sedan associerar fortfarande många ordet ”mötesrum” med de typiska styrelserummen vi ofta ser i filmer och tv-serier.

Hur ser det ut hos er – är minst 50% av mötesrummen anpassade för 1-4 personer…? I så fall – grattis!

Varför mindre mötesrum?
• Mindre* mötesrum gör att man får plats med fler rum = mindre outnyttjad yta.
• Ju fler rum, desto bättre rumstillgänglighet – något som i sin tur möjliggör fler spontanmöten. Förresten, visste du att 25% av alla bokade möten är spontana?!
• Det är enklare att anpassa mindre rum efter olika behov jämfört med stora, pompösa konferensrum.

*Med mindre menar vi inte att rummen ska vara pyttesmå, men att de är anpassade för ett mindre antal personer.

Jag trivs bäst i öppna landskap, eller?
Även om kontorslandskap har många fördelar när det kommer till samarbete, öppen kommunikation och att minska hierarkiska strukturer, så har de även sina nackdelar. Många upplever en försämrad koncentrationsförmåga och att man ständigt störs av visuella och ljudliga distraktioner.

När man jobbar med öppna planlösningar blir det därför extra viktigt att också skapa ytor ämnade för arbete som kräver mer lugn och ro. Har man då flera mindre mötesrum istället för några få stora, kan medarbetare bara boka ett rum och gå dit. För att stänga ute ljud kan s.k. phone booths vara en god investering. Ett phone booth är alltså ett ljudisolerat, mobilt rum dit man kan gå för att prata i telefon eller ha videomöten – lugnare både för den som pratar och för kollegorna som slipper höra andras samtal.

Sammanfattningsvis handlar det om att helt enkelt tänka ett varv extra när man planerar sina kontorsytor, så att anställda har förutsättningar att kunna vara produktiva.

Vill du veta mer om hur ni kan förbättra er mötesrumshantering, eller bara vill veta mer om arbetsplatsutformning? Läs mer eller kontakta oss på www.getmeetio.com

Bildtext: Bild lånad från Moelven

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Våra LIA-elever ger sina bästa mötestips

Laila och Magnus har gjort sin LIA (Lärande I Arbete) hos oss på gr8 meetings. Det har varit så kul att ha de här och vi hoppas att de har lärt sig mycket. Vi frågade dem om vilket bästa mötestips de tar med sig härifrån och vilka det är berättar de om här i vår fredagsblogg. Musik och förberedelser var det som de tycker förhöjer ett möte mest.

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

Fredagsblogg: 10-årsjubileum och därmed tävling!

För 10 år sedan bestämde Micke sig för att frälsa världen från dåliga, energilösa möten och istället inspirera till bättre resultat genom bra möten. Förutom bra resultat så ger bra möten mer energi, roligare arbete, bättre teamkänsla, ja, helt enkelt en bättre social arbetsmiljö. Vi har under dessa år spridit kunskap, inspirerat och missionerat och känner en stor stolthet över att ha bidragit till att få upp dessa frågor på de flesta organisationers agenda. Det är en så häftig känsla att få hjälpa andra att bli framgångsrika genom bättre möten.

För att fira våra första 10 år ger vi nu dig chansen att vinna ett halvdagsmöte för upp till 10 personer i vår vackra mötesmiljö i Västra Hamnen i Malmö. Det kanske är din ledningsgrupp, avdelning, projektgrupp eller dylikt. Vi hjälper dig att utifrån dina önskemål skapa ett möte som dina kollegor sent skall glömma. Lokal, lunch, fika, rådgivning och, om ni vill, en valfri föreläsning (värde 25.000 kr) med Micke ingår . Vinsten skall utnyttjas i juni eller augusti 2018.

Ni som är i störst behov vinner!

Skicka din motivering varför just ni behöver hjälp med bättre möten till Micke senast den 5 juni. Vinnaren meddelas den 7 juni och en återkoppling om hur mötet gick kommer i ett nyhetsbrev framöver! Vi lovar att alla motiveringar hålls konfidentiella, samt att vi återkommer med fler tävlingar och erbjudanden under vårt jubileumsår!

Så in och tävla och motivera så kanske vi får välkomna just er på en inspirerande halvdag hos oss! Lycka till!

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

Fredagsblogg: Dåliga möten

För 8 år sedan spelade vi in den här filmen med Peter Magnusson och den stämmer fortfarande lika bra. Den är baserad på mötesfakta/Meeting Quality Index framtaget av företaget 3S.
Det som är en stor skillnad är att många organisationer och företag tar tag i sin möteskultur idag – det är helt enkelt en stor organisationstrend! Och visst är det skönt, för vill man ha det så här?!

