Bokning av mötesrum

Du känner säkert igen dig i något av påståendena nedan. Strul med att boka mötesrum och frustrationen det innebär. Vår samarbetspartner Meetio kommer att gästa vår blogg då och då och dela med sig av erfarenheter och kunskap inom detta område. Meetio arbetar med enkla mötesrumsbokningar så att detta fungerar smidigt så att du istället kan använda din energi till att förbereda mötet på rätt sätt.

Mötesrum – företagens nya hårdvaluta

– Det finns aldrig några lediga mötesrum!
– ”Knack knack” – När är ni klara här inne?

Känner du igen dig? Du är inte ensam. Företag och organisationer fortsätter att bli allt mer informations- och mötesintensiva! Denna utveckling gör därmed mötesrum till hårdvaluta och ofta kan det kännas hopplöst att få tag i ett ledigt rum. Finns det däremot tillgång till statistik över rumsanvändandet på ens arbetsplats, kan det ge värdefulla insikter om hur ytorna faktiskt används – något som ofta leder till små aha-upplevelser.

Hur brukar bokningar av mötesrum fungera?
Det allra vanligaste är att mötesrum bokas i kalendern via den e-postklient som organisationen använder sig av, t.ex. Outlook eller Google Calendar. Inga problem med det, förutom att de digitala kalendrarna inte ”pratar med” den fysiska verkligheten. Till exempel, går du förbi ett rum och vill veta om det är ledigt eller om det snart är bokat, så måste du gå tillbaka till din dator för att stämma av i kalendern därifrån. Det blir med andra ord ganska omständligt om man vill köra ett spontant möte, eller snabbt behöver ett rum för ett viktigt telefonsamtal. Allt fler företag löser detta genom att använda så kallade rumsbokare, alltså skärmar utanför mötesrummen med en mjukvara som integrerar med kalendersystemet och på så sätt visar rummets status.

Tid är pengar
Klyschan ”tid är pengar” må vara sliten, men den stämmer ju faktiskt och inte minst när det gäller mötesrum. För att illustrera detta har vi nedan ställt upp ett enkelt exempel.

– Ett företag har 100 anställda och det finns 10 st mötesrum, vilket innebär att de har 80 timmars rumstillgänglighet per dag (baserat på 8 h arbetsdag).
– Företaget har därtill en bokningsgrad på 60% där varje möte är ca 1 timme långt.
– I snitt hålls det 48 möten varje dag (60% av 80 h = 48 h). Detta blir 120 timmar i möten, varje dag (48 h x 2,5 deltagare/möte, vilket är det genomsnittliga antalet mötesdeltagare i Sverige).

Data visar att ca 25% av alla bokade möten är spontanmöten – alltså att de bokas direkt på plats med hjälp av en rumsbokare eller en mobilapp. Tänk då ett företag som inte har tillgång till detta och att 25% av alla som vill boka ett spontanmöte behöver ägna minst 5 minuter till att leta efter ett ledigt rum. Då förlorar man 5 minuter på 12 möten (25% av 48 möten = 12 möten), d.v.s. 1 timme varje dag som går åt till att leta mötesrum(!). Översätt sedan den förlorade arbetstiden till pengar…

Problemet med ”no-shows”
Som vi nämnde i början, upplever många att det är svårt att hitta lediga mötesrum, men att statistik kan ge insikt i hur ytor egentligen används. Faktum är att hela 28% av alla bokade mötesrum står tomma p.g.a. att den som bokat inte dyker upp eller har glömt att avboka rummet. Detta innebär i sin tur att mötesrum står som bokade hela 34 timmar (28% av 120 h) varje dag, fast de är lediga. Snacka om slöseri med resurser.

En lösning är att använda rumsbokare med en s.k. ”check in”-funktion. Om mötet då inte checkas in efter x antal minuter så försvinner bokningen och rummet blir tillgängligt för andra att boka.

Genom att känna till hur rummen används, vart flaskhalsarna finns och vilka rum som ofta står outnyttjade, kan man både bespara dyr kontorsyta och förändra beteende – vilket förbättrar både möteskulturen och den personliga effektiviteten.

Snabba fakta:
• I Sverige är vi väldigt fixerade vid att mötestiden ska vara 60 minuter. Utomlands är mötena ofta längre – i genomsnitt 90 minuter.
• I genomsnitt har företag 1 mötesrum på 10-15 anställda.
• Om den totala bokningsgraden på rum är högre än 60% upplevs det som att det är svårt att få tider.
• Om den totala bokningsgraden på rum är högre än 80% upplevs det som att det är omöjligt att få tider.

Att inleda ett möte med att springa runt och leta efter ett ledigt rum är inte den bästa starten och kan lätt sätta tonen för resten av mötet. En bra start utan onödigt krångel bidrar istället till en bättre känsla av mötet och ger ett professionellt intryck – något som kan vara avgörande för en potentiell kund som väljer mellan dig och en konkurrent.

Om du vill veta mer eller komma i kontakt med oss så besök gärna www.getmeetio.com

/ Meetio

Vill du dela med dig av artikeln?

Share on facebook
Dela på Facebook
Share on twitter
Dela på Twitter
Share on linkedin
Dela på LinkedIn
Share on email
Dela på mailen

Vi vill gärna Höra dina tankar och reflektioner

Kommentera

Senaste blogginläggen

Stäng meny