Brist på mod eller bara dåligt ledarskap?

Hur kan någon ledare eller chef idag rättfärdiga att INTE ta tag i en dålig mötes- eller e-postkultur i sin egen organisation?

De flesta chefer vet om problemet och väljer att ändå inte gör något åt det. En av orsakerna jag skrivit om tidigare är att det inte finns någon kultur till ständiga förbättringar gällande möten/ e-postkultur i organisationer.

50% av mötena är kontraproduktiva säger forskning från USA, 63% av mötestiden är ineffektiv tid säger chefer i Sverige enl Mötesbarometern 2009. Tänk om cheferna skulle släppa iväg 50% dåliga produkter/ tjänster eller att 63% av produktionstiden var ineffektiv? Då skulle de få gå samma dag. När det gäller möten händer ingenting. Oavsett kultur, så borde dessa siffror, som talar för sig själv, få vilken chef som helst att agera.

En annan orsak jag brukar nämna är att ingen äger frågan i företagsledningen. Oavsett kultur och historia finns ingen annan logik än att den ytterst ansvariga chefen i en organisation tar ansvar för denna viktiga fråga. Vi pratar om 20-40% av arbetstiden som vi planerar eller sitter i möten. Till det kan vi lägga till all tid som vi lägger på e-post.

Mötet är det strategiska verktyget för att nå mål & vision. All implementering, kreativitet, innovationer, förankringar, motivation, planering, uppföljning, delaktighet, energi, lust, samhörighet etc Allt detta sker på möten. Om inte den yttersta chefen tar ansvar för detta, vem skall då göra det?

Jag vill gå så långt och påstå att det är dåligt ledarskap och framförallt brist på mod från alla de chefer/ledare som väljer att inte förbättra sin egen organisations mötes- och e-postkultur.

Mer om avsaknad av mod och att vara mainstream i nästa blogg!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist, som förövrigt tycker att människovärdet är konstant.

Fortsätt läsa

Möteskulturdagen!

För tredje året kommer vi att arrangera Möteskulturdagen! Syftet är att sätta fokus på möteskulturen.  Vi kommer till Göteborg den 18e oktober, Lund den 22a oktober och Stockholm den 25e oktober. En heldag där jag lovar dig att bli inspirerad, få mer kunskap och lust att ta tag i din organisations möteskultur!

Mer info på www.möteskulturdagen.se

Varmt välkommen!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Varför springer alla fortare och fortare?

Jag upplever att det har hänt något de sista åren. Alla har “så mycket nu”. Alla springer fortare och fortare, alla säger att de jobbar mer, är mer uppkopplade, får mer e-post, bloggar, twittrar, fb, etc.

Men får vi mer gjort? Gör vi en “netto” vinst?

Jag frågade morsan hur det var när hon kom ut i arbetslivet i början av 50-talet. Jodå, “det har aldrig varit så mycket som nu” sa de då.

Sedan har tempot ökat för varje år. Eller? Då skulle ju inte 24h räcka för en arbetsdag.

Kan det vara så att vi lägger så mycket tid och energi på “att det är mycket nu” att det dels har blivit en vald sanning och dels har gjort oss allt mer ineffektiva. (många möten är ett sådant exempel). Med de sociala medierna har multitasking blivit allt mer självklart för den breda massan. Men är det så bra?

I Tomas Dalströms utmärkta nyhetsbrev läser jag att forskning visar:

  • effektiviteten halveras om du försöker göra flera saker samtidigt.
  • du är mindre uppmärksam
  • du har sämre minne
  • du kommer inte in mentalt lika lätt i en ny uppgift.

Samma tes som Bodil Jönsson skrev i sin utmärkta bok “10 tankar om tid” för 12 år sedan!

På Tomas hemsida www.veryimportantbrains.se läser jag följande:

Jakten på tid har tagit epidemiska proportioner!

