Effektiva digitala möten!

Allt fler efterfrågar utbildningar i Effektiva (digitala) Möten!

Vi är tacksamma för att vi ställde om redan för 4-5 år sedan till att göra “blended learning”. Alla våra utbildningar har både en fysisk del och en digital del. Nu när alla blivit tvingade att gå över till digitalt så hade vi allt klart och det är vi glada för idag.

Här vill jag bara tipsa om en digital utbildning på två halvdagar som vi gör i uppdrag av tidningen CHEF och deras “Chefakademin”. 23-24e juni 09-12.

Vill du känna trygghet och få ut maximal effekt av dina digitala möten så välkommen att anmäla dig! All info på länken nedan. Det är både jag & Heléne som är kursledare. /Micke

Fortsätt läsa

Följ med på vår mötesresa!

Följ med på vår mötesresa och levla upp dina/era möten!

Dessa två tillfällen ger dig grunderna för Effektiva (digitala) Möten.

Du får inspiration, kunskap och konkreta verktyg för att kunna förbereda, planera och leda engagerande och effektiva möten, fysiska liksom digitala. Du kommer även få kunskap och konkreta verktyg hur du kan skapa en hållbar möteskultur i din organisation.

  • Vad kostar möten och hur kan man mäta effekten
  • Hur värderingar och ledarskap levandegörs under möten
  • Möten som stärker och ökar er måluppfyllelse
  • Framtagande av rätt syfte och mål som lägger grunden till ditt möte
  • Konkreta tips för hur du förbereder och planerar ett möte för maximal effekt
  • Agendan – en bra mötesnudging
  • Optimala inledningar och avslutningar på dina möten
  • Metoder och verktyg för att skapa engagemang och delaktighet
  • Framgångsfaktorer för digitala möten

MÅLGRUPP: Chefer/ ledare, mötessamordnare, assistenter och administratörer som planerar möten samt mötesledare.

DATUM OCH TID: 23 och 24 juni, kl 09.30-12.00 inkl. pausar.

PRIS: 2 450 kr + moms.

FRÅGOR: Ring Heléne på 079-100 44 75. ANMÄLAN: helene.arvidsson@gr8meetings.se eller på telefon.

Utbildningen sker i Zoom och kursledare är både Micke & Heléne.

Varmt välkommen till en utbildning som gör skillnad! /Micke & Heléne

Följ_med_på (kopia)

Fortsätt läsa

Kanelbullens dag? Nej idag är det möteskulturdagen!

Sedan ett antal år tillbaka firar vi Möteskulturdagen den 28:e april- en dag då vi kan fundera lite extra på hur vi har det med möteskulturen i våra organisationer.

Olika analys- och branschföretag, som 3S och Svenska Möten, har sedan 2007 tagit temperaturen på svensk möteskultur, och alla dessa undersökningar pekar på att det finns en förbättringspotential här.

En chef/ledare tillbringar över hälften av sin arbetstid i mötesrummet, många utan att ha utbildning eller ens faktisk kompetens i möteskunskap eller mötesledning. Hälften av våra möten saknar ett tydligt syfte och mål, trots att de flesta tycker det är avgörande för att ett möte skall vara värt att gå på. Utan ett syfte vet vi inte varför mötet finns och utan ett tydligt mål vet vi inte vad vi ska prestera på mötet. Förmodligen är det därför som mötesdeltagare upplever att hälften av mötestiden är ineffektiv.

Varför ser det då ut så? En femtioårig tillbakablick visar att det var på 70-talet som arbetsplatsmöten (APT) infördes i och med en ny lag som krävde att medarbetarna skulle bli mer delaktiga. De mötena utgick från dåtidens ledarskap och normer. Idag har vi en helt annat arbetsliv, men samma gamla möten. De olika ledarskapsfilosofier som de senaste åren snurrat runt, exempelvis tillitbaserat- agilt- eller självledarskap, har sällan fått någon konsekvens i mötesrummet. Detta trots att våra möten är kittet mellan allt vi gör i en organisation. Vi kan inte ha ett ledarskap utanför mötesrummet och ett annat i mötesrummet.

Vi tror att en av anledningarna att inte fler har tagit tag i denna fråga är att det personligen endast finns en liten vinst för stunden. I ett längre perspektiv så får de chefer och ledare som jobbar strategiskt med möten sin belöning genom bättre resultat och medarbetar- och kundnöjdhet.

