Hur ser en bra mötesagenda ut? Visst beror det på vad för slags möte ni ska ha, men det finns också några tips som är värdefulla för de allra flesta slags möten. Här kommer några saker att tänka på!
- Ett vanligt misstag är alltför späckade scheman, med få punkter för interaktion och reflektion. Med interaktion och reflektion inplanerat, kommer mötesdeltagarna att kunna tillgodogöra sig den information de får under mötet i mycket större utsträckning. Dessutom kommer de uppleva mötet som mycket mer inspirerande.
- För att göra det tydligt vad mötesledaren förväntar sig av deltagarna, är det också en god idé att indikera om agendapunkterna kommer avhandla Information (I), Dialog (D) eller Beslutsfattande (B).
- Lunch- och fikapauser bör vara långa (och det ska inte nallas av dem när mötet drar ut på tiden). Denna tid av vila är viktig för att kunna tillgodogöra sig information, och även för att bygga starka kollegiala relationer. Det informella mötet vid kaffet kan ge lika mycket som det formella mötet vid mötesbordet. Det vet alla- ändå skapar vi inte utrymme för det personliga mötet. Av samma anledning är det också ett bra tips att planera in mail- och telefontid under dagen. Annars går paustider ofta åt till att kolla av meddelanden, snarare än till interaktion och nätverkande.
- Avsätt tillräckligt med tid för summering i slutet av mötet. Då bygger ni en samsyn kring vad som avhandlats under mötet, vad som ska göras nu, vem som är ansvarig och inom vilken tidsram som det ska uträttas under.
Stay gr8,
Micke
