Generaldirektören på Möteskulturverket

För sex år sedan spelade vi in filmen. (några vart rasande och trodde att jag var Generaldirektör och att skattepengar gick till detta, t.o.m. några journalister hörde av sig 🤣 )

Själv tycker jag att vi skulle behöva en Generaldirektör som fick ordning på den interna kommunikationen och skulle kunna kravställa organisationer att de tog i detta.

Se filmen här!

Se vad Möteskulturverket kan hjälpa dig med här!

Bättre möten till folket helt enkelt!

/Micke, f.d. Generaldirektör

 

Fortsätt läsa

Vad innebär det hybrida arbetssättet för ledarskapet?

Restriktioner släpps och vaccinationstakten ökar i Sverige. Är det nu vi ska återgå till våra arbetsplatser? Ett stort rungande ja säger många chefer och medarbetare, ett nja och nä säger samtidigt många chefer och medarbetare. Många organisationer gör enkäter där frågan ställs till medarbetare, hur och när vill du jobba hemma och på arbetsplatsen. Här blir det hybrida arbetssättet och hybrida kontoren ett faktum.

Vad innebär detta för ledarskapet, de chefer som ska hantera sina team och organisationer? En hel del är nog inte en underdrift, alla kontor och hemmamiljöer som ska anpassas och tekniska lösningar så behövs är några delar som behöver uppgraderas. Jag tror att den interna kommunikationen likväl sätts på prov i detta hybrida landskap och arbetssätt.

Här följer några tips för att hantera den interna kommunikationen.

  • Ta fram en strategi för när, var och hur vi kommunicerar om vad?

De flesta organisationer vi arbetar med använder (fortfarande) möten, som är den viktigaste kommunikationskanalen, för att informera. Inte särskilt väl använd tid och framför allt inte givande för mötesdeltagarna. Vi har även inte mött många organisationer som 25 år senare bestämt vad man använder mejlen till för kommunikation.

Sedan dess har det ju minst sagt hänt en hel del, en mängd andra sätt att informera och kommunicera har tillkommit.

Om chefer och ledare inte är tydlig med hur den interna kommunikationen ska gå till så kommer varje medarbetare utgå från vad som passar den bäst. Konsekvensen för verksamheten är att det blir ineffektivt och skapar frustration. Denna otydlighet leder till mer mötestid än nödvändigt och fler mejl , chat etc än någon önskar. Några vinster med att införa en tydlig strategi för den interna kommunikationen är: Mindre tid i möten och på att läsa mejl etc. Med en bättre effekt på de interna mötena får vi en bättre social arbetsmiljö. Vi når de resultat vi vill åstadkomma snabbare och vi stärker teamet. Glöm inte bort att varje möte bara en miniatyr av organisationskulturen.

  • Bestäm vilka informationskanaler ni har och vill använda. Skapa en struktur för den interna informationen. Vem bör ge information om vad och till vem? Vill ni använda filmer? Har ni teams-kanaler eller dylikt där ni kan förmedla information? Bestäm om ni vill att informationen ska ”signeras” som mottagen.
  • För dialog kring om bestäm vad ni använder mejl till? Ett tips är att prata kring vilket ansvar ni anser att man har som sändare respektive mottagare av mejl? Är det ok att skicka mejl närsomhelst? Vad anser ni om CC och BC kultur?
  • Upprätta en mötesstruktur där ni över ett år kartlägger vilka möten ni vill och bör ha. Spegla era möten så att de tydligt har en koppling med er affärs- eller verksamhetsplan. Bestäm vilka möten ni anser bör vara fysiska? digitala? hybrida? Var noga att definiera syfte & mål med mötet innan ni väljer deltagare, bestämmer om tid och frekvens.

I en nutid/framtid där flexibla arbetssätt, flexibla kontor och hybrida miljöer/möten så är min övertygelse är att vi som chefer och ledare behöver ta ansvar och tydliggöra hur den interna kommunikationen och samarbete ska se ut och hur och vart den äger rum. Jag tror detta är grundläggande för att vi ska få laget att vara i fokus och inte bara jaget.

