Icebreaker och Energizer för bättre och effektivare möten

Ett roligt och lekfullt tips för roligare och effektivare möten är att planera in icebreakers och energizers i agendan.

Ice-breakers använder du med fördel i början på mötet för att tidigt aktivera alla deltagare, öppna upp stämningen och just bryta isen.

Energizers är bra att ha på lager när energin dippar under det lite längre mötet. De hjälper till att få igång den mentala aktiviteten igen och bidrar med energi och lust till mötet.

Icebreaker: Högsta gemensamma nämnare

TID: 8-15 min.

ANTAL: Dela in i små grupper om 3-5 personer.

HUR: Grupperna skall under 5 min komma fram till högsta gemensamma nämnare. Ditt uppdrag är att utmana grupperna att komma fram till så oförutsägbara ”nämnare” som möjligt. Några exempel kan vara att alla pratar 4 språk, alla är födda i kräftans tecken eller alla har gått buggkurs. Uppmuntra att komma ifrån exempel som att alla har en bror, alla kör Volvo, alla handlar på Ica.

Syftet är ju att ta reda på så mycket som möjligt om varandra för att hitta högsta gemensamma nämnare! Detta innebär att grupperna skall utnyttja hela sina fem minuter, för ni kommer hela tiden att hitta en ännu högre ”nämnare”. Bryt efter 5 minuter och be varje grupp presentera sin högsta gemensamma nämnare. Utse en vinnande grupp!

———————————————————————————————————

Energizer: Energimingel

TID: 5-10 min

ANTAL: Obegränsat.

HUR: Be alla ställa sig upp och mingla runt i rummet. De ska mötas en och två och två och ge den andra en komplimang. Det kan vara saker som ”jag uppskattar att du alltid kommer i tid till våra möten” eller ”jag är glad över att du alltid frågar hur jag mår”. Sätt gärna på musik under övningen och avrunda efter ett par minuter. Denna övning ger verkligen stark energi och passar under eller sist på ett möte. Efter att ha genomfört den ett par gånger med samma grupp, vill alla göra den igen och igen och igen…

Fortsätt läsa

Nominerad till årets HR-bok!

Vilken häftig nyhet vi fick idag!

Vår senaste bok Effektiva Möten (som är helt fel titel, vi skriver om varför den är det i boken) har blivit nominerad till Årets HR-bok!

Stolt och så glad att fått göra denna tillsammans med Heléne & Antoni Lacinai. Häftigt att vårt ämne omtalas på detta vis och det är också en signal att mognaden för “bättre möten” blir allt större.

Vi ser hela tiden tydliga signaler. 52% av alla de 900 personer som var på Möteskulturdagen satt i en ledningsgrupp, allt fler som tar in oss i organisationer har ett koncernbeslut på det, allt fler medarbetarundersökningar visar tydligt “att det är dags nu” och sedan denna nominering!

GLADA hälsningar

Micke Darmell

 

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen 20181207

Idag har vi härarbetat på Örenäs Slott. En pärla mellan Malmö & Helsingborg.
Vi har utvecklat vårt utbud av utbildningar pga att efterfrågan ökat.
Det är inte så konstigt att efterfrågan ökar i takt med att vi allt fler kommunikationskanaler.

För tjugo år sedan hade vi möten och våra brev i internkuverten för kommunikation. Idag ser det annorlunda ut. För drygt 20 år sedan blev mejl en verklighet. Som ett hjälpmedel. I många stora organisationer idag är det ett……stjälpmedel. Varför då? För att vi inte har bestämt vad vi skall ha den till. När vi då blir allt sämre på att svara på mejl, då tar vi till messenger, slack och andra digitala plattformar. Hjälper det? Knappast om vi inte bestämt hur och var vi ska adressera de olika frågorna i organisationen.

Det är viktigare än någonsin att få styr på den interna kommunikationen. Om inte skapar den än mer ineffektivitet och stress.

Kolla på videon!

Trevlig helg!
Heléne & Micke

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Namn på mötet

Ett bra namn på mötet betyder mer än vad man tror. Det skapar energi och motivation, det ökar engagemanget hos alla deltagarna. Ta fram ett namn på era möten som beskriver varför ni har mötet och vad ni skall göra, det höjer energin och ökar förståelsen varför ni ska ha just detta möte. Att ha ett namn på mötet som beskriver när man har det, exempelvis torsdagsmöte eller morgonmöte eller vem som träffas, ledningsgruppsmöte är vanligt men skapar ingen energi och inget engagemang. Testa att byta namn på ert möte om ni känner att det inte bidrar till att göra mötet riktigt bra. Dela gärna med dig av din erfarenhet av detta så att vi alla kan lära oss av varandra.

