Vi överlevde som art och till slut blev vi damen och herren på täppan, på den planer vi lever på, inte för att vi var starkast utan för att vi fick ett gemensamt språk och började samverka.
När det gäller möten så har vi inget gemensamt språk. När jag säger mötesstruktur så betyder det väldigt olika saker för olika människor exempelvis.
Möten borde vara samverkan. Tyvärr ser vi alltför många möten som är reaktiva där det är avstämningar, avrapporteringar, monologer, information och en powerpointpräst som läser från sina slides som det vore från den heliga skriften. Inte mycket samverkan där!
Varför? För att endast 5% är utbildade. Kunskap om möteskultur kommer inte med modersmjölken. Om den hade gjort det hade inte vår möteskultur sett ut som den gör.
Ta hjärtat för att skapa ett bra möte som är syftet! Det är topp 3 när vi frågar vad är anledningen till att ett möte blir bra. Alla är överens.
Sedan gör vi en reality check på den! Studier visar när chefer får svara på frågan hur många av dina möten har ett tydligt syfte så saknar 56% det. Tyvärr stämmer inte det. När jag är inne i organisationer så är det 90% av deras möten som saknar ett tydligt syfte.
I början av en workshop med en chefsgrupp så frågar jag -Hur många möten, som du kallar till, har ett tydligt syfte? Svaret blir -70-80%, jag slarvar ibland.
När jag jobbat med gruppen en halvdag brukar jag avsluta med samma fråga och svaret blir -Max 10%.
Då förstår man det man inte förstod innan. Detta är en kompetensfråga och ingenting annat. Det är samma sak med en Agenda. Jag har sett 1000-tals av vad kunderna säger är en agenda. Tyvärr är det bara en talarlista. Du vet agendor som har punkter som HR update, kommunikation, försäljning, ekonomi…..hur ska du som mötesdeltagare kunna förbereda dig då? Hur ska vi kunna bli engagerade och motiverade?
För att skapa motiverade och engagerade mötesdeltagare där alla får känna lust, mening och delaktighet beror på hur vi designar våra möten. Möten som bygger relationer. Möten som skapar den psykologiska trygghet som många pratar om idag. För att skapa dessa behöver vi kunskap. Simple as that!
Tillbaka till syftet. Ett syfte skall ge energi och inspiration. Det skapar mening och tydliggör nyttan på lång sikt.
Målet (det finns en massa olika mål i en verksamhet. Målbild, aktivitetsmål, resultatmål, prestationsmål mm) för ett möte är vad vi skall prestera just på detta enskilda möte. Vad skall ha hänt när vi slutar mötet. 1-3 mål, blir det fler är du antagligen inne på agendapunkterna.
En metafor att ta med sig som en annan krönikör i denna tidning gett mig, Antoni Lacinai, är denna. Kommer du ihåg i de äldre Robin Hood filmerna så kom Robin inridande på ett torg för att vara med i en pilbågstävling. Vann han tävlingen skulle han få Lady Marions hjärta. (Får hoppas att det var samtycke, men det ser ut så i filmerna).
Vad var då syfte och mål med att han var med i tävlingen? Fundera i en minut innan du läser vidare.
Här kommer svaret. Syftet var att vinna Lady Marions hjärta och målet var att vinna tävlingen. Över hälften när jag frågar svarar tvärtom. Syftet är vad det skall leda till på sikt, dvs Lady Marions hjärta.
De flesta ”syften” jag ser idag blandar ihop syfte & mål, det skrivs ihop med flera meningar. Det är dock två helt separata saker. Problemet kanske är för att precis som jag precis gjorde, skrev ihop det som syfte & mål.
Nästa gång du sitter på ett möte som inte har ett uttalat syfte kan du tänka på att det är som att sätta sig i en taxi och bara säg -Kör!
Det kan bli en spännande resa, men troligtvis blir det dyrt och du/ni hamnar helt fel!
Micke Darmell, föreläsare, utbildare och författare