För visst håller vi med om vad Eric Schmidt, dåvarande styrelseordförande på Google, svarade när han fick frågan på ett World Economic Forum för några år sedan:

-Vilket är det viktigaste attributet en anställd på Google behöver i framtiden?

Han svarade:  -Att kunna arbeta i ett team är det viktigaste attributet vi vill att våra anställda ska ha.

Spot on tycker jag, för att kunna få team som presenterar på topp behöver vi ge dem rätt förutsättningar med en genomtänkt intern kommunikation och hur vi förväntas samarbeta. Annars hamnar vi dels i ett informationskaos och i en uppmärksamhetskris med fokus på fel saker.

Av: Heléne Arvidsson, vd gr8 meetings

Fortsätt läsa

STRESSHUVUDVÄRK

Jag har STRESSHUVUDVÄRK, tack gode gud för Ipren.
Vi har för MÅNGA MÖTEN UTAN ENGAGEMANG OCH EFFEKT, tack gode gud för mötesfria onsdagar.
Vi har för MYCKET MEJLANDE OCH KOPIEMEJL, tack gode gud för mejlfria fredagar.
Samma sak. Du löser inte problemet med ett quick fix. Vill jag verkligen bli av med grundorsaken behöver jag ta tag i problemet. På riktigt.

Bara en tanke, en tanke väl värd att tänka.

/Micke

Fortsätt läsa

ÄNTLIGEN!

Vad härligt det känns att det öppnar upp igen!

Tre FYSISKA jobb denna veckan på härliga Skogshem & WijkSånga Hotell & Konferens AB och Rimforsa Strand. Vilken skillnad! Att uppleva gruppernas energi, skratt och alla ideér som bollas på ett helt annat sätt.

I min krönika i senaste Affärsresenären kan du läsa vad de 7500 deltagarna, som vi utbildat de senaste 9 månaderna, säger om varför ett digitalt möte blir bra och vad utmaningarna är.

 

Fortsätt läsa

Så här blev det!

Malmö, 31 december 2021
Vaccinet fungerade! Bättre än vaccinmotståndarna befarade. Vi kunde börja mötas redan under våren och oj, vad vi hade längtat. Förnuftsmässigt hade vi förstått att vi saknat det sociala, men det var först när vi började ses som vi verkligen förstod. Ett virus kan inte förändra tusentals år av evolution. Vi är biologiska och sociala varelser. Vi blir till tillsammans, inte bara bokstavligt. Vi behöver träffas för att utbyta vår tysta kunskap, för att kunna ge varandra en klapp på axeln eller bekräfta varandra med ögonkontakt eller ett skratt. Sommaren blev varm och lång. Aldrig tidigare har vi umgåtts så mycket som vi gjorde då. Det var inte toapapper som var restnoterat längre, det var nu grillkolen som var hårdvaluta och slut hela tiden. Under hösten kom de stora konferenserna igång och deltagarna var gladare än någon gång tidigare.

När vi kunde ta fram pengar i under Corona-krisen, förstod plötsligt politikerna att om vi gör lika kraftfulla investeringar inom andra områden så kan bygga ett starkare samhälle. Under hösten fattade en enig riksdag beslut att avsätta 5 000 kronor per invånare i Sverige till integrationen. Kostnaden 50 miljarder tog de när de såg att ekonomin återhämtade sig i rekordfart under våren och permitteringsstöden inte behövdes längre. Min gamla hemkommun Gävle med 100 000 invånare fick 500 miljoner.
-Med dessa pengar kan vi satsa på mer stöd på plats i skolan, vi kan anställa fler personer ute i våra bostadsområden som kan fånga upp problemen tidigare, säger kommunalrådet i Gävle.

