Samma mötesrum

Nyss hemkommen från mötesdagen i Köpenhamn. Mötesindustrin i Danmark och Skåne ställer ut. Olika hotell och olika slott. Samma mötesrum. Samma stolar och samma bord. Skall det vara skolsittning, u-bord eller biosittning?
Precis samma rum som på 60-talet. Finns det något annat som stått helt stilla i utvecklingen?

Jag har träffat en mycket intressant kvinna som forskar på rummets betydelse för ett möte. Kersti Sandin-Bülow.
Dels har hon grym kompetens som arkitekt och skapare av företaget Materia, dels har hon en god människokunskap.
Bl.a. har hon hjälpt http://www.bokenas.com/ med deras mötesrum!

Karl Rydberg är en mycket intressant färgforskare som jag har träffat och skall träffa igen för att fortsätta diskussionen kring mötesrum.

Adderar vi dessa två med en ergonom, akustiker samt ett och annat mötesproffs så…….
To be continued!

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

“-Just nu är det mycket!”

Efter 31 år i arbetslivet, jo jag gick ut som underskötare för 31 år sedan (ok om 4 månader) så är det förvånande hur många jag träffat genom alla dessa år som just säger så som rubriken lyder.

De jag träffat som sagt det verkar leva hela livet i det beteendet. Helt omedvetna om det. De verkar helt uppriktiga när de säger; -Just nu är det mycket. Efter jul blir det bättre. Eller, efter sommaren blir det bättre. Eller, bara vi är klara med detta så blir det bättre. Eller, just nu är det sjukt mycket så vi får vänta lite.

Medans andra alltid har tid att lyssna och är nyfikna på andra. Ledare verkar alltid ha tid, chefer sällan.

Jag har under dessa år träffat mängder med företag och organisationer. Att utifrån komma in och känna av stämningen i en organisation är alltid intressant. Som egen företagare har jag upplevts både som samarbetspartner och en leverantör som skall veta sin plats.
När jag som tidigare arbetat med större möten/event så har det varit så att antingen så har jag fått levererat en offert eller så har kunden inte haft ett behov eller redan en samarbetspartner som de varit nöjd med.

När jag “snöade” in på möteskulturen för några år sedan så har jag, trots lågkonjunkturen, träffat mer ledningsgrupper än under hela min karriär tidigare.
OCH, ingen, jo just det ingen har sagt nej. Det där är inget för oss, det där har vi inget behov av, nej det fixar vi själva eller nej vi har redan hjälp med att effektivisera våra möten. INGEN.

Alla vill ha bättre möten, alla vill effektivisera, alla ser och känner problemet. Däremot blir det lite “-Just nu är det mycket, men till hösten tar vi tag i detta”.

Jag tror att detta beror på att ingen “äger” frågan i ledningsgruppen. Det händer ingenting om de inte gör något.(se tidigare inlägg). Det finns ingen kultur för ständiga förbättringar.
Det tar från 6 mån till 2 år innan de sätter igång med arbetet. Trots att det är väldigt enkelt att komma igång. En positiv sak är också att alla vill ha denna förbättring, ingen i organisationen ser detta som “inte nu” när de väl satt igång processen. Med enkla medel kan stora organisationer frigöra 30% av mötestiden. Den interna e-posten minskas med 40%. Ändå väljer många att säga “Just nu är det mycket”.

Återigen till beteendet; “-Just nu är det mycket”. Organisationer som skapar den kulturen, har oftast en ostrukturerad dålig möteskultur. Idag har de flesta en hård strukturerad verksamhet och många lägger mer tid på uppföljningar, rapporteringar, förklaringar än på processen för att nå sina uppsatta mål. Hur har detta uppstått? Är det så att den nya tekniken har gjort det enkelt för alla huvudkontor att skapa uppföljningar, mallar för rapportering etc? Är det så att att många håller på tappar fokusen på processen för att nå målet? För mycket tid läggs på det som har varit än det som skall komma. Förklaringar är mindre intressanta än hur lösningen ser ut.

Med en bra möteskultur skapar möten energi, större måluppfyllelse och mer tid frigörs. I en bra möteskultur så uppstår engagemang och delaktighet på vilket mångt och mycket tar bort dumheter som ovan beskrivs.
All denna stress som uppstår “det är mycke nu” kulturer förändras om organisatione sätter fokus på möteskulturen.