Den kris vi är inne i nu har satt fokus på vår möteskultur. När många har varit tvungna att ställa om till digitalt arbete har det blivit tydligt att det är svårare att ha bra digitala möten än fysiska. Det går helt enkelt inte att bara flytta över det fysiska mötet in i det digitala rummet. Ett mindre bra fysiskt möte blir oftast uselt digitalt. Även om många av framgångsfaktorerna för ett bra fysiskt möte är desamma för det digitala är det svårare att skapa engagemang och delaktighet virtuellt. Det kräver kunskap och vi behöver göra jobbet på riktigt. Det är enkelt att skapa en framgångsrik möteskultur, men för att det ska bli hållbart krävs insikten att en bra möteskultur är ett ledningsstrategiskt ansvar.

Förhoppningsvis väcks nu viljan att bli bättre i våra möten. Både de digitala och de fysiska. Möten där alla får känna lust, mening och delaktighet. Får vi det, då kommer vi att lyckas. Då kommer måluppfyllelsen att öka, teamkänslan stärkas och vi får en bättre social arbetsmiljö. Det är lågt hängande frukter att plocka. Även för din organisation.

Stay gr8/ Micke

Fortsätt läsa

Våra olikheter och digitala möten.

Det var ett tag sedan jag skrev ett inlägg i min blogg på LinkedIn, men nu var det dags!

Det handlar bl.a. om mina reflektioner på att denna kris kan vara startskottet för att ta tag i sin möteskultur när många märker hur svårt det är att skapa digitala möten där alla får känna lust, mening och delaktighet.

Här kan du läsa hela artikeln!

På fredag är jag med på en livesänd frukostföreläsning genom Skillspartner. Jag kommer att bjuda på några smakprov från mina föreläsningar. Bl.a. ska jag prata om “effektivitet”, vad är det? Är det att maximera? Jag kommer också prata om tid och vad skulle hända om vi hade gott om den. Avslutningsvis blir det också en teaser på hur man skapar riktigt bra digitala möten.

Anmäl dig här för att se den kostnadsfria föreläsningen

 

 

 

Fortsätt läsa

Effektiva (Digitala) Möten

I en oviss tid blir våra olikheter ännu tydligare. En del agerar och blir proaktiva, andra blir passiva och får ingenting gjort. Vi är alla olika. En del arbetar med att rädda sitt eget företag och samtidigt planerar för hösten andra avvaktar vad krispaketen har att erbjuda. Vissa gillar att arbeta hemifrån (fast det verkar bli allt färre?), andra längtar tillbaka till sitt sammanhang och sociala samvaro med teamet.

Jag tror att det är viktigare än någonsin att nyttja våra digitala verktyg på rätt sätt. Det har väl aldrig dykt upp så många experter på digitala möten som just nu? Det verkar finnas 100 gånger fler av dem än experter på möten. Därför kommer här en liten hemlis för dig som läser detta. 80% av det som skapar ett bra fysiskt möte är precis detsamma som i ett digitalt. Det räcker inte med att veta var “räck upp handen knappen sitter på Zoom eller att titta in i kameran” för att möte skall bli bra digitalt. Ett dåligt möte fysiskt blir ännu sämre digitalt.

Just nu hjälper vi organisationer med en kort kunskpasboost för att på kort sikt få bättre effekt av sina digitala möten.

Läs mer här!

Välkommen att höra av dig om ni vill ha hjälp med detta!

/Micke, f.n. digital mötesevangelist

Fortsätt läsa

Spelar det någon roll när vi har mötet?

En sak som ofta inte tas med i beräkningen när vi vill ha ett riktigt bra möte är när vi har det under dagen. Vi kollar mer efter när är det tomt i kalendern för de som skall vara med.

Det är dock viktigare än man kan tro för att uppnå en bra effekt.

I boken NÄR av Daniel Pink så finns det mycket forskning på oss som biologiska varelser och när på dagen vi är vårt bästa jag för olika saker. Här kommer några axplock på intressant forskning som finns att läsa i denna högintressanta bok som jag varmt rekommenderar.