Forskaren Stefan Tengblad skriver “…….föreställningarna om en hisnande förändringstakt, mördande konkurrens och uppkomsten av ett dramatiskt annorlunda samhälle befolkat aven ny typ av individer är inte bara överdrivna utan även i stor utsträckning vilseledande.”

Denna jakt, fart och tro att under 365 dagar/år och 24h/dygn “är mycket nu” skapar ett ohälsosamt samhälle. det är min övertygelse. Vem vill leva där?

På några år har det skett en dramatisk förändring, till det sämre som jag ser det, på besvarande av e-post, telsamtal och nu sms. Kan det vara så att de social medierna har gjort oss fegare?  Det började med att många inte ringde upp efter de fått ett lämnat meddelande (hände aldrig tidigare), övergick till att inte alla svarar på e-post (hände aldrig tidigare), Nu har även svars frekvensen minskat när det gäller sms. Allt fler kollar vem som ringer innan de besvarar samtalet. Allt fler har telefonerna påslagna på möten.  Så här är det om  min högst personliga studie och samtal med vänner och affärsbekanta stämmer.

Allt detta har skett under kanske 2 år. Det som är mest fascinerande att detta är tillåtet i företag. det finns de som förbjuder facebook men har ingen koll på hur personalen besvarar mail, samtal etc.

Hur vill du att en kollega, affärsbekant eller vän vill se på dig?

Till slut innan en härlig sommar tar vid så vill jag passa på att ge några härliga boktips! Finns de inlästa som ljudbok är det inläsarens namn inom parentes.

  • “Hångla mer” och “Y.C.D.B.R.A.L.A.I” av Klas Hallberg. Om passion i livet och vad vi gör av tiden.
  • “Att välja glädje” av Kay Pollak. (Kay själv läser) Har du läst den tidigare? Läs den igen och känn hur du har utvecklats! En bok för dig som vill leva ett bättre liv helt enkelt!
  • “Mannen som sålde sin Ferrari” av Robin Sharma (Stefan Sauk). Flera bra tränings metoder/verktyg på temat ovan. Do-it!
  • “Det goda värdskapet” av Jan Gunnarsson. För alla som arbetar med människor eller umgås med människor.
  • “Créme fraiche” av Suzanne Brügger (Nina Person i Cardigans!). För dig som är nyfiken på vad som hände i den open minded världen i 60- och 70-talets New York.

Nästa blogginlägg blir kanske lite franskt inspirerad då jag kommer att tillbringa några veckor i Frankrike i sommar. Ett glas rosé, någon?

Skaffa dig en skön sommar!

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Ett vanligt möte?

Den här filmen spelade vi in med Peter Magnusson för ett par år sedan. Vi gjorde det utan manus, utan utgick bara från fakta från Mötesbarometern när vi gjorde den. Dvs ett möte där någon kommer för sent, där det inte finns något tydligt syfte eller mål, där inga mötesregler finns och där alltid någon behöver gå tidigare.

De organisationer som tagit tag i Möteskulturen slipper sådana möten som tar energi! 🙂

Stay gr8!

Micke

Fortsätt läsa

Möteskulturdagen

Efter att i två år ha arrangerat Möteskulturdagen så har vi tagit ett prell beslut att köra det även i år. (vi behöver få in några till samarbetes partners så vi kan höja teknik och produktions nivån ytterligare).

Prell datum är 18e oktober Scandic Opalen eller Crown i Göteborg, 22a oktober Scandic Star Lund samt den 25e oktober Scandic Star Sollentuna.

Vi har beslutat oss för att ändra upplägget med inspirationsföreläsningar under fm och workhops med fördjupningar av ämnet under em. Det känns bra och förändringen sker efter feedback från deltagare samt att vi känner att heldagar aldrig är rätt i samma lokal.

Jag har pratat med SVT och de är intresserade av att sända igen, vilket förstås är kul! Vi håller i dagarna på att sätta programmet. Har du något bra tips på vad vi skall ta med så tar jag tacksamt emot detta!