En bra möteskultur har människokunskap. Dvs utgår från hur vi människor och hur våra hjärnor fungerar.
En “de är mycket nu” kultur saknar insikt och kunskap i detta.

Skriv gärna en rad och berätta hur du upplever det!

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Smartphones? Ständigt uppkopplad?

Att vara ständigt uppkopplad är en av de största förändringarna som skett i människans miljö. Det säger neurobiologen Adam Gazzaley, som forskar vid University of California
– Vi utsätter våra hjärnor för påverkan och har den göra saker som den kanske inte alls är utvecklad för. Vi vet redan att det får konsekvenser, säger han till New York Times.

Vårt sätt att tänka och uppföra oss förändras. Bland annat försämras vår förmåga till koncentration, det har man sett framför allt hos dem som är flitigt sysselsatta med ”multitasking”. Tvärtemot vad de själva tror är de inte alls så produktiva, de har svårt att sortera bort ovidkommande information och upplever mer stress än människor som uträttar en sak i taget.

Och vi byter fokus för vår uppmärksamhet hela 37 gånger i timmen, visar nya forskningsresultat.
Vi reagerar omedelbart på det vi uppfattar som hot eller möjligheter i datorn och mobilen, det handlar om primitiva impulser. Att ständigt reta dess impulser har visat sig vara vanebildande. Utan stimulansen får vi abstinens, som yttrar sig i att vi blir uttråkade.

Det är ju bara att titta i en kö, ex busshållplatsen eller på Ica. Nästan ingen står och väntar idag utan att göra någonting. Alla är inne i telefonen och läser mail, fb, kollar Aftonbladet eller när allt är gjort kanske kollar vädret.

Hjärnan är i stort sett som den var för 50 000 år sedan när vi bodde på savannen. Tomas Danielsson gör en bra jämförelse ang detta. Han jämför när vi mötte tigern, eller faran, på savannen och hur vår kropp reagerade då. Den reagerar på samma sätt idag när vi ex kollar mailen eller är ständigt uppkopplade.
Detta stöds också av Linda Stone, som jag skrivit om tidigare, forskare på nya tekniker som har gjort samma upptäcker när hon forskat på vad som händer med oss varje gång vi öppnar mailen. Hon har döpt detta fenomen till e-apne. Apnea betyder ju andnöd på latin.

Detta händer vid stress:
Så fort man känner sig det minsta stressad börjar kroppen förbereda sig, helt omedvetet, på en kamp- eller flyktsituation. Detta är ett genetiskt arv för att människan överhuvudtaget ska kunna överleva. Via det autonoma nervsystemet sker det helt automatiskt en stressreaktion. Det autonoma nervsystemet kan man inte påverka med viljan hur mycket man än skulle vilja.

Det är framförallt det sympatiska nervsystemet, som tillhör det autonoma nervsystemet, och binjurarna som gör att kroppen reagerar på stress. När man blir stressad skickar det sympatiska nervsystemet ut nervimpulser till hjärnan, längs ryggraden och sedan ut till kroppens organ. Organen i sig reagerar sedan på ett eller annat sätt, till exempel med smärta. I binjurarna tillverkas stresshormornerna adrenalin, noradrenalin och cortisol.

Många organ och funktioner i kroppen påverkas genom det sympatiska nervsystemet och hormonerna som produceras i binjurarna. Det som händer när man blir stressad och stresshormonerna börjar utsöndras är att hjärtat slår snabbare och kraftigare för att mer blod ska kunna pumpas runt till organen som behöver extra blod under den stressade situationen. Även andningen ökar och blir djupare för att syresättningen av blodet ska öka i musklerna och andra organ.
Vid en stressituation förbereder sig kroppen för att kämpa eller fly och då spänns musklerna i kroppen.

Vid långvarig stress utan tillräckligt med återhämtning försvagas immunförsvaret.
Stress som ofta är återkommande, som är långvarig elelr intensiv är skadlig och kan ge upphov till sjukdomar. Det beror på att man hela tiden har stresshormoner i kroppen och att det sympatiska nervsystemet får arbeta för mycket. Detta kan leda till hormonstörningar som i sin tur kan leda till övervikt , högt blodtryck eller hjärt- och magproblem.
Hela människan påverkas av stress, vare sig den är negativ eller positiv. Utsätts man för negativ stress en längre tid är det ofta man får ökade muskelspänningar i kroppen. Dessa spänningar kan leda till darrningar, stela och ryckiga rörelser och försämrad kroppshållning. Det är även ofta som vår tankeverksamhet föändras och får koncentratonsförmåga och minne försämars. Detta kan leda til att vi gör felaktiga bedömningar, får svårare att se problemlösningar och får även det svårare att anspassa oss socialt. Många gånger reagerar vi känslomässigt genom att bli arga, irriterade, rädda, får ångest eller skuldkänslor. Allt detta för att den negativa stressen är för hög, samt sitter i under för lång tid.

