Gästblogg från Meetio!

Bättre mötesförutsättningar med arbetsplatsstatistik

Idag ligger statistik och siffror till grund för de flesta beslut företag fattar, det är det nog ingen som inte har koll på. Men visste du att statistik även går att använda för att planera och styra ditt kontor? Låt oss berätta!

Varför du behöver statistik

Överbokade och dubbelbokade mötesrum skapar inte bara frustration – det är en riktig tidstjuv. Har du förberett ett möte som sedan inte blir av på grund av ett upptaget rum har du både förlorat tid och pengar som kunde lagts på annat. Chansen är att när mötet väl blir av sitter frustrationen kvar i kroppen och mötet har inte samma förutsättningar som det hade haft vid första tillfället.

Genom arbetsplatsstatistik kan du enkelt se vilka rum som används eller inte, och hur mycket rummen utnyttjas i det stora hela. En hög användningsgrad kan antyda att ni antingen har för få mötesrum eller att mötena tar för lång tid. Men det kan också vara så att användningsgraden är ojämn över era rum. Låt oss visa på ett exempel!

Låt oss säga att du arbetar som office manager på ett företag eller annan verksamhet. På ert kontor har ni har åtta mötesrum. Dina medarbetare har under en tid klagat på att det är svårt att hitta rum och att det är dags att flytta till större lokaler. Men något känns inte rätt. Ni är inte så många personer på kontoret att ni faktiskt behöver fler rum.

Det är här vårt molnbaserade verktyg Meetio Admin kommer in i bilden. Istället för att famla i mörkret eller faktiskt ta steget att byta lokaler (vilket ofta brukar bli en både dyr och krånglig historia) kan du med några knapptryck se hur mötesrummen faktiskt används. Kanske upptäcker du att bara hälften av rummen utnyttjas, medan den andra hälften knappt utnyttjas alls.

Nästa steg är då att ta reda på varför de fyra rummen står tomma. Kanske är komforten inte lika hög, ljussättningen inte bra eller så finns inte utrustning för videokonferens eller dylikt i rummen. Anledningen till att kontoret känns för litet beror alltså inte på att det finns för få rum, utan för att hälften av de rum som finns inte har den utrustning som krävs och därför inte används. Användningsgraden av de andra rummen blir därför dubbelt så hög och då blir det såklart svårt att hitta lediga tider.

Bättre förutsättningar = bättre möten

Att hålla i produktiva möten är en utmaning i sig och krångel med mötesrum gör det inte lättare. Låt därför ditt kontor jobba för dig och inte mot dig – se till att ha de bästa förutsättningarna och du kommer märka att energimomenten blir mindre!

Johanna Carlsson, Meetio

Fortsätt läsa

Den nakna sanningen……

Ibland får jag förfrågan att vara med i olika poddar och ibland tackar jag ja. Denna gång var det ingen tvekan. Anna Bergholtz, programledaren, skapar en skön och trygg miljö. På Svartklubben i Stockholm. Du ser ingenting, allt är svart……men dina hörselspröt tar över. Lyssnandet blir helt annorlunda och ett helt annat samtal.

Podden heter “I mörkret med” och avsnittet Den Nakna Sanningen om en Mötesevangelist. Om du lyssnar kommer du förstå varför. Härmed outad som nudist.

Den finns där poddar finns bl.a. här.

Välkommen att lyssna/Micke

Fortsätt läsa

Alla vill ha Bättre Möten!

Få vet hur och vad de ska göra.

För att ett enskilt möte ska bli effektivt eller om en organisation vill ha en god möteskultur behöver följande tre delar hanteras.

Kultur:

Vi behöver enas och bestämma oss för vilket beteende vi vill ha på det enskilda mötet eller för alla våra möten i en organisation. Vad vill vi ska gälla före, under och efter mötet? Vad tycker vi är viktigt utifrån mötesledarens perspektiv? Som mötesdeltagare vad tycker vi då är viktigt? Det fungerar inte att var och en gör som de anser är bäst, det leder direkt till olika förväntningar kring beteende och ineffektiviteten är ett faktum.

Möten är kulturbärande så i en organisation med många möten, använd mötena för att skapa den kultur och beteende som önskas. Att ta fram spelregler/riktlinjer för mötet eller mötena bidrar till att mötena blir effektiva och kvalitativa.

Struktur:

Det behöver finnas en struktur och strategi kring möten. För en hel organisation så börja med att inventera alla möten, kartlägg sedan vilken typ av möten det är, hur ofta de förekommer, hur lång tid, vilka som deltar. Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål. Med detta gjort så kan ni dels se hur mycket mötestid er organisationen har samt att ni kan börja reflektera och ifrågasätta om era möten bidrar till att ni når era mål.

Låt inga möten vara heliga!