När de väl var igång, politikerna, så såg de även till att föreningslivet fick nya medel så att fler ungdomar kunde tas om hand av utbildade ledare. Stödet var riktat och skulle anpassas till breddidrotten. Ett beslut som också togs var att alla kommunala idrottsanläggningar skulle hållas öppet till 22.00 året runt. Från i höstas finns en utbildad ungdomsledare på plats 08-22 varje dag, året runt. Idrottsanläggningarna har redan blivit de samlingsplatser som de var på 50- och 60-talen.

Hur många kommissioner och utredningar som gjorts på olika regeringars initiativ vet jag inte, men den som kanske fått störst gensvar var när Coronakommisionen kom med sitt första utlåtande redan för drygt ett år sedan. Där de påpekade systemfelet i hela äldreomsorgen. Under våren grävde politikerna ner stridsyxan och satte sig vid samma bord för att ta fram en strategi för hur Sverige vill behandla de äldre. Bland det första som beslutades var att all vård skulle ske i offentlig förvaltning eller i kooperativ- inga privata initiativ kunde ägas av riskkapitalister. De beslutade om en gigantisk utbildning för chefer och ledare. På varje äldreomsorgsenhet kommer det att finnas både sjuksköterskor och läkare. I hemtjänsten förbjöds att använda 15-minuters-pass. Det minsta tid en äldre fick hjälp sammanhängande är nu 45 minuter. Den lag som nu håller på att beredas gör att alla ska få en mänsklig hand att hålla i vid livets slutskede. Det är alltså ett lagbrott om en gammal människa dör ensam! Heja Sverige!

Digitaliseringen har fortsatt. Den hjälper bl.a. sjukvården med nya innovationer. Dock så har textraden i den digitala lovsången ”Allt som kan digitaliseras, kommer att digitaliseras” bytts ut till ”Vad ska vi digitalisera och vad ska vi inte digitalisera?”. Robotkatterna på våra äldreboenden är nu på väg ut, på vissa ställen skaffar man riktiga katter och på andra har man tack vare högre bemanning nu människor med värme som kan vara med de boende.
Regeringen har med kraft också bett om ursäkt för att de använt orden ”enkla jobb” och istället förklarat att de jobb de menade är de bästa jobben som inkörsport till samhället för ungdomar och arbetslösa. -Alla jobb är lika betydelsefulla, sa statsministern i sitt sommartal.

Ja det har sannerligen hänt mycket detta år, inte minst inom skolan. Många blev förvånade när riksdagen enhälligt fattade beslutet att skjuta till 50 miljarder till nyanställningar. Skolverket har fått i uppdrag att ta bort administrativa uppgifter för lärarna så det kan fokusera på det som skapar värde för eleverna. De har också fått i uppgift att ta fram s.k. framgångsteam som åker ut och stöttar skolor med problem. De stannar på skolan tills problemen är borta. Många lärare märker redan en stor skillnad och säger ”äntligen har jag tid med eleverna igen”.

Vi började resa igen! De eldrivna flygplanen slog verkligen igenom detta år och när den första flygningen över Atlanten gjordes med ett stort passagerarplan var det många som var glada att vi både kan resa och rädda klimatet.

I sportvärlden var det kanske det mest överraskande att Brynäs som låg ohjälpligt sist i tabellen runt nyår, började klättringen i tabellen och var sedan i slutspelet överlägsna.
Duplantis hoppade 6.25 och ingen var förvånad.

ABBAs återförening nu i december var fantastisk och sågs av 5 miljarder människor. Det var historiens comeback alla kategorier. De bibliska inräknande.

I våra organisationer så tog de flesta tag i sin interna kommunikation och möteskultur. Det innebar att många vittnade om större arbetsglädje. Arbetsmiljöverket sa ”Det gläder oss att så många tagit tag i sin möteskultur då det påtagligt påverkar den sociala arbetsmiljön”.
Under pandemin tog många tag i sina digitala möten. Det medförde att alla möten blev bättre och att man frigjorde tid. Effekten blev större och fler mål uppfylldes. Många tog också fram strategier för hur alla kan få gott om tid igen. För det är ju enbart då vi kan vara vårt bästa jag och sätta fokus på det som skapar värde i en organisation. Otroligt att ett ord som varit i fokus i årtionden- effektivitet- så fullständigt försvunnit från vårt tal.