Vill du kolla på förra årets direktsändning från Lund så finns det i tre delar på http://svtplay.se/. Sök Möteskulturdagen och du får upp dessa tre delar. Total 6 timmars sändning om möteskultur!

Jag återkommer med mer info om evenemanget!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Tips för mötesledare!

Idag blir det några konkreta tips för dig som är mötesledare!

Vilket är viktigast?

  1. Publiken. (vilka är dom, vill de vara där, vad vet de innan)
  2. Budskapet
  3. Du själv (sällan de är intresserade av just dig, det är budskapet de är där för)

Vad minns vi?

  1. Början och avslutet! Sätt detta utantill och de kommer att komma ihåg budskapet och dig!
  2. Vi minns lättare om vi tilltalar alla sinnen. Spela ex musik innan och efter. Om du ex har ett doftljus med citrus doft så stärker det minnet!
  3. Vi minns gärna i tre tal. Den gode, den onde och den fule. Vini vide vici, tro, hopp och kärlek etc. Försök därför sammanfatta i tre punkter. Ha max tre mål etc.

Innan mötet?

  1. Lägg tid på att fastställa syfte och mål. Inte alltid så lätt och det tar några månader att komma in i om du inte alltid gör detta. Om du lägger tid på detta kommer du att spara massor av tid när du sedan skall planera och genomföra mötet.
  2. Ställ dig själv frågorna; Vad skall deltagarna Känna? Kunna? Göra? efter mötet. Allt som du sedan planerar skall stödjas av dels mål & syfte och dels dina svar på dessa frågor. Om det inte gör det så bara stryk det.
  3. Planera gärna i två eller tre etapper. Börja planera mötet tidigare än du brukar. Det kan räcka med att ta fram punkt 1&2 ovan. Därefter fungerar det undermedvetna att det jobbar på utan att du är medveten om det. Så nästa gång du sätter dig ner för att planera mötet kommer det gå mycket snabbare!

När skall powerpoint, whiteboard resp blädderblock användas?

  1. Powerpoint – statiskt, går ej att ändra, fakta.
  2. Whiteboard – inte lika statiskt som pp, mer levande
  3. Blädderblock – bjuder in till dialog, det går dock att förbereda innan på 2&3

Tänk på kroppsspråket!

  1. Över 70% är ditt kroppsspråk! Alla vet om det men väldigt få gör något åt det. Spela in dig själv någon gång när du har ett möte. Törs du inte det, så ställ dig framför spegeln hemma.
  2. Behåll ögonkontakten med publiken, se till att bekräfta dem med ditt kroppsspråk. Var hela tiden vänd mot publiken!
  3. Ta ut svängarna i rörelsen. Det kan kännas ovant i början, kan t.o.m kännas fånigt men skapar mer energi och mer pondus. Kolla i spegeln och kolla på andra!

Rösten – ett viktigt verktyg!

  1. Variera tonläget, gå upp och ner. Finns det något mer sövande än ett tonläge som är konstant? Vet du hur du låter? Ingen vill ju låta tråkig, ändå är det många som vi “somnar” av.
  2. Variera volymen. Precis som när vi är på en konsert så varierar musikerna även volymen. Detta för att det ibland skall kännas mer spännande och för att sedan med eftertryck visa vad vi menar.
  3. Variera tempot. Det kanske viktigaste är att våga ta pausar!!! Våga vara tyst och låta publiken/ kollegorna reflektera på vad du har sagt.

Mötesmiljö är väldigt viktig!

  1. Tänk tomt rum. Det är väldigt sällan en biosittning stärker effekterna av ett möte…….Utgå efter syfte och mål!  Oftast blir mötena mycket bättre utan bord ex. Några kanske hellre står vid ståbord än sitter? Är det ett 2 timmars möte så kanske du kan dela in det i tre perioder. En med sittande vid bord, en med ståbord(ex när vi skall arbeta med blädderblock) och en med skönare stolar utan bord (till sammanfattning och reflektion ex)
  2. Byt miljö så att inte ex “måndagsmötet” alltid är på samma plats. Då blir det slentrian till slut och då blir det tråkigt.
  3. Våga experimentera! Lägg även in detta i er mötesstrategi(se tidigare blogginlägg), då kan ni ex alltid ha gå möten när ni har utvecklingssamtal. Stor skillnad på effekt om chefen/ ledaren gömmer sig bakom sitt skrivbord eller tar ut sin medarbetare på en promenad istället. Det blir helt skilda möten tack vare detta.