  • Ca 70-80% av oss har en biologisk klocka som gör att vi funkar att arbeta mellan 08-17. Sedan finns det några lärkor och några ugglor. Min ena dotter är en lärka och den andra en uggla. Ugglan funkar dåligt fram till 10-11 på fm, är sitt bästa jag sedan på em och sedan på natten. Vi som tillhör massan fungerar bäst på förmiddagen, vi blir sämre efter lunch och sedan höjer vi prestationskurvan tidig kväll igen. Men oavsett vad vi tillhör har vi en topp, en dal och en återgång. Två sociologer studerade över 500 miljoner(!) tweets i 84 länder. 2,4 miljoner användare i olika kulturer. På förmiddagarna var tweetsen i allmänhet mer aktiva, engagerande och förhoppningsfulla.
  • 2006 gjordes en studie, av Kahneman, på drygt 900 kvinnor i USA med olika kulturella bakgrunder, utbildningsnivåer etc. Rytmiciteten verkade stämma oavsett bakgrund. På förmiddagarna upplevde. De flesta upplevde att de var gladare med en topp runt lunchtid, mindre glada under em och sedan gladare igen på kvällen. Det gällde samma sak för hur de var hjärtliga mot andra och hur roade de kände sig.
  • En annan studie på 26000 kvartalsrapporter från mer än 2100 börsnoterade företag visar att tonen var ofta mycket positivare under fm än om de höll träffen på em. Det påverkade t.o.m. aktiekursen. Dvs vill man ha fler glada investerare så skall kvartalsrapporten presenteras på fm!
  • Avsnittet om att felbehandlingar påsjukhu eller missa saker i en behandling gör att iaf jag inte tackar ja till läkartid under en em!
  • En stor studie i Danmark visar att resultaten på nationella prover är klart bättre om de utförs under förmiddag istället för på eftermiddag. Om man måste göra det under en eftermiddag kan man parera et negativa utfallet med att ge eleverna en paus på 15min där de är ute och rör på sig. Så det bästa är således prov på fm efter en utepaus!

Hur kan vi använda denna kunskap i mötessammanhang, några tankar hittar du i filmen. Hör av dig om du vill ha fler tips!

 

Fortsätt läsa

Gästblogg från Meetio!

Bättre mötesförutsättningar med arbetsplatsstatistik

Idag ligger statistik och siffror till grund för de flesta beslut företag fattar, det är det nog ingen som inte har koll på. Men visste du att statistik även går att använda för att planera och styra ditt kontor? Låt oss berätta!

Varför du behöver statistik

Överbokade och dubbelbokade mötesrum skapar inte bara frustration – det är en riktig tidstjuv. Har du förberett ett möte som sedan inte blir av på grund av ett upptaget rum har du både förlorat tid och pengar som kunde lagts på annat. Chansen är att när mötet väl blir av sitter frustrationen kvar i kroppen och mötet har inte samma förutsättningar som det hade haft vid första tillfället.

Genom arbetsplatsstatistik kan du enkelt se vilka rum som används eller inte, och hur mycket rummen utnyttjas i det stora hela. En hög användningsgrad kan antyda att ni antingen har för få mötesrum eller att mötena tar för lång tid. Men det kan också vara så att användningsgraden är ojämn över era rum. Låt oss visa på ett exempel!

Låt oss säga att du arbetar som office manager på ett företag eller annan verksamhet. På ert kontor har ni har åtta mötesrum. Dina medarbetare har under en tid klagat på att det är svårt att hitta rum och att det är dags att flytta till större lokaler. Men något känns inte rätt. Ni är inte så många personer på kontoret att ni faktiskt behöver fler rum.

Det är här vårt molnbaserade verktyg Meetio Admin kommer in i bilden. Istället för att famla i mörkret eller faktiskt ta steget att byta lokaler (vilket ofta brukar bli en både dyr och krånglig historia) kan du med några knapptryck se hur mötesrummen faktiskt används. Kanske upptäcker du att bara hälften av rummen utnyttjas, medan den andra hälften knappt utnyttjas alls.

Nästa steg är då att ta reda på varför de fyra rummen står tomma. Kanske är komforten inte lika hög, ljussättningen inte bra eller så finns inte utrustning för videokonferens eller dylikt i rummen. Anledningen till att kontoret känns för litet beror alltså inte på att det finns för få rum, utan för att hälften av de rum som finns inte har den utrustning som krävs och därför inte används. Användningsgraden av de andra rummen blir därför dubbelt så hög och då blir det såklart svårt att hitta lediga tider.

