Vi tar tempen på Almedalens möten

Almedalsveckan är Sveriges mest mötesintensiva vecka och självklart är vi på gr8 meetings på plats för att hjälpa organisationer få bättre möten. Bättre möten både i Almedalen men också på lite längre sikt.

Aldrig annars samlas så många människor, på så kort tid, på så liten yta, för att utbyta erfarenhet och kunskap. Pengar och tid investeras för att göra Sverige bättre.

Mötesexperterna Svenska Möten, gr8 meetings och Green Hat People ger sig ut bland besökarna i Almedalen för att ta tempen på alla möten.

Nyfiken på vad besökarna tycker om de över 4000 event som kommer ske i Almedalen denna vecka? Se mer på

http://www.almedalsbarometern.se/

Dessutom kommer Micke Darmell ha fyra öppna föreläsningar under veckan, samt ha LIVE Coachning I hur ditt möte i Almedalen ska få störta möjliga effekt!

Exakta tider och plats besök vår hemsida

Fortsätt läsa

Energimingel!

När jag är ute och föreläser pratar jag ofta om energins betydelse för ett bra möte. Tyvärr tar alltför många möten energi snarare än ger.

Enligt Mötesbarometern (www.3s.se) tar 1/3 av våra möten energi av deltagarna.

Jag är övertygad om att alla vill väl utifrån ens perspektiv, insikt och drivkraft. Ingen går in på ett möte för att ta energi av någon annan. Ändå inträffar detta alltså rätt ofta. Detta för att vi har olika förväntningar. Mötet saknar kanske syfte och mål, fel deltagare som inte vet sin roll kanske sitter på mötet och mötesledaren kanske saknar kunskap om hur ett bra möte kan genomföras.

När det gäller i idrottsvärlden så pratar de bästa ledarna hela tiden om energi. Lyssna på Erik Hamrén eller Pia Sundhage: Att skapa energi i gruppen är en förutsättning för ett lyckat resultat. Energi skapar Engagemang som skapar Enkelhet som skapar Effektivitet som skapar Ekonomi som bidrar till mer Energi och sedan har vi en god spiral. Det börjar med energi!

 

En övning som är häftig är Energimingel. Jag har gjort den i mina workshops de sista veckorna. Det har varit i kommuner, i näringslivet, i ledningsgrupper, för elever i mötesutbildningar och oavsett för vilka har alla tyckt lika mycket om den.

Så här går den till:
När det känns som om energinivån dippar under ett möte så säger någon: Energimingel!
Alla reser sig upp och under fem min minglar alla runt och ger varandra positiv feedback.
Efter detta är energinivån på topp igen! Du kan också avsluta ett möte med detta.

Min erfarenhet av liknande övningar är att vi går hem och berättar för familjen vad mina kollegor sa till mig. Alla gillar beröm! (alla kan dock inte ge och har svårt att ta emot och då är det bara praktisk träning som gäller!)

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

ps.tänk alla “gilla” knappar som nu finns, tänk om vi kunde omvandla dem till att vi säger det till den berör istället. ds

Fortsätt läsa

Skapa energi!

Vi har bara med vår vänstra hjärnhalva på möten. Den står för bl.a. för logik, fakta, matematik och detaljer. Den högra är sällan med. Den står för kreativitet, känslor, intuition och helhet.

Och hur smart är det? Vi ta alltså beslut med bara halva hjärnan. Det finns många beslut som tas i ett excel ark och som inte fungerar i praktiken. Du har säkert flera sådana exempel från din verklighet. När detta görs så har bara den vänstra hjärnhalvan varit i farten om den högra hade kopplats på, den som ser till helheten, hade det inte hänt.

Vi tappade den filosofiska tron på 16-1700-talet under Darwins intåg. Allt blev mer svart och vitt, rätt och fel. Sedan kom industrisamhället och ingenjörerna byggde upp organisationerna. Ledarskaps utbildningarna kommer från det militära. I skolan, från lågstadie till universitet, så utvecklas den vänstra hjärnhalvan till 90% och den högra med endast 10%. Detta tar vi med oss in i arbetslivet och dess möten.