Fortsätt läsa

Cancerkompisar är en del av vårt CSR-arbete

gr8 meetings har valt två samarbetspartners gällande vårt CSR-arbete, dels IM, Individuell Människohjälp, och dels Cancerkompisar.se.
Den 21 mars var jag som representant, som företagskompis och ambassadör, för Cancerkompisar på Onkologidagarna i Jönköping för att berätta mer om vår, canceranhörigas, situation och vad vi kan göra för att må bättre. Alla som vill kan skaffa sig en cancerkompis, det hjälper, jag vet, för jag har min egen Cancerkompis Rebecca.

Mitt budskap var att – Våga prata! och att – Våga reflektera!

Läs gärna artikeln om mig, vårt CSR-arbete och Cancerkompisar.se

// Pauline

Fortsätt läsa

Vi talare behövs mer än någonsin!

Nyligen avslutade vi Norra Europas första Talarfestival i Malmö. Det var Talarföreningen National Association Speakers Sweden som arrangerade den. En ideell branschförening för Talare & Moderatorer. Drygt 300 personer valde att lägga en söndag eftermiddag för att inspireras, få nya intryck och kanske ifrågasättas!

I en värld där vi kan köpa en kaffe på Starbucks överallt, där samma skjorta på HM säljs över hela världen och där alla läser samma saker så tenderar världen att krympa istället för att vidgas. När en bank för några år sedan i USA gick i konkurs så skakade hela världens börser. Alla gör lika.

Därför tror jag att nya intryck utifrån är viktigare än någonsin i våra organisationer idag.
14 föreläsningar i timmen med en massa olika teman skapade en härlig känsla av kunskap & inspiration. Inspiration kommer från grekiskans Inspira som betyder “att väcka liv”.

Det är just det vi talare kan göra. Väcka liv i de frågor vi brinner för.
Vad skulle du vilja väcka liv i, i din organisation?

/Micke, mötesevangelist

Jag, Christina Åkerberg, Björn Ranelid (som invigde) och SaraClaes Schmidt

Fortsätt läsa

Trendspaning: Bättre möteskultur

Förr ringde den som var mest trött på dåliga möten på jobbet.
Idag är det skillnad.

För några år sedan fick vi samtal från den person på företag som blivit mest trött på ineffektiva och rent utsagt dåliga möten. De önskade hjälp att skapa bättre, effektiva och till och med roliga möten, men det var ännu inte en ledningsstrategisk fråga.

Möten som man ser fram emot. Möten där man vet vad man skall bidra redan innan man går dit och möten som skapar resultat och glädje på jobbet.

Idag inser allt fler stora organisationer värdet i att förbättra sin möteskultur. Fler och fler fattar beslutet att ta tag i sina dåliga möten på koncernnivå och ledningen är både delaktig och medveten om hur mycket ineffektiva möten egentligen kostar. Både i resultat och medarbetarglädje.

Idag ringer HR-direktören, Utvecklingsstrategen eller motsvarande och säger;
-Vi har ett koncernbeslut på att ta tag i vår möteskultur. Vad kan ni bidra med?

Vi tror att detta beror på olika faktorer. Dels så är tiden mer dyrbar än någonsin.
I alla branscher är det lika hårt tryck och få medarbetare hinner göra klart det hen hade förutsatt sig att hinna med under dagen. Förutom att de flesta redan har för mycket så skall allt idag transformeras och digitaliseras.

De interna processerna som inte skapar värde ökar. Företag och organisationer med fler än 500 anställda verkar inte ens behöva ha produkter, tjänster eller kunder för de är fullt upptagna med varandra. När många tråkiga och ineffektiva möten läggs på detta ansvar stjäl de både tid, pengar och energi.

När vi dessutom nu har möjligheten att ses oftare virtuellt sätter det också fokus på kvalitén. Det är nog svårt att få engagemang och energi i fysiska möten, men ännu svårare är det i de virtuella.

Vi människor är flockdjur, så ju fler som tar tag i sina möten och möteskulturen i företag och organisationer, desto fler inspireras att göra detsamma. Läs mer om hur du kan trotsa mötesnormer trots att vi är flockdjur.

Det är några av de faktorer som gör att allt fler tar tag i sin möteskultur och att allt fler ser detta, med rätta, som en ledningsstrategisk fråga.