Lycka till och trevlig helg!

Fortsätt läsa

Om något självklart fanns, vore detta inte då självklart?

Hur länge ska chefer få fortsätta plåga sina medarbetare med dåliga möten?
Hur länge till ska chefer och ledare tillåtas ägna en stor del av sin arbetstid i möten som sällan skapar resultat och leder verksamheten framåt?

Man kan även undra hur länge ska medarbetare runt om i Sverige acceptera att de sitter i möten där de inte vet varför de är där eller vad de ska bidra med?

En annan relevant fråga är varför det på inget sätt synliggörs och märks i ett företag om man har chefer och medarbetare som ägnar en stor del av sin arbetstid på ineffektiva möten?

De allra flesta idag vet att dåliga och ineffektiva möten kostar miljarder för svenska företag.  Det är även vedertaget att dessa dåliga möten skapar stress, frustration och till råga på allt ett slöseri med företagets resurser.

Ja, men varför fortgår då detta vansinne trots denna vetskap?

Jag tror följande tre anledningar är tongivande och de primära anledningarna:

  1. Få företag mäter och synliggör mötestid och vilket resultat deras mötena ger.
    Idag mäts det mesta i företag, på längden, korsen och tvärsen, kan vara så att det mäts för mycket. Timmar mäts ofta i någon form av effektivitet mot budget eller mot föregående år, timmar som spenderas i möten mäts inte alls.
    Få företag har en tydlig översikt över vilka möten som finns, varför de finns och vad man ska prestera på respektive möte.
  2. Det finns en normalisering och acceptans kring mediokra och dåliga möten.
    Vi är flockdjur och vill tillhöra flocken, om ingen annan säger nåt så gör inte jag det heller. Kanske är det bara jag som tycker så här, inte värt att säga något. Jag avvaktar.
  3. Det saknas kompetens. De flesta företag utbildar sina chefer hedervärt i alla möjliga områden, men inte gällande möten. Hur kommer det sig att vi tror att chefer ska kunna veta hur man skapar bra möten? För att få tillgång till ett IT-system behövs ofta 1–2 dagars utbildning, för att ta människors och företagets tid och resurser i anspråk i stor utsträckning ställs få krav och det tillförs inte en enda utbildningstimme.

Vi saknar helt enkelt förebilder!
Vi behöver chefer och ledare som visar vägen för de andra.
Vi behöver medarbetare som säger stopp nu räcker det. Våga vägra dåliga möten!

Du som blir kallad till ett möte där du inte förstår varför ni ska ses eller vad mötet handlar om och vad det är du ska bidra med. Fråga, ge dig inte förrän du får ett svar du är nöjd med, våga säga nej om du inte anser att du har rätt förutsättningar att bidra till mötet.

Chefer och ledare har allt att vinna på att ta tag i sin möteskultur då det är en viktig nyckel att nå alla former av resultat. Det är ett stort ansvar på chefer som ska leverera lönsamhetsresultat, se till att medarbetarna är nöjd, att gäster och kunder är nöjda samt allra minst så har chefer ett psykosocialt arbetsmiljöansvar.

Jag vill påstå efter mina 20 års erfarenhet som chef och ledare att en bra möteskultur idag är den absolut viktigaste nyckeln. I en tid där vi blir mer och mer individualister och vi ägnar mer och mer tid på sociala medier kommer det fysiska mötet vara en av de viktigaste verktygen en chef har. När det poppar upp nya verktyg och system som svampar i backen är det otroligt viktigt att kunna skapa en struktur och styrning kring hur och till vad vi använder alla dessa kommunikativa verktyg. Idag pratas det mycket om det närvarande ledarskapet, agilt ledarskap, kommunikativt ledarskap men märkligt nog innefattar det sällan möten eller mötet. Trots att mötestid är så stor del av den totala arbetstiden verkar det som att vi ibland låtsas som att mötena inte finns eller existerar.

Glädjande nog kan vi ana ett trendbrott i att företagsledningar börjat inse att en god, effektiv och sund möteskultur är en ledningsstrategisk fråga och att det är dags att göra något åt det. Det är nog så att det helt enkelt inte finns så mycket mer att skruva och effektivisera längre, med undantag för just möten som under många år fått fortgå helt utan att någon har ifrågasatt dess existens.
Lönsamhetskraven lär inte minska, så om ett företag ska öka lönsamheten kan en bra idé vara att tag i sin möteskultur. 30% av mötestiden går att frigöra genom en bra möteskultur. En sund och god arbetsmiljö samt ökad attraktionskraft som arbetsgivare är vad en god möteskultur leder till.