Ändå är de flesta överens om att ett möte som ger energi är ett bra möte och ett möte som tar energi är ett dåligt möte.  (33% av alla möten tar energi av medarbetarna idag enl. Mötesbarometern 2010)

Hur ofta pratar koncernledningen, avd ledningen, chefen, avdelningen, projektgruppen eller teamet om hur vi skall ge varandra energi? Det kanske viktigaste för att skapa framgång? Slå in ordet energi på www.synonymer.se  Vem vill inte ha det i sin organisation?

Jag brukar fråga på mina föreläsningar; -Hand upp du som ger mindre energi än genomsnittet i din organisation på möten. Antingen som mötesledare eller deltagare. Hand upp!  Hur många tror du räcker upp handen?  Ca 1% av alla 10 000 tals människor jag träffat. 🙂 Dvs vi tror alla att vi ger mer energi än genomsnittet. Detta är ju för vi aldrig pratar om det!

I några bloggar framåt skall jag dela med mig av några bra energi övningar.

Men först, ta ett möte i din arbetsgrupp och diskutera följande två frågor:

  1. Hur ger du energi på möten?
  2. Vad får du energi av?

Då först får vi en förståelse för vad olika saker vi får energi av.

Jag tar gärna emot tips av dig och hur du gör när du ger energi, om du sett någon annan som ger energi. Vad gjorde den personen? Har du tips på några energi övningar?

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Det är nu det händer!

Efter att ha mött 1000-tals personer som antingen varit med i workshops jag arrangerat eller med på mina föreläsningar slås jag av att det är nu det händer! Allt fler går från ord till handling. Allt fler stora bolag “tar tag” i detta med möteskultur. Äntligen!

Jag tror att många får en riktig tankeställare när de får ta del av en möteskartläggning. Jag samarbetar i detta fall med Jacob Marinko på företaget 3s.  Det är svårt för en företagsledning att inte ta tag i möteskulturen efter en kartläggning!

Bland de 1000-tals som har arbetat med att ta fram en mötesplicy så kommer de flesta fram till i stort sätt samma “regler”. Det första alla brukar skriva upp på blädderblocket är att det skall finnas ett syfte & mål. Trots att alla vill ha det så är det bara 4 av sex möten som har det! (se tidigare blogginlägg).  Många “vet” vad som behövs men få gör det. Detta gäller förövrigt inte bara inom möten utan i allt annat i organisationen också.

Vikten av att skapa en framgångsrik möteskultur är just att detta får till konsekvens att det blir mer “göra” i organisationen.Detta eftersom du kan förankra allt genom möteskulturen. De organisationer jag arbetar med idag som ex börjar VARJE möte med att läsa upp företagets vision & mål känner att det är oerhört kraftfullt. Eller om ni har förnyat värderingarna/värdeordet eller som Christer Olsson, Sveriges bästa värderingskonsult?, skulle säga; betydelsebärande ord. Att inleda varje möte med att läsa upp dem gör att efter ett halvt år är ni “walk the talk”.

Jag ser fler och fler organisationer som har tagit tag i detta inte bara frigör tid utan får allt mer energi!

I alla fall där företagen sätter en e-postkultur som bygger på ansvar som avsändare & mottagare frigörs inte bara upp till en timme per dag utan massor av missförstånd försvinner.

Vilken möteskultur vill du ha i din organisation? Luta dig tillbaka, blunda. Ge dig 5 min och fundera på vad som skulle hända om du fick 40% mindre interna mail/dag, om varje möte gav dig energi, om varje möte bidrog till att ni skulle nå era mål snabbare, om alla möten blev roligare och öppnare? 5min!

Om du inte sitter i ledningsgruppen, såg till om du behöver siffror som du kan presentera!

Simply, not easy, but simply!

Lycka till!

Micke, mötesevangelist

 

Fortsätt läsa

Meeting Management utbildning för alla ledningsgrupper!

MM_A4 2010-10-13

Då har vi släppt den första Meeting Management utbildningen för ledningsgrupper/ chefer.

En fyra timmars belysning av vad Meeting Management handlar om. Dvs att sätta en kultur som optimerar effekten av varje möte i hela organisationen! Kolla i bifogad dokument!  Givetvis gör vi den direkt i ledningsgrupper.