Bättre förutsättningar = bättre möten

Att hålla i produktiva möten är en utmaning i sig och krångel med mötesrum gör det inte lättare. Låt därför ditt kontor jobba för dig och inte mot dig – se till att ha de bästa förutsättningarna och du kommer märka att energimomenten blir mindre!

Johanna Carlsson, Meetio

Fortsätt läsa

Den nakna sanningen……

Ibland får jag förfrågan att vara med i olika poddar och ibland tackar jag ja. Denna gång var det ingen tvekan. Anna Bergholtz, programledaren, skapar en skön och trygg miljö. På Svartklubben i Stockholm. Du ser ingenting, allt är svart……men dina hörselspröt tar över. Lyssnandet blir helt annorlunda och ett helt annat samtal.

Podden heter “I mörkret med” och avsnittet Den Nakna Sanningen om en Mötesevangelist. Om du lyssnar kommer du förstå varför. Härmed outad som nudist.

Den finns där poddar finns bl.a. här.

Välkommen att lyssna/Micke

Fortsätt läsa

Alla vill ha Bättre Möten!

Få vet hur och vad de ska göra.

För att ett enskilt möte ska bli effektivt eller om en organisation vill ha en god möteskultur behöver följande tre delar hanteras.

Kultur:

Vi behöver enas och bestämma oss för vilket beteende vi vill ha på det enskilda mötet eller för alla våra möten i en organisation. Vad vill vi ska gälla före, under och efter mötet? Vad tycker vi är viktigt utifrån mötesledarens perspektiv? Som mötesdeltagare vad tycker vi då är viktigt? Det fungerar inte att var och en gör som de anser är bäst, det leder direkt till olika förväntningar kring beteende och ineffektiviteten är ett faktum.

Möten är kulturbärande så i en organisation med många möten, använd mötena för att skapa den kultur och beteende som önskas. Att ta fram spelregler/riktlinjer för mötet eller mötena bidrar till att mötena blir effektiva och kvalitativa.

Struktur:

Det behöver finnas en struktur och strategi kring möten. För en hel organisation så börja med att inventera alla möten, kartlägg sedan vilken typ av möten det är, hur ofta de förekommer, hur lång tid, vilka som deltar. Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål. Med detta gjort så kan ni dels se hur mycket mötestid er organisationen har samt att ni kan börja reflektera och ifrågasätta om era möten bidrar till att ni når era mål.

Låt inga möten vara heliga!

Revidera mötena årligen och förstärk kopplingen till affärs eller verksamhetsplan.

För den som vill minska mötestiden i en organisation så kan med säkerhet 30% mötestid minska inom ett halvår genom att införa en mötesstruktur.

För det enskilda mötet så är ett tydligt syfte & mål det viktigaste så att alla som deltar vet varför vi har mötet och vad vi ska göra. Använd sedan en agenda som ett utmärkt stöd till att förtydliga förväntningar på innehållet av mötet.

Mötesteknik:

För att ett möte ska bli bra behöver alla som deltar bidra. Mötesledaren har ett stort ansvar då den ansvarar för planering, förberedelser och själva genomförandet av mötet. Mötesledaren ansvarar för att ta fram syfte & mål, välja deltagare, välja mötesform, tid, plats för mötet samt för genomförandet av mötet. Här går det ofta galet! Med tanke på att ca 5% av alla Mötesledare har någon utbildning så är det inte så konstigt att det går galet.

Den som ska leda mötet behöver lära sig om olika mötesformer, mötesmijöer, olika möbleringar och hur tar jag fram riktigt skarpa syften & mål på möten. Metoder

Som kan tillämpas före, under och efter mötet för att få ett maximalt resultat. För att skapa både energi och effekt av möten krävs kunskap kring metoder och tillvägagångsätt.

Slutsatsen är att om inte Mötesledare får denna kunskap så kommer era möten vara varken effektiva, bidra till att ni når era mål, skapa glädje och motivation. I värsta fall bidrar då era möten till tidslöseri, frustration och dålig arbetsmiljö.

En chef och ledare ägnar 25 år av sitt arbetsliv i möten, det borde vara värt att investera några utbildningstimmar i, eller hur?

undrar Heléne

Fortsätt läsa
Stäng meny