Dags att ifrågasätta slentrianmöten

Möten, möten och åter möten och protokoll hit och dit för att kunna kontrollera att allt man sagt verkligen blir gjort. Men behövs verkligen alla dessa möten och protokoll?

Som chef och ledare till­ bringar man i snitt 50–80 procent av arbetstiden i möten vilket innebär att en chef och ledare kan räkna med att 25 år av arbetslivet består av möten.

– Trots detta är det få chefer och ledare som har en enda timmes utbild­ ning i ämnet. Det betyder att alltför mycket tid går åt till dåliga möten, säger Heléne Arvidsson, vd för möteskonsult­ företaget Gr8 meetings.

Hon konstaterar att möteskulturen ofta inte är ett vd­-ansvar. I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten.

– En bra möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga. Genom en håll­bar möteskultur skapar man snabbare resultat.

Hon menar att man för att få till stånd en bra möteskultur måste ifrågasätta och komma bort från ett slentrianbeteende. Att ha en viss typ av möten för att det alltid varit så.

På Ledningsgruppsdagen,
som arrangerades tidigare i år av Vd­tidningen, där hon presenterade olika verktyg för att få bort onö­diga möten, ifrågasatte Heléne Arvidsson bland annat varför man ska föra proto­koll på alla möten.

– Jag märkte då att det var många var som blev provocerade av detta. Men protokoll behövs inte alltid i ett företag där man litar på att det som bestäms på mötena också blir gjort. I vissa fall krävs naturligtvis också ett formellt protokoll men det gäller definitivt inte för alla möten.

Hon konstaterar att om man inte har en fast sekreterare så är det i regel ingen som vill skriva protokollet.             – Under mötet är då den som skriver protokollet oftast inte alls med i diskus­sionen eftersom denne måste fokusera på skrivandet. Då tappar man bort den personens idéer och tankar, säger Heléne Arvidsson.

EN HÅLLBAR MÖTESKULTUR

Hon betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

– En hållbar möteskultur får en positiv påverkan på den sociala arbets­ miljön. I bra möten tar man tillvara på kreativiteten och engagemanget hos medarbetarna och det kan ibland dödas genom skrivande av protokoll som ingen är intresserad av att läsa senare.

Heléne Arvidsson konstaterar att möten är kulturbärande.

– Det betyder att goda och dåliga vanor på arbetsplatsen har en tendens att manifesteras och befästas i mötet. Den skicklige mötesledaren skapar bättre och mer inkluderande möten och därmed bättre och mer inkluderande organisationer. Interna möten är den vikti­gaste kommunikationskana­ len hos ett företag.

Heléne Arvidsson betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

Hon har sett att alltför många företag har en kultur där det hålls oplanerade möten och där det ”skjuts från höften” och där låg kvali­tet kompenserar med hög kvantitet.

– Fler och fler företag har dock börjat inse värdet i att utnyttja och optimera det som ofta stjäl upp till sju veckor per anställd och år. Grunden är att rätt per­ soner ska vara kallade. Dessa ska veta varför de är kallade och vad de förväntas bidra med, avslutar Heléne Arvidsson.

Fem steg för att skapa en hållbar möteskultur

Gör er möteskultur till en lednings­strategisk fråga och ansvar där det är tydligt att ledningen premierar och värdesätter er möteskultur.

Ta fram spelregler eller rikt­linjer för era möten, säkerställ att ni levandegör era värderingar och önskvärt beteende i era möten.

Inventera och kartlägg befint­liga möten där ni säkerställer att mötena har en tydlig koppling till er affärs­ och verksamhetsplan.

Se över era utbildningsprogram så att chefer och mötesledare får kompetens inom mötesledning.

Låt inte er möteskultur vara en egen process eller ett projekt, integrera er möteskultur i era befintliga strukturer.

 

Fortsätt läsa

Häng med på vår mötesresa den 20e augusti! (Digitalt)

Detta tillfälle ger dig grunderna för effektiva (digitala) möten.

Du får inspiration, kunskap och konkreta verktyg för att kunna förbereda, planera och leda engagerande och effektiva möten, fysiska liksom digitala. Du kommer även få kunskap och konkreta verktyg hur du kan skapa en hållbar möteskultur i din organisation.