Då investeringen i enbart mötestid är minst 10 ggr hela Travel Manager budgeten är det nu dags för företag och organisationer att ta detta på allvar. (mer om detta i tidigare blogginlägg) Om du kommer på Möteskulturdagen kommer Jacob Marinko belysa detta i siffror. det är svårt för någon ledare att inte ta detta på allvar när han visar sin fakta!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Brist på mod eller bara dåligt ledarskap?

Hur kan någon ledare eller chef idag rättfärdiga att INTE ta tag i en dålig mötes- eller e-postkultur i sin egen organisation?

De flesta chefer vet om problemet och väljer att ändå inte gör något åt det. En av orsakerna jag skrivit om tidigare är att det inte finns någon kultur till ständiga förbättringar gällande möten/ e-postkultur i organisationer.

50% av mötena är kontraproduktiva säger forskning från USA, 63% av mötestiden är ineffektiv tid säger chefer i Sverige enl Mötesbarometern 2009. Tänk om cheferna skulle släppa iväg 50% dåliga produkter/ tjänster eller att 63% av produktionstiden var ineffektiv? Då skulle de få gå samma dag. När det gäller möten händer ingenting. Oavsett kultur, så borde dessa siffror, som talar för sig själv, få vilken chef som helst att agera.

En annan orsak jag brukar nämna är att ingen äger frågan i företagsledningen. Oavsett kultur och historia finns ingen annan logik än att den ytterst ansvariga chefen i en organisation tar ansvar för denna viktiga fråga. Vi pratar om 20-40% av arbetstiden som vi planerar eller sitter i möten. Till det kan vi lägga till all tid som vi lägger på e-post.

Mötet är det strategiska verktyget för att nå mål & vision. All implementering, kreativitet, innovationer, förankringar, motivation, planering, uppföljning, delaktighet, energi, lust, samhörighet etc Allt detta sker på möten. Om inte den yttersta chefen tar ansvar för detta, vem skall då göra det?

Jag vill gå så långt och påstå att det är dåligt ledarskap och framförallt brist på mod från alla de chefer/ledare som väljer att inte förbättra sin egen organisations mötes- och e-postkultur.

Mer om avsaknad av mod och att vara mainstream i nästa blogg!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist, som förövrigt tycker att människovärdet är konstant.

Fortsätt läsa

Ett hjälpmedel som blivit ett stjälpmedel.

Idag kommer det handla om e-post!  Jag blir allt mer förskräckt när jag hör hur detta hjälpmedel håller på stjälper många anställda idag. Hur blev det så här?

När vi pratar om Möteskultur så har vi valt att lägga in e-postkulturen i den eftersom många informella möten har ersatts av e-post idag. Allt fler kommunicerar på mailen.

En sak är iaf klar. Först kommer tekniken sedan, långt därefter, så kommer människan och lär sig att hantera den. Mobil telefonen kom för 25(!) år sedan och vi har inte lärt oss hantera den ännu. Ex har många organisationer har dem påslagna under möten, de svarar fast de inte har tid, ringer inte upp fast de fått ett meddelande etc. Detta är ett bra exempel tycke jag på att vi människor har svårt att lära oss ny teknik.

När det gäller e-post så har det exploderat de sista åren. 9 av 10 svenska chefer läser e-post på kvällar och helger ex. Och de tror att det är ett “måste” för organisationen! Drygt 2 timmar av arbetsdagen hos adm personal idag går åt till e-post hantering.

Det finns en forskare som heter Linda Stone,( http://lindastone.net/ ), hon har myntat ordet Mailapnea, alltså e-post andnöd. Enl studier hon gjort så får vi samma beteende när vi öppnar vår e-post som när vi på stenåldern blev hotade av en Mamut(?).

Detta händer: Vi börjar andas ytligare, snabbare, blodkärlen drar ihop sig och en del t.o.m. slutar andas när de öppnar upp inkorgen! Sedan fortsätter den ytliga andningen så länge vi har oöppnade mail……Vi får alltså samma beteende som vid rädsla eller chock. Det är nog så att allt färre går in i väggen och vi kommer att upptäcka att allt fler kommer att gå in i skärmen.

