De digitala mötena kommer göra alla möten bättre!

Efter att organisationer och företag sedan 70-talets första lagstadgade Arbetsplatsträffar, där medarbetare bjöds in för att skapa samverkan & delaktighet, varit ok med att deras möten knappt varit ok har något hänt de sista åtta månaderna.

Samma saker som vi varit ok med i de fysiska mötena är vi helt plötsligt inte ok med! Vi är inte ok med oförberedda möten, vi är inte ok med att inte få en agenda, vi är inte ok med att mötet led dåligt, vi är inte ok med långa möten utan paus, vi är inte ok med möten som slutar samma tid som nästa börjar. Ja, jag skulle kunna fortsätta ett bra tag till med exempel.

Varför tror du att vi inte är nöjda nu när vi varit det innan?

Jag tror att allt blir så mycket tydligare i ett digitalt möte. Vi avslöjas. Är jag som mötesledare eller mötesdeltagare inte förbered så avslöjas jag. Ett hack i mötet blir ett större hack än i det fysiska rummet. Om jag inte involverar mina mötesdeltagare kommer det med största sannolikhet bli tyst. Det är en helt annan tystnad än i det fysiska rummet.

Tillbaka till rubriken, varför kommer då alla möten bli bättre tack vare de digitala?

-Det vi ser i organisationer nu när allt fler tar tag i sin möteskultur kommer att göra ett avtryck i alla möten. När en organisation tar tag i sin mötesstruktur och inventerar vilka möten organisationen har och vilka de behöver så behöver de bestämma sig för vilka möten skall bara vara digitala, vilka som bara skall vara fysiska och vilka som går att göra som hybrid. När dessutom alla möten skall utgå från verksamhets- eller affärsplanen så kommer alla möten att bli bättre. Det kommer att finnas ett tydligt syfte & mål med alla möten och en agenda värd namnet. En agenda som förflyttar mötet framåt som skapar gemensamma förväntningar.

Sedan kommer de massor av detaljer som vi lär oss av de digitala mötena som kommer att gynna alla möten.

Här är några exempel:

  • 1h möten tidigare blir 45-50min pass i det digitala. Det gör att om några år kommer 1h fysiska möten också vara ett minne blått.
  • Nästan alla mötesdeltagare kommer i tid till de digitala mötena. Även de som är född fem minuter sent och har en benägenhet att alltid komma sent i de fysiska mötena. Vi kommer inte tolerera att vi går tillbaka till att det är ok att samma personer alltid kommer sent i de fysiska mötena.
  • Vi har fler pausar i det digitala, vilket vi kommer att vilja ha även det i de fysiska mötena när vi är tillbaka.
  • Allt fler tar fram spelregler för de digitala mötena. (Ex på en spelregel är att kameran skall vara på. Vem skulle tycka det är ok att vi sätter på en påse på huvudet under ett fysiskt möte?) Här får alla ett snabbt positivt svar vilket gör att detta kommer att ske även i de fysiska mötena.
  • Allt fler lär sig hur man involverar i de digitala möten vilket gör att de kommer att börja involvera i alla möten när de känner kraften i att få med alla.

Ja, även denna lista kan göras mycket längre. Så, paradoxalt nog så kommer våra digitala möten göra oss bättre i alla möten. Oavsett om vi är i det digitala eller fysiska rummet.

Avslutar med en påminnelse. Varken en digitalisering eller ett virus kan förändra miljontals år av evolution av den biologiska och sociala varelsen som vi är. Vi behöver träffas för att utvecklas och komma ner på djupet.

Eller, har du överfört någon tyst kunskap på ett digitalt måndagsmöte?

Micke Darmell, Mötesevangelist

Fortsätt läsa

Dags att ifrågasätta slentrianmöten

Möten, möten och åter möten och protokoll hit och dit för att kunna kontrollera att allt man sagt verkligen blir gjort. Men behövs verkligen alla dessa möten och protokoll?

Som chef och ledare till­ bringar man i snitt 50–80 procent av arbetstiden i möten vilket innebär att en chef och ledare kan räkna med att 25 år av arbetslivet består av möten.

– Trots detta är det få chefer och ledare som har en enda timmes utbild­ ning i ämnet. Det betyder att alltför mycket tid går åt till dåliga möten, säger Heléne Arvidsson, vd för möteskonsult­ företaget Gr8 meetings.

Hon konstaterar att möteskulturen ofta inte är ett vd­-ansvar. I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten.

– En bra möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga. Genom en håll­bar möteskultur skapar man snabbare resultat.

Hon menar att man för att få till stånd en bra möteskultur måste ifrågasätta och komma bort från ett slentrianbeteende. Att ha en viss typ av möten för att det alltid varit så.

På Ledningsgruppsdagen,
som arrangerades tidigare i år av Vd­tidningen, där hon presenterade olika verktyg för att få bort onö­diga möten, ifrågasatte Heléne Arvidsson bland annat varför man ska föra proto­koll på alla möten.

– Jag märkte då att det var många var som blev provocerade av detta. Men protokoll behövs inte alltid i ett företag där man litar på att det som bestäms på mötena också blir gjort. I vissa fall krävs naturligtvis också ett formellt protokoll men det gäller definitivt inte för alla möten.

Hon konstaterar att om man inte har en fast sekreterare så är det i regel ingen som vill skriva protokollet.             – Under mötet är då den som skriver protokollet oftast inte alls med i diskus­sionen eftersom denne måste fokusera på skrivandet. Då tappar man bort den personens idéer och tankar, säger Heléne Arvidsson.

EN HÅLLBAR MÖTESKULTUR

Hon betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

– En hållbar möteskultur får en positiv påverkan på den sociala arbets­ miljön. I bra möten tar man tillvara på kreativiteten och engagemanget hos medarbetarna och det kan ibland dödas genom skrivande av protokoll som ingen är intresserad av att läsa senare.

Heléne Arvidsson konstaterar att möten är kulturbärande.

– Det betyder att goda och dåliga vanor på arbetsplatsen har en tendens att manifesteras och befästas i mötet. Den skicklige mötesledaren skapar bättre och mer inkluderande möten och därmed bättre och mer inkluderande organisationer. Interna möten är den vikti­gaste kommunikationskana­ len hos ett företag.

Heléne Arvidsson betonar att mötena måste hänga ihop med de övriga strategierna som företaget har.

Hon har sett att alltför många företag har en kultur där det hålls oplanerade möten och där det ”skjuts från höften” och där låg kvali­tet kompenserar med hög kvantitet.

– Fler och fler företag har dock börjat inse värdet i att utnyttja och optimera det som ofta stjäl upp till sju veckor per anställd och år. Grunden är att rätt per­ soner ska vara kallade. Dessa ska veta varför de är kallade och vad de förväntas bidra med, avslutar Heléne Arvidsson.

Fem steg för att skapa en hållbar möteskultur

Gör er möteskultur till en lednings­strategisk fråga och ansvar där det är tydligt att ledningen premierar och värdesätter er möteskultur.

Ta fram spelregler eller rikt­linjer för era möten, säkerställ att ni levandegör era värderingar och önskvärt beteende i era möten.

Inventera och kartlägg befint­liga möten där ni säkerställer att mötena har en tydlig koppling till er affärs­ och verksamhetsplan.

Se över era utbildningsprogram så att chefer och mötesledare får kompetens inom mötesledning.

Låt inte er möteskultur vara en egen process eller ett projekt, integrera er möteskultur i era befintliga strukturer.

 

Fortsätt läsa
Stäng meny