• Kostnaden för möten och hur man kan mäta effekten
• Hur värderingar och ledarskap kan levandegöras genom era möten
• Möten som stärker och ökar er målppfyllelse
• Framtagande av rätt mål och rätt syfte, som lägger grunden till ditt möte
• Konkreta tips för hur du förbereder och planerar ett möte för maximal effekt

• Agendan – en bra mötesnudging
• Optimala inledningar och avslutningar på dina möten
• Metoder och verktyg för att skapa engagemang och delaktighet
• Framgångsfaktorer för digitala möten

Läs mer och boka din plats här

Hör av dig om du har några frågor!

Fortsätt läsa

Effektiva digitala möten!

Allt fler efterfrågar utbildningar i Effektiva (digitala) Möten!

Vi är tacksamma för att vi ställde om redan för 4-5 år sedan till att göra “blended learning”. Alla våra utbildningar har både en fysisk del och en digital del. Nu när alla blivit tvingade att gå över till digitalt så hade vi allt klart och det är vi glada för idag.

Här vill jag bara tipsa om en digital utbildning på två halvdagar som vi gör i uppdrag av tidningen CHEF och deras “Chefakademin”. 23-24e juni 09-12.

Vill du känna trygghet och få ut maximal effekt av dina digitala möten så välkommen att anmäla dig! All info på länken nedan. Det är både jag & Heléne som är kursledare. /Micke

Fortsätt läsa

Spelar det någon roll när vi har mötet?

En sak som ofta inte tas med i beräkningen när vi vill ha ett riktigt bra möte är när vi har det under dagen. Vi kollar mer efter när är det tomt i kalendern för de som skall vara med.

Det är dock viktigare än man kan tro för att uppnå en bra effekt.

I boken NÄR av Daniel Pink så finns det mycket forskning på oss som biologiska varelser och när på dagen vi är vårt bästa jag för olika saker. Här kommer några axplock på intressant forskning som finns att läsa i denna högintressanta bok som jag varmt rekommenderar.

  • Ca 70-80% av oss har en biologisk klocka som gör att vi funkar att arbeta mellan 08-17. Sedan finns det några lärkor och några ugglor. Min ena dotter är en lärka och den andra en uggla. Ugglan funkar dåligt fram till 10-11 på fm, är sitt bästa jag sedan på em och sedan på natten. Vi som tillhör massan fungerar bäst på förmiddagen, vi blir sämre efter lunch och sedan höjer vi prestationskurvan tidig kväll igen. Men oavsett vad vi tillhör har vi en topp, en dal och en återgång. Två sociologer studerade över 500 miljoner(!) tweets i 84 länder. 2,4 miljoner användare i olika kulturer. På förmiddagarna var tweetsen i allmänhet mer aktiva, engagerande och förhoppningsfulla.
  • 2006 gjordes en studie, av Kahneman, på drygt 900 kvinnor i USA med olika kulturella bakgrunder, utbildningsnivåer etc. Rytmiciteten verkade stämma oavsett bakgrund. På förmiddagarna upplevde. De flesta upplevde att de var gladare med en topp runt lunchtid, mindre glada under em och sedan gladare igen på kvällen. Det gällde samma sak för hur de var hjärtliga mot andra och hur roade de kände sig.
  • En annan studie på 26000 kvartalsrapporter från mer än 2100 börsnoterade företag visar att tonen var ofta mycket positivare under fm än om de höll träffen på em. Det påverkade t.o.m. aktiekursen. Dvs vill man ha fler glada investerare så skall kvartalsrapporten presenteras på fm!
  • Avsnittet om att felbehandlingar påsjukhu eller missa saker i en behandling gör att iaf jag inte tackar ja till läkartid under en em!
  • En stor studie i Danmark visar att resultaten på nationella prover är klart bättre om de utförs under förmiddag istället för på eftermiddag. Om man måste göra det under en eftermiddag kan man parera et negativa utfallet med att ge eleverna en paus på 15min där de är ute och rör på sig. Så det bästa är således prov på fm efter en utepaus!

Hur kan vi använda denna kunskap i mötessammanhang, några tankar hittar du i filmen. Hör av dig om du vill ha fler tips!

 

Fortsätt läsa
Stäng meny