Alla uppfinner sina egna regler. Jag har träffat personaldirektörer som inte svarar på e-post;      – “är det viktigt får de ringa”.  Jag har träffat säljchefer som får 200 mail om dagen och det finns inte ens en teoretisk möjlighet att svara på dem.

En del slutar att svara, en del slutar att läsa alla cc, en del läser och svarar på allt(sena kvällar och helger som givetvis påverkar familjelivet), ja det finns alla varianter. Det som är intressant är att det är få företag och organisationer som tagit tag i detta. (jag räknar inte med att skriva rätt subject eller FYI och liknande som att tagit tag i det). Att helt enkel ha en företags policy vad som gäller.

Det paradoxala är också att det är den egna organisationens e-post som håller på att bomba sönder sina anställda och inte de externa mailen.

Filosofen Descartes Cogito Ergo Sum, “Jag tänker, alltså finns jag” har idag i många organisationer blivit “Jag mailar, alltså finns jag”.

En förutsättning för en lyckosam e-postpolicy är att implementera den med alla. Det tar ca 3h att arbeta med detta. Det tar bort minst 30% av all intern e-post inom 3 månader.

Nyckeln är att dela in det i två delar:                                                                                                           1. Vilket ansvar har jag som avsändare.                                                                                               2.Vilket ansvar har jag som mottagare.

Oftast när vi arbetar fram detta med ledningsgruppen så kommer det fram regler likt:

  • Jag svarar inte på e-post om jag är stressad eller irriterad
  • Jag svarar inte på mail på kvällstid eller helger.
  • Är jag osäker om det är kritik i mailet besvarar jag det muntligt.
  • Vi använder e-post till information, avstämning mm, EJ kommunikation.
  • Är det bättre att ta detta muntligt eller på ett möte?

När medvetenheten har uppnåtts vilket ansvar jag själv har kommer e-posten att minska drastiskt. (viss tid övergår till muntligt, dock blir det totalt en markant tidsbesparing). Det är dock inte den största vinsten enl en av våra kunder, utan att det sker mycket mindre missförstånd och mindre konflikter uppstår.

Det är samma sak här som inom möten. Det är en kultur som skall förbättras. Alla behöver denna utbildning och precis som alla andra strategier så är det “Walk the talk” från ledningsgrupp och alla andra chefer. Kulturer äter alltid upp strategier.

Det roliga är också att bara efter 2 månader så har de flesta kommit ur kulturen att alltid öppna e-posten hemma på kvällar och helger. Alla skrattar och säger “-Hur kunde vi och vad fick oss att tro att vi behövde det?”  Jag säger som Klas Hallberg “ Vi får för oss så mycket”. (Klas Hallberg har bl.a. skrivit boken Y.C.D.B.R.A.L.A.I. = You can’t do business running around like an idiot! Rekommenderas!)

E-post uppror! Är du med?

Stay gr8!

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Vad investerar ditt företag i mötestid?

Enl Mötesbarometern (www.3s.se) 2009 så tillbringar vi 20% i möten. I många företag och organisationer är det mycket mer. Lägger vi till e-post tid (vilket vi gör när vi pratar Möteskultur, då många av de informella mötena har ersatts av e-post) så kan vi komma upp i över 30% av arbetstiden.

Så en enkel uträkning är att du tar den summan som en anställd kostar på ett år, multiplicerar detta med ex 0,25 (om vi leker med tanken att mötestid och e-posttid är 25%, alltså lågt räknat) och multiplicerar detta med antalet anställda i din organisation. Då får du den summa som din organisation investerar i mötes tid varje år. Mäter ni detta? Analyserar ni detta? Reviderar ni detta?Vilken effekt ger mötena?

Exempel. en anställd kostar 600 000:- och det är 100 anställda på företaget.

600 000:- x 0,25  x 100 = 15 miljoner kr/år. En kommun ex Malmö investerar drygt 3 MILJARDER kr/år!

Här finns ett enormt resurs slöseri. Enl studier från USA visar att 50% av alla möten dessutom är kontraproduktiva!

Häng med och förbättra Möteskulturen, alla, ja alla har att tjäna på detta!

Stay gr8// Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa
Stäng meny