Men häftigast ändå, tycker jag, att Sverige går ifrån att mäta BNP, som enbart handlar om varor och tjänster, till att mäta ”bruttolyckoindex”. Det kommer att säga mycket mer om oss som land. Hälsa, lycka och relationer kommer att sätta fokus på det som är viktigt för oss människor.

”I natt jag drömde något som, jag aldrig drömt förut. Jag drömde…”

Micke Darmell, föreläsare & författare

Fortsätt läsa

Vad händer med de fysiska mötena efter Covid?

Det här är en fråga som både mötesindustrin och kunder ställer sig just nu.
I denna krönika försöker jag bena ut vad som händer hos kunderna just nu och vad det är för ”omställning” mötesindustrin behöver göra.

I 13 år har vi på Möteskulturdagen stått varje år och sagt att möteskultur är en ledningsstrategis fråga. Alla har hummat med, men jag har inte sett att ledningsgrupper gått i handling. Jag har heller aldrig träffat en ledningsgrupp eller koncernledning under alla dessa år som inte tyckt att möten inte är viktiga. Det är bara det att de har prioriterat möten och inte heller premierat bra möten. Få har lagt in möteskunskap i sina befintliga strukturer som ex kompetensplanen. (Endast 5% av chefer är utbildade i möteskultur eller mötesledning). Viktighetsgraden har varit låg för en hållbar möteskultur.
Fram tills pandemin kom.

För att förstå att detta inte uppstått nu utan bara synliggjorts nu så låt mig ta tillbaka dig till 1970-talet. Till dess hade, i stort sett, bara chefer deltagit i möten. 1976 kom en lag, Medbestämmandelagen, som bl.a. hade till syfte att alla skulle få komma till tals. Tänk vad fantastiskt att leva i ett land som har det lagstiftat! Ur denna lag födde arbetsplatsmöten som idag på många håll kallas arbetsplatsträffar, s.k. Apt-möten.

Det märkliga är att våra Apt-agendor är i stort sett identiska med dem från 70-talet. Den enda skillnaden är att det är fler punkter på agendan. De flesta vittnar om att deras Apt-möten är tråkiga, saknar energi och ofta är en monolog.
Men tillbaka till syftet! Vem vill inte ha ett möte där man tillsammans skall skapa en bättre arbetsplats? Hand upp du som inte vill ha det. Exakt, detta möte borde sjuda av energi och kreativitet.

Innan Pandemin har vi varit ok med att våra möten inte varit ok. Vi har varit ok med att hälften av våra möten saknar ett tydligt syfte & mål, vi har varit ok med att någon) ofta samma personer) kommer lite sent, att vi inte involverat utan kört monolog, etc. Men säger du kanske, -det har väl inte varit ok? Ja det har iaf inte fått några konsekvenser, så har möteskulturen i många organisationer sett ut.

När vi sedan kastas in i de digitala mötena avslöjas allt bara, det synliggörs! Vad har de då fått för konsekvenser? Jag törs påstå att viktighets graden har åkt upp markant. Det finns nog ingen ledningsgrupp som inte haft möteskulturen upp på agendan i år.
Helt plötsligt är det ok att säga att vi inte har bra möten, att det är svårt att involvera och skapa engagemang. De flesta chefer vittnar om ännu mer mötestid eftersom det är mycket lättare att skicka ut en länk än att första hitta ett konferensrum och att sedan alla skulle vara med på plats. Jag har pratat med många chefer som siter sju timmar om dagen i digitala möten. Det är misshandel mot både hjärna och kropp.
Även om man vabbar eller är sjuk så helt plötsligt är man med på mötena ändå.

