Det här blev mitt svar:
Sätt inte prislapp på möten – sätt syfte på dem
Äntligen tar politiker initiativ och sätter fokus på möteskulturen.
Det är bra. Det borde inte ha någon politisk färg att vilja använda skattemedel klokare, frigöra tid till kärnuppdraget och skapa en bättre arbetsmiljö för både chefer, tjänstepersoner och medarbetare.
Men att synliggöra kostnaden för varje möte vid bokning är tyvärr fel väg att gå.
Det kan låta klokt. En digital prislapp på mötet skulle säkert få några att fundera ett extra varv. Men risken är att kommunen börjar mäta det som är enkelt att mäta – i stället för det som faktiskt spelar roll.
Ett möte är inte dåligt för att det kostar pengar. Ett möte är dåligt när det saknar syfte, samlar fel personer, tar för lång tid och inte leder verksamheten framåt.
Det är där den stora kostnaden finns.
Den omoderna möteskultur som präglar många större organisationer i dag kostar inte bara pengar. Den kostar energi, engagemang, arbetsglädje och tid från kärnuppdraget. Chefer tillbringar ofta en mycket stor del (60-90%) av sin arbetstid i möten. Tjänstepersoner sitter också många timmar varje vecka i möten, samtidigt som mindre än 5% har fått någon egentlig utbildning i möteskultur eller mötesdesign.
Då är det inte konstigt att många möten blir informationspass, avrapporteringar och statusrundor – trots att vi i dag har helt andra kanaler för just information.
Möten är ett arbetssätt. De ska inte bara fylla kalendern. De ska hjälpa verksamheten att genomföra sin verksamhetsplan, fatta bättre beslut, stärka samverkan och odla relationer.
I varje möte synliggörs ledarskapet, medarbetarskapet och kulturen. Ett möte är på många sätt bara en miniatyr av organisationskulturen.
Därför räcker det inte att räkna vad mötet kostar. Frågan måste vara: Vilken effekt ska mötet ge?
När professor Mats Alvesson nyligen i Svenska Dagbladet beskriver chefer som något i stil med mötesarbetare sätter han fingret på en viktig fråga. När Magnus Gisslén tidigare kritiserade Folkhälsomyndighetens möteskultur trodde många att fler skulle våga säga ifrån. Men möteskultur behandlas fortfarande ofta som en mjuk fråga, trots att den är hård, konkret och avgörande för verksamhetens resultat.
Därför vill jag ge Umeås politiker två bättre frågor att ställa till kommunledningen:
Hur mycket mötestid investerar Umeå kommun varje år?
Och hur säkerställer kommunen att chefer, mötesledare och medarbetare har den kompetens som krävs för en modern, hållbar och värdeskapande möteskultur?
Det är utmärkt att politiker vill veta vad skattebetalarna får för pengarna. Men svaret ligger inte i att sätta en prislapp på varje möte. Svaret ligger i att säkerställa att varje möte har ett tydligt syfte, rätt deltagare, rätt form och leder till verklig nytta.
Våra möten är en motor i organisationen. Hackar och knackar den spiller vi tid, energi och arbetsglädje. Är den väloljad skapar den framdrift, bättre samverkan och mer kraft till kärnuppdraget.
Tyvärr är kaffet på de flesta möten fortfarande starkare än syftet.
Micke Darmell
Föreläsare och författare inom möteskultur