Idag ser sömnforskare en direkt koppling mellan att 25% av alla svenskar har sömnsvårigheter till att de är ständigt uppkopplade.

Vad händer då om vi är ständigt uppkopplade på möten? Ja, svaret har redan läst här. Ändå fortsätter de flesta organisationer att tillåta att medarbetarna blir stressade och hälften så effektiva.
Jag träffar mängder av chefer som tycker det är bra att de kan svara på mail på möten när de inte tycker mötet är intressant. Hur kan ett möte bli bra om inte alla deltar aktivt?
Så fort några börjar göra andra saker dör energin i rummet och effekten av mötet blir avsevärt mindre.
Jag vill påtala att i vissa, ex idégenereings, möten skall vi vara helt uppkopplade och ta in hela omvärlden. Men 9 av 10 möten behöver vi inte det. För det halverar vår effektivitet.

Stressdoktorn Tomas säger att idag har vi tigern med oss dygnet runt, vi är hela tiden på flykt och detta påverkar förstås oss starkt.

Hur gör du? Har du tigern med dig 24/7?
Blir du stressad om du inte har din smartphones bredvid dig?
Hur är det på din arbetsplats? 24/7

Kolla din kollega när hon/han kollar mailen nästa gång, se vad som händer med andningen!

Det krävs mod att till sig dessa kunskaper och bryta den skadliga kultur som uppstått på de flesta arbetsplatser.
Dessutom är det helt oförsvarbart om organisationen verkligen vill bli framgångsrik och lönsamt.

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Energitips!

Energi tips!
För att skapa bättre effekt av möten så behöver vi skapa mer energi och ta med höger hjärnhalva. Den står får bl.a. intuition, känslor, kreativitet och att tänka helhet.

Här kommer 4 enkla och fungerande övningar att ta till när du behöver ha en bra start eller öka energin under mötet.

2 st icebreakers:

3 påståenden

Fungerar bra på en grupp som träffats från några gånger till att de jobbar ihop för jämnan. Dela upp deltagarna i grupper 3-5 personer. Ge dem 5 minuter på att skriva ner 3 påståenden om sig själva. 2 skall vara sanna och en skall vara påhittad.

När fem minuter har gått så börjar en i gruppen och läsa upp sina påståenden och därefter skall de andra gissa vilken som är påhittad. Sedan går man runt till alla i gruppen har fått läst upp sina. Denna övning fungerar att köras flera gånger då det brukar bli roligare påståenden varje gång! Mycket skratt och energi!

Tidsåtgång ca 10 minuter.

Högsta gemensamma nämnare

Skapa smågrupper 3-5 personer. Varje grupp ska på några minuter försöka hitta högsta gemensamma nämnare för dem. Det kan ex vara film, musik eller valfritt tema.

Fungerar bra på såväl grupper som ses för första gången som grupper som arbetat ihop tidigare.

Tidsåtgång ca 10 minuter.

2 st energizers:

Jag har aldrig……

En energiövning som passar såväl i koncernledningen( jag har kört den i flera bolag!) som på det privata partyt! Passar såväl som en “lära känna sig övning” är att det ger energi med massor av skratt!

Här går vi laget runt. Den som står på tur säger ex: – jag har aldrig kört mot rött med bil och reser sig upp.. Alla som då har kört mot rött reser sig. Därefter är det nästa persons tur.Den som säger “jag har aldrig” skall alltså berätta om en sak den personen har gjort, samtidigt så reser den på sig. Bara de som aldrig har gjort det som sägs sitter ner.

Detta skapar massor av skratt och ny energi i rummet! Det är svårt eftersom alla får hela tiden tänka efter, eftersom det är ett “tvärtom” tänk. Det är svårt att göra något aktivit när vi inleder med “jag har aldrig…:”

Tidsåtgång ca 10 minuter.

