Alla vill ha Bättre Möten!

Få vet hur och vad de ska göra.

För att ett enskilt möte ska bli effektivt eller om en organisation vill ha en god möteskultur behöver följande tre delar hanteras.

Kultur:

Vi behöver enas och bestämma oss för vilket beteende vi vill ha på det enskilda mötet eller för alla våra möten i en organisation. Vad vill vi ska gälla före, under och efter mötet? Vad tycker vi är viktigt utifrån mötesledarens perspektiv? Som mötesdeltagare vad tycker vi då är viktigt? Det fungerar inte att var och en gör som de anser är bäst, det leder direkt till olika förväntningar kring beteende och ineffektiviteten är ett faktum.

Möten är kulturbärande så i en organisation med många möten, använd mötena för att skapa den kultur och beteende som önskas. Att ta fram spelregler/riktlinjer för mötet eller mötena bidrar till att mötena blir effektiva och kvalitativa.

Struktur:

Det behöver finnas en struktur och strategi kring möten. För en hel organisation så börja med att inventera alla möten, kartlägg sedan vilken typ av möten det är, hur ofta de förekommer, hur lång tid, vilka som deltar. Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål. Med detta gjort så kan ni dels se hur mycket mötestid er organisationen har samt att ni kan börja reflektera och ifrågasätta om era möten bidrar till att ni når era mål.

Låt inga möten vara heliga!

Revidera mötena årligen och förstärk kopplingen till affärs eller verksamhetsplan.

För den som vill minska mötestiden i en organisation så kan med säkerhet 30% mötestid minska inom ett halvår genom att införa en mötesstruktur.

För det enskilda mötet så är ett tydligt syfte & mål det viktigaste så att alla som deltar vet varför vi har mötet och vad vi ska göra. Använd sedan en agenda som ett utmärkt stöd till att förtydliga förväntningar på innehållet av mötet.

Mötesteknik:

För att ett möte ska bli bra behöver alla som deltar bidra. Mötesledaren har ett stort ansvar då den ansvarar för planering, förberedelser och själva genomförandet av mötet. Mötesledaren ansvarar för att ta fram syfte & mål, välja deltagare, välja mötesform, tid, plats för mötet samt för genomförandet av mötet. Här går det ofta galet! Med tanke på att ca 5% av alla Mötesledare har någon utbildning så är det inte så konstigt att det går galet.

Den som ska leda mötet behöver lära sig om olika mötesformer, mötesmijöer, olika möbleringar och hur tar jag fram riktigt skarpa syften & mål på möten. Metoder

Som kan tillämpas före, under och efter mötet för att få ett maximalt resultat. För att skapa både energi och effekt av möten krävs kunskap kring metoder och tillvägagångsätt.

Slutsatsen är att om inte Mötesledare får denna kunskap så kommer era möten vara varken effektiva, bidra till att ni når era mål, skapa glädje och motivation. I värsta fall bidrar då era möten till tidslöseri, frustration och dålig arbetsmiljö.

En chef och ledare ägnar 25 år av sitt arbetsliv i möten, det borde vara värt att investera några utbildningstimmar i, eller hur?

undrar Heléne

Vill du dela med dig av artikeln?

Share on facebook
Dela på Facebook
Share on twitter
Dela på Twitter
Share on linkedin
Dela på LinkedIn
Share on email
Dela på mailen

Vi vill gärna Höra dina tankar och reflektioner

Kommentera

Senaste blogginläggen

Stäng meny