Revidera mötena årligen och förstärk kopplingen till affärs eller verksamhetsplan.

För den som vill minska mötestiden i en organisation så kan med säkerhet 30% mötestid minska inom ett halvår genom att införa en mötesstruktur.

För det enskilda mötet så är ett tydligt syfte & mål det viktigaste så att alla som deltar vet varför vi har mötet och vad vi ska göra. Använd sedan en agenda som ett utmärkt stöd till att förtydliga förväntningar på innehållet av mötet.

Mötesteknik:

För att ett möte ska bli bra behöver alla som deltar bidra. Mötesledaren har ett stort ansvar då den ansvarar för planering, förberedelser och själva genomförandet av mötet. Mötesledaren ansvarar för att ta fram syfte & mål, välja deltagare, välja mötesform, tid, plats för mötet samt för genomförandet av mötet. Här går det ofta galet! Med tanke på att ca 5% av alla Mötesledare har någon utbildning så är det inte så konstigt att det går galet.

Den som ska leda mötet behöver lära sig om olika mötesformer, mötesmijöer, olika möbleringar och hur tar jag fram riktigt skarpa syften & mål på möten. Metoder

Som kan tillämpas före, under och efter mötet för att få ett maximalt resultat. För att skapa både energi och effekt av möten krävs kunskap kring metoder och tillvägagångsätt.

Slutsatsen är att om inte Mötesledare får denna kunskap så kommer era möten vara varken effektiva, bidra till att ni når era mål, skapa glädje och motivation. I värsta fall bidrar då era möten till tidslöseri, frustration och dålig arbetsmiljö.

En chef och ledare ägnar 25 år av sitt arbetsliv i möten, det borde vara värt att investera några utbildningstimmar i, eller hur?

undrar Heléne

Fortsätt läsa

Telefondagis skapar försörjning för utsatta kvinnor

Med telefonerna placerade i vårt telefondagis kan deltagarna i mötet eller sällskapet runt middagsbordet koppla ner och vara närvarande. Samtidigt skapar telefondagisen försörjning för utsatta kvinnor i Indien. Här har utsatta grupper svårt att få jobb och en funktionsnedsättning är ett extra hinder både ekonomiskt och socialt.

En av de kvinnor som tack vare vårt samarbete med IM har arbete och inkomst är Uma. Hon bor i Bharat Mata Kusht Ashram, ett socialt utsatt område. Hit tvångsflyttades hennes far när han fick lepra i tjugoårsåldern och inte längre var välkommen i sin hemby. Även Uma har drabbats av lepra och har en funktionsnedsättning till följd av sjukdomen.

Uma arbetar för IMs samarbetspartner Maximising Employment To Serve The Handicapped (Mesh), en fair trade-organisation som skapar jobb för kvinnor med funktionsnedsättning för att göra samhället mer inkluderande.

– Möjligheterna som Mesh skapar är viktiga. De lyckades ordna jobb åt oss trots alla svårigheter som kommer med att ha funktionsnedsättning och sakna utbildning. Vi behandlas som alla andra här, och det hör inte till vanligheterna, säger Uma.

Arbetet är anpassat till kvinnornas situation. Deras arbetsdagar är inte lika långa som hos andra arbetsgivare, de får tillfälle att utveckla nya färdigheter och de får också ökad förståelse för hur marknaden fungerar.

Och kanske viktigast av allt, arbetet höjer kvinnornas livskvalitet och med en stabil inkomst har familjerna råd att skicka sina barn till skolan. På så sätt skapas en bättre framtid.

Vill du vara med och hjälpa? Köp ett Telefondagis!

www.telefondagis.se

Uma gör våra Telefondagis.

Fortsätt läsa

Sista föreläsningen innan sommaren och en liten film!

Idag är det sista föreläsningen innan semestern. ICA hk i Solna. Uppkopplad eller Avkopplad. Efter att ha haft den rubriken i snart 10 år är den mer aktuell än någonsin. Den som ringde och bokade hade sett mig för 9 år sedan, och ändå bokar du blev mitt svar…….det har hänt mycket under dessa år.

Allt fler vågar se att det bakom allt fantastiskt som digitaliseringen för med sig också finns något vi behöver se upp med. Idag är det moget att föra en dialog kring det, när jag började var det fler än en gång jag fick höra; -Om du skulle varit född på 40-talet hade du nog varit emot jazzen.

Nu är det ju så att jag inte är emot digitaliseringen, kan någon vara det? Det finns dock saker som vi bör föra en dialog kring. När ineffektiviserar alla system oss? Om produktiviteten går ner i världen, kan det ha ett samband med den uppmärksamhetskris som många är i?

Nu föreläser jag inte bara om detta viktiga ämne utan också om Bättre Möten som du säkert vet. Jag arbetar också som moderator framförallt på personal- och chefsdagar. Här arbetar jag oftast i par med en musiker. Peller Fridell eller Hansa Berg.