Musik!

  1. Skapa stämning genom att starta mötet, innan alla har kommit med musik. Finns det någon musik som t.o.m. passar till syftet så kanon! Alla blir på bättre humör och du höjer energi nivån med musik. Samma sak när mötet är slut och deltagarna skall lämna rummet eller stå kvar och småprata, på med samma musik!
  2. I reflektionen, om du börjar med en tyst reflektion, kan du sätta på mjuk avslappnande musik.
  3. Du kan t.o.m. skicka med en ljudfil i inbjudan. Så när de läser inbjudan så hör de samma musik som du sedan spelar på plats. Detta skapar en känsla, som gör att de kommer att komma ihåg budskapet längre. Allt detta görs för större effekt och skapar samtidigt en skön stämning.

Blir du nervös? (det blir vi alla ibland!)

  1. Lär dig första minuten och sammanfattningen utantill!
  2. Affirmera! Säg till dig själv att du är laddad istället för nervös!
  3. Vet du inte var du skall göra av händerna? Tryck tummen mot något av de andra fingrarna, då försvinner den känslan!

Och kom ihåg, LESS IS MORE!

Avslutar denna tips blogg med en underbar film om affirmationer! Något att ta tills sig, både på morgonen och innan mötet!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Ett hjälpmedel som blivit ett stjälpmedel.

Idag kommer det handla om e-post!  Jag blir allt mer förskräckt när jag hör hur detta hjälpmedel håller på stjälper många anställda idag. Hur blev det så här?

När vi pratar om Möteskultur så har vi valt att lägga in e-postkulturen i den eftersom många informella möten har ersatts av e-post idag. Allt fler kommunicerar på mailen.

En sak är iaf klar. Först kommer tekniken sedan, långt därefter, så kommer människan och lär sig att hantera den. Mobil telefonen kom för 25(!) år sedan och vi har inte lärt oss hantera den ännu. Ex har många organisationer har dem påslagna under möten, de svarar fast de inte har tid, ringer inte upp fast de fått ett meddelande etc. Detta är ett bra exempel tycke jag på att vi människor har svårt att lära oss ny teknik.

När det gäller e-post så har det exploderat de sista åren. 9 av 10 svenska chefer läser e-post på kvällar och helger ex. Och de tror att det är ett “måste” för organisationen! Drygt 2 timmar av arbetsdagen hos adm personal idag går åt till e-post hantering.

Det finns en forskare som heter Linda Stone,( http://lindastone.net/ ), hon har myntat ordet Mailapnea, alltså e-post andnöd. Enl studier hon gjort så får vi samma beteende när vi öppnar vår e-post som när vi på stenåldern blev hotade av en Mamut(?).

Detta händer: Vi börjar andas ytligare, snabbare, blodkärlen drar ihop sig och en del t.o.m. slutar andas när de öppnar upp inkorgen! Sedan fortsätter den ytliga andningen så länge vi har oöppnade mail……Vi får alltså samma beteende som vid rädsla eller chock. Det är nog så att allt färre går in i väggen och vi kommer att upptäcka att allt fler kommer att gå in i skärmen.

Alla uppfinner sina egna regler. Jag har träffat personaldirektörer som inte svarar på e-post;      – “är det viktigt får de ringa”.  Jag har träffat säljchefer som får 200 mail om dagen och det finns inte ens en teoretisk möjlighet att svara på dem.