Få saker skapar större effekt med så lite insats som att satsa på sin möteskultur.

Fortsätt läsa

Även inspiration kan leda till förändring

Godmorgon!

Här kommer en inspirerande story om hur även enbart inspiration kan leda till förändring. Och förbättring.

Inspiration kommer från Inspira och betyder ”Väcka liv”, och det är ju det vi gör när vi föreläser. Vi väcker liv i en specifik fråga eller ämne och i vårt fall handlar inspirationen om Möteskultur och Den ständiga uppkopplingen.

Ibland när vi pratar om våra föreläsningar får vi höra att ”Det får inte bara vara inspiration utan det måste vara mer konkret.” Och ibland blir det precis tvärtom.

För ett tag sedan hade jag en konversation med en av deltagarna på Möteskulturdagen tidigare i år och det samtalet kommer jag att minnas länge.
Hon berättade för mig vilken resa hon och hennes avdelning, (på en av våra kommuner i Sverige) har gjort den senaste tiden, enbart för att hon hade fått så mycket inspiration på Möteskulturdagen.

(Möteskulturdagen är ett forum och inspirationsdag för möteskultur och samlar varje år föreläsareliten inom goda möten- Både mellan människor och i organisationer.)

Det de har gjort på kommunen är ett bevis på att inspiration driver saker framåt och att små underverk även på arbetsplatsen. Hon berättade;

”Pauline, det här är så roligt! Att dessa små förändringar kan göra så stor skillnad. Från början trodde jag inte själv att det var möjligt.

Det jag började med, efter att jag hade varit på denna inspirationsdag, var möbleringen, säger kvinnan på andra sidan telefonluren.

Tidigare satt vi i skolsittning, nu sitter vi i en halvcirkel med bara stolar.
Du skulle se minerna när jag hade tagit bort borden! Oj, vad det var jobbigt för vissa, men vi körde på.
Jag tänkte att denna förändring är nog så jobbig för att vi alltid har haft bord, detta är nytt och vi måste bara vänja oss.

Nu efteråt kommenterar alla att detta är något av det bästa vi har gjort och varför har vi inte gjort det tidigare?På detta sätt är alla involverade, alla får komma till tals och även mötesledaren som håller i mötet sitter med oss i halvcirkeln.

Det vi också ganska snabbt ändrade på var vårt fika. Istället för att börja mötet med att fika, då alla skall få sin macka och kaffe och samtidigt vara fokuserade på mötet, så delar vi upp det. Vi börjar med 45 minuters möte, det är ungefär så länge vi orkar hålla fokus och sedan tar vi en paus. Då fikar vi och fyller på med energi och umgås faktiskt med varandra. Vi hinner prata och det känns som att vi har lärt känna nya sidor av varandranär  vi nu tar oss tiden till det.
Därefter fortsätter vi mötet i 45 minuter till och än så länge har vi inte gått över tiden en enda gång!

-Det sista jag ville prova var att spela musik, men jag drog mig för det. Jag hade själv en förutfattad mening om vad de andra skulle tycka och tänka. Att de kanske skulle tycka att jag var oseriös eller att det blev flamsigt, men till slut tänkte jag på inspirationen jag hade fått och kände, vad är det värsta som kan hända?
Någon kan säga att de inte tycker om det. Inte mer än så. Det kan jag ta.
Så var det dags för mötet till vilket jag hade omsorgsfullt valt ut musik. Allt för att det skulle bli rätt.

Och vad hände? Vi var mer positiva och glada än vad vi normalt brukar vara inför och under dessa möten.
Inte för att vi är några surisar direkt, utan för att musik gör något alldeles särskilt med kroppen och sinnesstämningen, det höjer humöret helt enkelt.
Och det märktes tydligt!

Den person jag bävade mest för gällande musiken kom fram till mig efter mötet och sade;
-Varför har vi inte haft detta tidigare? Vilken energi vi hade idag och vilka bra beslut vi fattade!

Och jag tänkte för mig själv, vilken tur att jag vågade.

Allt detta är toppen och jag är så tacksam för att jag fick denna inspiration. Det är ju faktiskt upp till var och en vad man sedan vill göra med den inspiration man har fått.”

Så avslutade hon vårt samtal. Och vilket samtal! Detta kommer jag att minnas.

Vi hoppas att du nu också har fått inspiration till att göra de där små förändringarna i era möten som kan göra så stor skillnad.

// Pauline, gr8 meetings

Fortsätt läsa
Stäng meny