Hör gärna av dig om ni planerar för ett möte eller event i höst! Här en liten film där jag är moderator.

/Micke

Fortsätt läsa

Arbetsplatsdesign som främjar samarbete och interaktion

Gästblogg från Meetio

Kontor. Vad ser du framför dig när du hör ordet kontor? Kanske ser du ett bollhav, rutschkanor och en stor ”snack bar” framför dig. Kanske ser du en steril korridor där rummen ligger på rad, med sådana där namnskyltar bredvid varje stängd dörr. Längst bort i ett hörn står en trött kaffeautomat och bullrar. Kanske ser du kontoret i tv-serien The office?

Det så kallade cellkontoret där alla har ett eget litet rum med fyra väggar och en dörr att stänga om sig, är förmodligen sinnebilden av det klassiska kontoret. Ett mer kostnadseffektivt sätt att utnyttja lokalyta på är genom det öppna kontorslandskapet. Dessvärre riskerar arbetsmiljön i landskap att bli bullrig och störande, vilket sänker produktiviteten och vad spelar det då för roll om kvadratmetrarna är utnyttjade till max? De senaste åren har en hybrid mellan det traditionella cellkontoret och det öppna landskapet vuxit fram – nämligen den aktivitetsbaserade arbetsplatsen. Men vad innebär det och varför utformar allt fler företag sina arbetsplatser på det här viset?

Vad är en aktivitetsbaserad arbetsplats?

Detta sätt att designa arbetsplatser på bygger på att själva arbetssättet är aktivitetsbaserat (också kallat ABW efter engelskans ’activity based working’), vilket grundas i att anställda ofta växlar mellan olika typer av arbetsuppgifter under en dag. På en aktivitetsbaserad arbetsplats kombineras därför landskap med slutna ytor, för att ge utrymme åt både hög- och lågfokusaktiviteter, självständigt arbete och arbete i grupp. Arbetsplatsen delas helt enkelt upp i olika zoner som medarbetarna förflyttar sig mellan beroende på arbetsuppgift. Zonerna för lågfokusaktiviteter kan till exempel bestå av öppna ytor med sektioner av skriv- och ståbord, vilket passar för individuellt arbete som inte är särskilt koncentrationskrävande. Lågfokuszoner kan också vara lounger för informella möten och sociala konversationer. I zonerna för högfokusaktiviteter finns istället enskilda rum som kan användas för formella möten, arbetsdiskussioner i grupp och individuella uppgifter som kräver hög koncentration. Det är också vanligt med ljudisolerade telefonbås, där man kan prata ostört och utan att störa sina kollegor.

Topp 3 fördelar med ABW enligt Meetio

·             Kontorsmiljön uppmuntrar till interaktion och spontanmöten, vilket gynnar kommunikationen och kulturen.

·             Minskade lokalkostnader och större flexibilitet att anpassa lokalerna om antalet medarbetare ökar eller sjunker.

·             Att koppla olika arbetsuppgifter till specifika platser kan öka produktiviteten. Du vet säkert själv hur svårt, eller nästintill omöjligt, det kan vara att behålla fokus och produktivitet en hel dag i skrivbordsstolen… J



Meetios tips för att lyckas med ABW

För att lyckas med ett aktivitetsbaserat kontor finns det en del viktiga saker att tänka på;

·             Se till att varje zon har tydliga och accepterade förväntningar på syftet och användandet med just den zonen. Om medarbetarna är osäkra på vilken del som ska användas för vad, eller vilket beteende som är lämpligt i de olika miljöerna (t.ex. var det är lämpligt att prata i telefon och inte), kan det skapa friktion och oreda vilket istället blir kontraproduktivt.

·             Gör det enkelt att använda arbetsplatsen genom att se till att teknik som t.ex. bokningsdisplayer utanför rum finns på plats.

Det finns givetvis fler utmaningar och fördelar med aktivitetsbaserade arbetsplatser. Huvudsaken när man som företag ska införa ett aktivitetsbaserat arbetssätt är att säkerställa att personalen har de bästa förutsättningarna för att kunna utföra sina jobb.

Happy working!

/Meetio

 

Fortsätt läsa

“Nu är det bevisat att kvinnor håller mer effektiva möten än män”

Tja, finns det någon som är förvånad? Efter 35 år i yrkeslivet och de senaste 12 åren med intern möteskultur så småler jag åt rubriken och tänker inget kan väl vara med sant. (Jag vet att det finns undantag åt bägge håll, men övervägande så stämmer det med marginal…..)

/Micke

https://www.va.se/nyheter/2019/04/08/nu-ar-det-bevisat–kvinnor-haller-mer-effektiva-moten-an-man/

Fortsätt läsa
Stäng meny