Energimingel

Detta är en oerhört kraftfull enegizer! Denna passar bäst i arbetsgrupper som känner varandra. Passar grupper under 20 personer.

När energin har gått ur ett möte, eller du vill avsluta med att alla skall känna energi när de går ifrån mötet är detta en fantastiskt bra övning. Du säger; – Det är dags för energimingel! Då reser sig alla och går runt och ”minglar”. När de stöter på varandra så skall de säga något positivt till varandra.

Tidsåtgång ca 10 minuter.

Denna övning kan kännas jobbig första gången, framförallt om det är en arbetsplats där feedback inte tillhör kulturen. Redan andra gången kommer det att hända stora saker, jag lovar! (nej, jag vet, alla behöver inte älska varandra. Om jag inte kan säga något positivt om en kollega säger det mer om mig än om kollegan!)

När energi uppstår, blir vi mer engagerade, mer öppna, letar rätt istället för fel etc. En icebreaker att börja mötet med gör att vi kopplar på den högra hjärnhalvan och på så sätt lättare att se helhet, vi blir också mer kreativa. Detta sammantaget gör att vi skapar förutsättningar för en bättre effekt av mötet.

Stay gr8
Micke Darmell, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Meeting Management!

Meeting Management handlar om att optimera effekten av organisationens alla möten

Meeting Management är en ledningsstrategisk fråga, men tyvärr har få företagsledningar förstått och sett lönsamhets- och affärsnyttoperspektivet med en bra möteskultur. Trots att undersökningar visar att 95 % av alla chefer tycker att organisationens möten är strategiskt mycket viktiga.

Vi har arbetat med möten i över 20 år och är övertygade om kraften i att skapa en bra möteskultur. Möten är kulturbärare och i en möteskultur som är i ständig förbättring sker automatiskt en utveckling av företagskulturen.

Varför ser det ut som det gör?
Vi törs påstå att nästan ingenting har hänt inom mötesområdet sedan 60-talet. Vi har visserligen fått ny teknik i form av smarta telefonlösningar, webmöten och videoutrustningar, men inte lärt oss hur vi bäst använder tekniken och vad som krävs av mötesledare och mötesdeltagare. Vi har troligtvis till och med en sämre möteskultur idag eftersom allt fler ”inte hinner” planera mötet ordentligt, än mindre följa upp det.

Nästan inga chefer har gått en utbildning inom Meeting Management eller möteskultur och nästan lika få mötesledare är utbildade, trots att alla vet hur viktig mötesledaren är. Och tittar vi på en möteslokal idag och jämför med hur det såg ut för 50 år sedan har nästan inget hänt.

Hur kan det vara så illa? Vi har identifierat nedanstående fyra anledningar till varför möteskulturen inte utvecklats, fokuserats eller hanterats som en strategisk fråga;

1. Det finns ingen kultur för ständiga förbättringar
2. Ingen äger frågan i ledningen.
3. Kunskapsbrist, få utbildningar och utbildade
4. Ingen leder utvecklingen inom mötesbranschen


Bra möten är en investering, dåliga möten slukar pengar

Konsekvenserna av detta blir att alla vill ha bättre möten men ingen tar tag i det då ingen ”äger” frågan, och mycket få har kunskapen. Detta trots att detta är en av de största kostnadsposterna i en organisation.
Låt oss ta ett exempel; ett företag med 1000 anställda investerar ca 150 miljoner sek varje år i faktisk mötestid, oräknat tid för förberedelser, resor och uppföljning.

Mer statistik; enligt forskning från USA är hälften av alla möten kontraproduktiva, och skulle egentligen inte ens äga rum, en tredjedel av alla möten i Sverige tar energi av deltagarna och en tredjedel av deltagarna på möten upplever att de är på fel plats. (ur Mötesbarometern 2010).