Detta sammantaget gör att allt fler företag och organisationer tar tag i sin möteskultur. Det som är positivt med detta är att när de digitala mötena blir bättre så kommer även de fysiska bli bättre. Vi behöver ett helt nytt mindset till framtidens möteskultur. Det är möten där alla får känna lust, mening och delaktighet. Möten är ett tillsammansäventyr!

Mötesbranschen kommer således få kunder som kan mycket mer om möten framöver och det blir då en utmaning att själv förstå detta och att själva bli bättre. En mötesanläggnings produkt är inte en lokal, mat eller aktiviteter. Produkten de säljer är möten. För att kunna göra detta på bästa sätt behöver de kunna mer än kunden.

Vi har varit med i en del webinars som destinationer och andra mötessamordnare haft. Vi har då bl.a. ställt frågan till deltagare som kommit från mötesanläggningar.
-Hur mycket av de tidigare mötena som kunder hade hos er kommer att komma tillbaka tror du?
Svaren har skiftat från 30% till 100% men de flesta tror att många möten kommer att försvinna. När vi ställde frågan till 1100 digitala deltagare, kunder, på Möteskulturdagen om vilka möten de kommer att lägga på våra mötesanläggningar post corona så blev svaret att i stort sett de flesta mötena kommer att komma tillbaka.
De flesta är så trötta på de digitala mötena och längtar tillbaka att träffas igen.
När kunderna nu också tar fram en tydlig struktur för vilka möten de skall ha digitalt eller fysiskt så kommer det att gynna mötesindustrin och givetvis kunderna själva.

Kairos Future har gjort en analys där de tror att ca 20% av de möten som tidigare bokades på en mötesanläggning kommer att försvinna. Samtidigt säger de att vi människor ofta har en benägenhet att övervärdera ”nuet” i en kris.

Slutligen, vad behöver då mötesanläggningar göra?
• Bli bättre på möten än kunden så vi kan agera mötesrådgivare och inte ordermottagare.
• Omfamna det digitala. Vi behöver lära oss de möjligheter det digitala erbjuder så vi kan erbjuda kunder olika
lösningar. Den hjälpen vi kan ge kunden leder till fler affärsmöjligheter.
• Vilken teknik behöver ni komplettera med? I de små konferensrummen och i de medelstora? I de stora har vi
oftast en bra teknik. Utbilda också ALL personal så att de är trygga med tekniken. Här kan vi göra skillnad.
Alla behöver inte ha en studio, men alla behöver kunna teknik och de olika plattformarna.
• Gör en inventering vilka kunder ni har och vilka möten de har hos er. Skapa ett möteskoncept utefter detta.
Ha fokus på kundens möten och hur ni kan hjälpa dem få bättre effekt av dem.

Jag är övertygad av att de aktörer som nu orkar ha två tankar i huvudet samtidigt, trots det stålbad alla går igenom, t.o.m. kan gå stärkta ur denna kris. Vi behöver tänka om när det gäller vad vi erbjuder, skapa nya affärsmodeller och sist men inte minst utbilda den egna personalen på mötesanläggningen. Då kommer vi återigen i framtiden ha kunder som besöker våra anläggningar för att skapa den förflyttning de vill göra med hjälp av riktigt bra möten!

Micke Darmell, föreläsare & författare inom möteskultur

Fortsätt läsa

Fri entré x 2

Är det någon gång vi behöver inspiration och energi i våra organisationer så är det i år, eller hur?

Vi bjuder därför på två dagar som du inte vill missa om du är intresserad av möten i organisationer och mellan människor!

  1. Möteskulturdagen! Inspiration, kunskap och konkreta verktyg! 11 av Sveriges främsta experter och föreläsare inom möten! Måndagen den 30e november 09.00-15.00. Anmäl dig här!
  2. Virtuella Mötesmässan! Torsdagen den 17e december träffar du mötesanläggningar, teknikleverantörer, mötesaktörer och förstås oss på denna Virtuella Mötesmässa! Mer info och anmälan här!

 

Varmt välkommen till två dagar med inspiration!

hälsar Heléne & Micke

Fortsätt läsa
Stäng meny