Det finns få saker av så omfattande karaktär där man kan på så kort tid kan åstadkomma så stora förbättringar som man kan genom att ta tag i sin möteskultur.
Möten och ett företags möteskultur är ingen egen process, det är kittet som håller ihop alla andra processer och hjälper en organisation leverera och prestera resultat.

Är du redo att bli en förebild?

Be gr8
Helene

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Kanonpris på vår digitala mötesledarutbildning

I samband med vår turné av Möteskulturdagen och vårt 10-årsjubileum vill vi erbjuda dig ett fantastiskt pris på vår digitala mötesledarutbildning.

Hela oktober ut får du 59 % rabatt!
Pis: 995 kr (ordinarie pris 2.450 kr).

Passa på att köpa in webutbildningen till dig och dina kollegor och det gör du via www.mötenochkommunikation.se

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

En reflektion som jag hoppas kan ge någon en ny insikt!

Möten är inte en egen process, möten är HUR´et i det mesta vi gör, levererar och presterar i en organisation.
Att ha dåliga möten eller låt oss säga halvbra möten kommer påverka det mesta ni vill i er organisation till en lite sämre prestation.

Ledarskap blir ett tydligt exempel.
Idag är det mycket fokus på Agilt ledarskap och Kommunikativt ledarskap vilket är bra. Ofta i dessa förändringsprocesser och utbildningar berör man inte mötesteknik och hur man skapar bra möten.
HUR ska en ledare kunna tillämpa sitt ledarskap om denne inte vet hur man förbereder ett bra möte, en bra agenda, hur hen skapar energi, sätter gemensamma förväntningar etc.
Konstigt? Ja, helt klart om man inte är av uppfattningen att hur man skapar en bra möten är en medfödd egenskap och kunskap.
Det är det ju såklart inte, hur vi skapar bra möten består av många detaljer och delar som vi behöver lära oss och sedan träna på.

Generellt sett så har bra ledare bättre möten då de tycks i större utsträckning förstå att involvera och engagera sin medarbetare och team.

Ett bra sätt att se sina möten och en organisations möteskultur är att se mötena som ett ”kitt” som håller ihop processer, leveranser och en organisation.
Se inte att förbättra era möten och möteskultur som en egen process.
Se det som att ni förstärker genomförandekraften i HUR ni ska leverera och prestera allt annat ni vill. Det är i mötet som vi blir till. Det är där vi skapar engagemang och delaktighet. Det är via bra möten vi skapar en sund och god arbetsmiljö.
Det är där vi tillsammans ser till att vi når våra mål, kanske till och med förverkligar vår vision.

Varför är det då inte fler som har bra möten eller varför accepterar så många dåliga möten?
Vår uppfattning av att ha hjälp 100 tals företag och organisationer är att alla chefer och ledare vill ha en bättre möteskultur i sin organisation.
Men just ” mina möten” är rätt bra säger de flesta och detta tror vi beror på att få är utbildade så vi har väldigt få goda exempel att ta efter.
Ett annat hinder är ingen ”äger” möteskulturfrågan i en organisation trots att möten upptar 30% av all arbetstid för tjänstepersoner.

Vi behöver fler chefer och ledare som tar steget, visar vägen, skapar bättre möten och blir goda förebilder

Är du redo?

Heléne, operativ vd och strategisk rådgivare gr8 meetings

Fortsätt läsa

Gästblogg av Meetio: Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Vår samarbetspartner Meetio kommer att gästa vår blogg då och då och dela med sig av erfarenheter och kunskap inom detta område. Meetio arbetar med enkla mötesrumsbokningar så att detta fungerar smidigt så att du istället kan använda din energi till att förbereda mötet på rätt sätt.

Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten

Än har vi inte tröttnat på trenden med kontorslandskap – tvärtom! Den öppna planlösningen utgör grunden i de flesta moderna kontor. I tillägg till detta tillbringar vi en stor del av vår arbetstid i möten. Att företag blivit mer mötesintensiva i kombination med de öppna ytorna, gör att vi måste tänka efter en extra gång när vi utformar våra arbetsplatser för att utnyttja ytorna så smart som möjligt. Ett av de vanligaste misstagen vi ser många göra är att bygga för stora mötesrum.

Rummen som slukar dina ytor
Väldigt ofta ser man att det sitter 1-2 personer i ett konferensrum anpassat för 8-10 personer. Vår extensiva användardata visar att 50-70% av alla möten i Sverige består av 1-4 personer och att 1 mötesdeltagare är det allra vanligaste(!). Alltså att en person bokar ett mötesrum för att använda det själv, t.ex. vid telefon- eller videomöten. Efter 1 deltagare är 2 vanligast, sedan 3 o.s.v. Vi ser därtill att möten med bara en person ökar!