Möten och affärsnyttan
En strategisk syn och hanterande av möteskulturen ger utan tvivel ökad affärsnytta.
Låt oss ge några exempel;
• Effektivare möten frigör tid
• Om alla möten har ett tydligt syfte som präglar både planering, genomförande och uppföljning bidrar mötena i mycket högre grad till att verksamheten uppnår sina mål
• En bättre möteskultur ger ökad delaktighet hos mötesdeltagarna vilket ökar motivation och prestation
• Återkommande utvärderingar som en del av möteskulturen bidrar till en lärande organisation
• Minskad stress/ohälsa genom bättre och effektivare möten ger lägre sjuktal

Möteskulturens plats i organisationen
När man börjar se strategiskt på verksamhetens möten berör det hela organisationen, och bör så göra. Med den stora potential till ökad affärsnytta bör styrelsen följa utvecklingen, ledningen se det som en väg att driva kulturförändringar och även utveckla sina egna möten och kommunikationsavdelningen inkludera möten som en central del i sin kommunikationsplan. HR-avdelningen säkerställer att ledare och medarbetare har rätt kompetens inom mötesområdet och följer möteskulturen i medarbetarundersökningarna samt samverkar med IT om vad man behöver kunna för att bäst ta till sig den nya mötestekniken.

Vi tror att en förbättrad möteskultur är en av de viktigaste organisations förändringarna att ta tag i. Få vet dock vilken väg de skall gå, och ser vi tillbaka kan vi jämföra det med miljöarbetet i början av 90-talet. Alla såg problemet, men få visste vad de skulle göra med det, hur de skulle organisera sig eller strukturera arbetet. Åsa Lindell, som var en av de första miljöcheferna i svenskt näringsliv ser en tydlig parallell; där det mesta var oklart från början men där företag och organisationer inom några år organiserade sig, strukturerade sig och införde en mer hållbar företagskultur. Idag finns ingen organisation som inte planerar, genomför, följer upp, utvärderar och reviderar sitt hållbarhetsarbete.

Vi är övertygade om att motsvarande utveckling kommer att ske inom Meeting Management, och att det inom några år finns både kunskap, ägarskap och ständiga förbättringar i våra företag och organisationer.

Hur går man tillväga?
Vi rekommenderar följande fem enkla steg för att förbättra möteskulturen.
1. Möteskartläggning som identifierar nuläget
2. Skapa ett gemensamt synsätt för ledningsgruppen och en förståelse för möteskulturens bidrag till affärsnyttan
3. Identifiera förhållningssätt och spelregler
4. Implementera dessa bland alla anställda, ex en ”Möteskulturdag” med fokus på möteskulturen under den årliga kick-offen eller personaldagen.
5. Skapa en kompetens & utbildningsplan för chefer & mötesledare.

Framgångsrika företag leder utvecklingen
Vi ser idag tydliga tecken på att de företag och organisationer som tar tag i sin möteskultur är de som redan ligger i framkant även på andra områden. Organisationer med ett framsynt ledarskap som ständigt vill bli bättre tar även denna fråga på allvar och blir ännu mer framgångsrika!

Denna text är skriven tillsammans med min samarbetspartner Åsa Lindell, som har förflutet som informationschef på Schenker, Stena och Lindex. Hon har även arbetat som coach och förändringsledare. Idag brinner hon , precis som mig, för att förbättra möteskulturen i företag och organisationer.

Stay gr8
Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Vad motiverar dig?

Jag har ännu inte sett en forskningsrapport som stöder bonus system i organisationer. Ändå fortsätter bolagen att skriva in dessa incitament till sina chefer. Trots att det får till följd av kortsiktighet, reaktivt tänk, stoppar utveckling etc. Paradoxalt nog är de med redan de högsta lönerna som “behöver” detta för att göra sitt bästa.
Kolla denna intressanta kort film!

http://bit.ly/bQepg7

Vad motiverar dig?
Stay gr8!
Micke, mötesevangelist

Fortsätt läsa

Meeting Management utbildning

Då var vår första Meeting Management utbildning genomförd!
I Stockholm på Scandic Anglais var 15 personer (fullt!) förväntansfulla att lära sig mer om synsättet att se alla möten ur ett ledningsstrategiskt perspektiv.

Meeting Management handlar om att optimera effekten av alla möten i organisationen.

Vi hade en härlig blandning från olika branscher. Ericsson, Teracom, Regeringskansliet, Trafikverket, Försvarets Materialverk, företag inom mötesindustrin samt utbildningsföretag.

Vi är nu, med deras utvärderingar, än mer övertygade om att denna kompetens behövs i alla organisationer! Om vi skall få en bättre möteskultur i en organisation så är detta en ledningsstrategisk fråga och inget annat.

I bif dokument hittar du våra öppna utbildningar i vår.
Vill du ha referenser så ta kontakt med mig!

Stay gr8!
Micke, mötesevangelist

Utbildningar våren 2011

Fortsätt läsa
Stäng meny