En del slutar att svara, en del slutar att läsa alla cc, en del läser och svarar på allt(sena kvällar och helger som givetvis påverkar familjelivet), ja det finns alla varianter. Det som är intressant är att det är få företag och organisationer som tagit tag i detta. (jag räknar inte med att skriva rätt subject eller FYI och liknande som att tagit tag i det). Att helt enkel ha en företags policy vad som gäller.

Det paradoxala är också att det är den egna organisationens e-post som håller på att bomba sönder sina anställda och inte de externa mailen.

Filosofen Descartes Cogito Ergo Sum, “Jag tänker, alltså finns jag” har idag i många organisationer blivit “Jag mailar, alltså finns jag”.

En förutsättning för en lyckosam e-postpolicy är att implementera den med alla. Det tar ca 3h att arbeta med detta. Det tar bort minst 30% av all intern e-post inom 3 månader.

Nyckeln är att dela in det i två delar:                                                                                                           1. Vilket ansvar har jag som avsändare.                                                                                               2.Vilket ansvar har jag som mottagare.

Oftast när vi arbetar fram detta med ledningsgruppen så kommer det fram regler likt:

  • Jag svarar inte på e-post om jag är stressad eller irriterad
  • Jag svarar inte på mail på kvällstid eller helger.
  • Är jag osäker om det är kritik i mailet besvarar jag det muntligt.
  • Vi använder e-post till information, avstämning mm, EJ kommunikation.
  • Är det bättre att ta detta muntligt eller på ett möte?

När medvetenheten har uppnåtts vilket ansvar jag själv har kommer e-posten att minska drastiskt. (viss tid övergår till muntligt, dock blir det totalt en markant tidsbesparing). Det är dock inte den största vinsten enl en av våra kunder, utan att det sker mycket mindre missförstånd och mindre konflikter uppstår.

Det är samma sak här som inom möten. Det är en kultur som skall förbättras. Alla behöver denna utbildning och precis som alla andra strategier så är det “Walk the talk” från ledningsgrupp och alla andra chefer. Kulturer äter alltid upp strategier.

Det roliga är också att bara efter 2 månader så har de flesta kommit ur kulturen att alltid öppna e-posten hemma på kvällar och helger. Alla skrattar och säger “-Hur kunde vi och vad fick oss att tro att vi behövde det?”  Jag säger som Klas Hallberg “ Vi får för oss så mycket”. (Klas Hallberg har bl.a. skrivit boken Y.C.D.B.R.A.L.A.I. = You can’t do business running around like an idiot! Rekommenderas!)

E-post uppror! Är du med?

Stay gr8!

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Management by hope!

Vi gjorde vårt första TEDx för 2 veckor sedan. Många inspirerande talare och gäster var på plats. Bl.a. så talade en gammal “event räv” Anders Müller (www.livebrand.se)om mötets DNA! Dvs alla som sitter på mötena i vilka olika verkligheter alla dessa människor befinner sig i.

Under samma “tema” hade möteskartläggar proffset Jacob Marinko (www.3s.se) frågat några existentiella frågor till gästerna innan mötet. Det visade bl.a. att endast 60% av de som sitter på möten är där, 40% är någon annanstans. Jag tror att alla känner igen sig i detta, beroende på hur stressade vi är, hur vår privata situation ser ut (kan reflektera själv på när jag skilde mig, då var jag inte närvarande på några veckor), hur arbetsbördan f.n. ser ut, om det är ett bra eller dåligt genomfört möte. etc.

Med detta vill jag ha sagt, att det är just detta som gör det så viktigt att ha en mötesstrategi i företagen. Att ha en struktur och tydliga spelregler att hålla sig till. Detta gör det enklare att nå syfte och mål på mötena. För MÖTET är det strategiska verktyget för att nå mål och vision! Inget annat.

Vi skulle aldrig acceptera samma förhållningssätt i produktionen som vi gör på möten. Det är “Management by hope!

Vem äger möteskulturen i ditt företag? Våga fråga!

Stay gr8

Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa
Stäng meny