Ett hjälpmedel som blivit ett stjälpmedel.

Idag kommer det handla om e-post!  Jag blir allt mer förskräckt när jag hör hur detta hjälpmedel håller på stjälper många anställda idag. Hur blev det så här?

När vi pratar om Möteskultur så har vi valt att lägga in e-postkulturen i den eftersom många informella möten har ersatts av e-post idag. Allt fler kommunicerar på mailen.

En sak är iaf klar. Först kommer tekniken sedan, långt därefter, så kommer människan och lär sig att hantera den. Mobil telefonen kom för 25(!) år sedan och vi har inte lärt oss hantera den ännu. Ex har många organisationer har dem påslagna under möten, de svarar fast de inte har tid, ringer inte upp fast de fått ett meddelande etc. Detta är ett bra exempel tycke jag på att vi människor har svårt att lära oss ny teknik.

När det gäller e-post så har det exploderat de sista åren. 9 av 10 svenska chefer läser e-post på kvällar och helger ex. Och de tror att det är ett “måste” för organisationen! Drygt 2 timmar av arbetsdagen hos adm personal idag går åt till e-post hantering.

Det finns en forskare som heter Linda Stone,( http://lindastone.net/ ), hon har myntat ordet Mailapnea, alltså e-post andnöd. Enl studier hon gjort så får vi samma beteende när vi öppnar vår e-post som när vi på stenåldern blev hotade av en Mamut(?).

Detta händer: Vi börjar andas ytligare, snabbare, blodkärlen drar ihop sig och en del t.o.m. slutar andas när de öppnar upp inkorgen! Sedan fortsätter den ytliga andningen så länge vi har oöppnade mail……Vi får alltså samma beteende som vid rädsla eller chock. Det är nog så att allt färre går in i väggen och vi kommer att upptäcka att allt fler kommer att gå in i skärmen.

Alla uppfinner sina egna regler. Jag har träffat personaldirektörer som inte svarar på e-post;      – “är det viktigt får de ringa”.  Jag har träffat säljchefer som får 200 mail om dagen och det finns inte ens en teoretisk möjlighet att svara på dem.

En del slutar att svara, en del slutar att läsa alla cc, en del läser och svarar på allt(sena kvällar och helger som givetvis påverkar familjelivet), ja det finns alla varianter. Det som är intressant är att det är få företag och organisationer som tagit tag i detta. (jag räknar inte med att skriva rätt subject eller FYI och liknande som att tagit tag i det). Att helt enkel ha en företags policy vad som gäller.

Det paradoxala är också att det är den egna organisationens e-post som håller på att bomba sönder sina anställda och inte de externa mailen.

Filosofen Descartes Cogito Ergo Sum, “Jag tänker, alltså finns jag” har idag i många organisationer blivit “Jag mailar, alltså finns jag”.

En förutsättning för en lyckosam e-postpolicy är att implementera den med alla. Det tar ca 3h att arbeta med detta. Det tar bort minst 30% av all intern e-post inom 3 månader.

Nyckeln är att dela in det i två delar:                                                                                                           1. Vilket ansvar har jag som avsändare.                                                                                               2.Vilket ansvar har jag som mottagare.

Oftast när vi arbetar fram detta med ledningsgruppen så kommer det fram regler likt:

  • Jag svarar inte på e-post om jag är stressad eller irriterad
  • Jag svarar inte på mail på kvällstid eller helger.
  • Är jag osäker om det är kritik i mailet besvarar jag det muntligt.
  • Vi använder e-post till information, avstämning mm, EJ kommunikation.
  • Är det bättre att ta detta muntligt eller på ett möte?

När medvetenheten har uppnåtts vilket ansvar jag själv har kommer e-posten att minska drastiskt. (viss tid övergår till muntligt, dock blir det totalt en markant tidsbesparing). Det är dock inte den största vinsten enl en av våra kunder, utan att det sker mycket mindre missförstånd och mindre konflikter uppstår.

Det är samma sak här som inom möten. Det är en kultur som skall förbättras. Alla behöver denna utbildning och precis som alla andra strategier så är det “Walk the talk” från ledningsgrupp och alla andra chefer. Kulturer äter alltid upp strategier.

Det roliga är också att bara efter 2 månader så har de flesta kommit ur kulturen att alltid öppna e-posten hemma på kvällar och helger. Alla skrattar och säger “-Hur kunde vi och vad fick oss att tro att vi behövde det?”  Jag säger som Klas Hallberg “ Vi får för oss så mycket”. (Klas Hallberg har bl.a. skrivit boken Y.C.D.B.R.A.L.A.I. = You can’t do business running around like an idiot! Rekommenderas!)

E-post uppror! Är du med?

Stay gr8!

Micke, mötesevangelist

Vill du dela med dig av artikeln?

Share on facebook
Dela på Facebook
Share on twitter
Dela på Twitter
Share on linkedin
Dela på LinkedIn
Share on email
Dela på mailen

Vi vill gärna Höra dina tankar och reflektioner

Kommentera

Senaste blogginläggen

Stäng meny