Det är tydligt att det är fler, mindre rum som i första hand behövs och inte få, överdimensionerade konferensrum. Varför har så många för stora konferensrum då? Troligtvis är det ett gammalt tänk som lever kvar. Förr hölls det avsevärt färre möten och det var främst chefer och ledning som deltog i dem. Sedan associerar fortfarande många ordet ”mötesrum” med de typiska styrelserummen vi ofta ser i filmer och tv-serier.

Hur ser det ut hos er – är minst 50% av mötesrummen anpassade för 1-4 personer…? I så fall – grattis!

Varför mindre mötesrum?
• Mindre* mötesrum gör att man får plats med fler rum = mindre outnyttjad yta.
• Ju fler rum, desto bättre rumstillgänglighet – något som i sin tur möjliggör fler spontanmöten. Förresten, visste du att 25% av alla bokade möten är spontana?!
• Det är enklare att anpassa mindre rum efter olika behov jämfört med stora, pompösa konferensrum.

*Med mindre menar vi inte att rummen ska vara pyttesmå, men att de är anpassade för ett mindre antal personer.

Jag trivs bäst i öppna landskap, eller?
Även om kontorslandskap har många fördelar när det kommer till samarbete, öppen kommunikation och att minska hierarkiska strukturer, så har de även sina nackdelar. Många upplever en försämrad koncentrationsförmåga och att man ständigt störs av visuella och ljudliga distraktioner.

När man jobbar med öppna planlösningar blir det därför extra viktigt att också skapa ytor ämnade för arbete som kräver mer lugn och ro. Har man då flera mindre mötesrum istället för några få stora, kan medarbetare bara boka ett rum och gå dit. För att stänga ute ljud kan s.k. phone booths vara en god investering. Ett phone booth är alltså ett ljudisolerat, mobilt rum dit man kan gå för att prata i telefon eller ha videomöten – lugnare både för den som pratar och för kollegorna som slipper höra andras samtal.

Sammanfattningsvis handlar det om att helt enkelt tänka ett varv extra när man planerar sina kontorsytor, så att anställda har förutsättningar att kunna vara produktiva.

Vill du veta mer om hur ni kan förbättra er mötesrumshantering, eller bara vill veta mer om arbetsplatsutformning? Läs mer eller kontakta oss på www.getmeetio.com

Bildtext: Bild lånad från Moelven

Fortsätt läsa

Fredagsbloggen: Våra LIA-elever ger sina bästa mötestips

Laila och Magnus har gjort sin LIA (Lärande I Arbete) hos oss på gr8 meetings. Det har varit så kul att ha de här och vi hoppas att de har lärt sig mycket. Vi frågade dem om vilket bästa mötestips de tar med sig härifrån och vilka det är berättar de om här i vår fredagsblogg. Musik och förberedelser var det som de tycker förhöjer ett möte mest.

Trevlig helg!

Fortsätt läsa

Fredagsblogg: 10-årsjubileum och därmed tävling!

För 10 år sedan bestämde Micke sig för att frälsa världen från dåliga, energilösa möten och istället inspirera till bättre resultat genom bra möten. Förutom bra resultat så ger bra möten mer energi, roligare arbete, bättre teamkänsla, ja, helt enkelt en bättre social arbetsmiljö. Vi har under dessa år spridit kunskap, inspirerat och missionerat och känner en stor stolthet över att ha bidragit till att få upp dessa frågor på de flesta organisationers agenda. Det är en så häftig känsla att få hjälpa andra att bli framgångsrika genom bättre möten.

För att fira våra första 10 år ger vi nu dig chansen att vinna ett halvdagsmöte för upp till 10 personer i vår vackra mötesmiljö i Västra Hamnen i Malmö. Det kanske är din ledningsgrupp, avdelning, projektgrupp eller dylikt. Vi hjälper dig att utifrån dina önskemål skapa ett möte som dina kollegor sent skall glömma. Lokal, lunch, fika, rådgivning och, om ni vill, en valfri föreläsning (värde 25.000 kr) med Micke ingår . Vinsten skall utnyttjas i juni eller augusti 2018.

Ni som är i störst behov vinner!

Skicka din motivering varför just ni behöver hjälp med bättre möten till Micke senast den 5 juni. Vinnaren meddelas den 7 juni och en återkoppling om hur mötet gick kommer i ett nyhetsbrev framöver! Vi lovar att alla motiveringar hålls konfidentiella, samt att vi återkommer med fler tävlingar och erbjudanden under vårt jubileumsår!

Så in och tävla och motivera så kanske vi får välkomna just er på en inspirerande halvdag hos oss! Lycka till!

Trevlig helg!

Fortsätt läsa
Stäng meny