Vår samarbetspartner Meetio kommer att gästa vår blogg då och då och dela med sig av erfarenheter och kunskap inom detta område. Meetio arbetar med enkla mötesrumsbokningar så att detta fungerar smidigt så att du istället kan använda din energi till att förbereda mötet på rätt sätt.
Planera kontorsytorna smart och öka produktiviteten
Än har vi inte tröttnat på trenden med kontorslandskap – tvärtom! Den öppna planlösningen utgör grunden i de flesta moderna kontor. I tillägg till detta tillbringar vi en stor del av vår arbetstid i möten. Att företag blivit mer mötesintensiva i kombination med de öppna ytorna, gör att vi måste tänka efter en extra gång när vi utformar våra arbetsplatser för att utnyttja ytorna så smart som möjligt. Ett av de vanligaste misstagen vi ser många göra är att bygga för stora mötesrum.
Rummen som slukar dina ytor
Väldigt ofta ser man att det sitter 1-2 personer i ett konferensrum anpassat för 8-10 personer. Vår extensiva användardata visar att 50-70% av alla möten i Sverige består av 1-4 personer och att 1 mötesdeltagare är det allra vanligaste(!). Alltså att en person bokar ett mötesrum för att använda det själv, t.ex. vid telefon- eller videomöten. Efter 1 deltagare är 2 vanligast, sedan 3 o.s.v. Vi ser därtill att möten med bara en person ökar!
Det är tydligt att det är fler, mindre rum som i första hand behövs och inte få, överdimensionerade konferensrum. Varför har så många för stora konferensrum då? Troligtvis är det ett gammalt tänk som lever kvar. Förr hölls det avsevärt färre möten och det var främst chefer och ledning som deltog i dem. Sedan associerar fortfarande många ordet ”mötesrum” med de typiska styrelserummen vi ofta ser i filmer och tv-serier.
Hur ser det ut hos er – är minst 50% av mötesrummen anpassade för 1-4 personer…? I så fall – grattis!
Varför mindre mötesrum?
• Mindre* mötesrum gör att man får plats med fler rum = mindre outnyttjad yta.
• Ju fler rum, desto bättre rumstillgänglighet – något som i sin tur möjliggör fler spontanmöten. Förresten, visste du att 25% av alla bokade möten är spontana?!
• Det är enklare att anpassa mindre rum efter olika behov jämfört med stora, pompösa konferensrum.
*Med mindre menar vi inte att rummen ska vara pyttesmå, men att de är anpassade för ett mindre antal personer.
Jag trivs bäst i öppna landskap, eller?
Även om kontorslandskap har många fördelar när det kommer till samarbete, öppen kommunikation och att minska hierarkiska strukturer, så har de även sina nackdelar. Många upplever en försämrad koncentrationsförmåga och att man ständigt störs av visuella och ljudliga distraktioner.
När man jobbar med öppna planlösningar blir det därför extra viktigt att också skapa ytor ämnade för arbete som kräver mer lugn och ro. Har man då flera mindre mötesrum istället för några få stora, kan medarbetare bara boka ett rum och gå dit. För att stänga ute ljud kan s.k. phone booths vara en god investering. Ett phone booth är alltså ett ljudisolerat, mobilt rum dit man kan gå för att prata i telefon eller ha videomöten – lugnare både för den som pratar och för kollegorna som slipper höra andras samtal.
Sammanfattningsvis handlar det om att helt enkelt tänka ett varv extra när man planerar sina kontorsytor, så att anställda har förutsättningar att kunna vara produktiva.
Vill du veta mer om hur ni kan förbättra er mötesrumshantering, eller bara vill veta mer om arbetsplatsutformning? Läs mer eller kontakta oss på www.getmeetio.com
Bildtext: Bild lånad från Moelven
